Reklama

Dofinansowanie do wakacyjnego wypoczynku pracowników i ich rodzin

Pracownicy i ich rodziny, a także "zakładowi" emeryci bądź renciści mogą liczyć na dofinansowanie kosztów swojego wypoczynku.

Podstawowym źródłem tego rodzaju dopłat są środki ZFŚS, ale mogą to być również środki pochodzące z innych funduszy, świadczenia urlopowe albo po prostu środki obrotowe firmy. Właśnie w zależności od źródła finansowania takich wypłat występują różne skutki w podatku dochodowym oraz w ZUS, zarówno u otrzymujących, jak i u pracodawcy.

1. Skutki podatkowe dofinansowania wypoczynku pracowników

Działalność socjalna pracodawcy, określona w art. 2 pkt 1 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 1996 r. nr 70, poz. 335 ze zm.), obejmuje m.in. usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku. Dzięki temu, wszelkie rodzaje wypoczynku pracowników, czy to w formie zorganizowanych wczasów, czy też tzw. "wczasów pod gruszą" mogą być dofinansowane ze środków ZFŚS. Wysokość dofinansowania powinna być - zgodnie z art. 8 ust. 1 ww. ustawy - uzależniona od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby, która jest uprawniona do korzystania z Funduszu. Warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z Funduszu oraz zasady przeznaczania środków Funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej ustala pracodawca, z uwzględnieniem ww. kryteriów socjalnych, w regulaminie uzgodnionym z zakładowymi organizacjami związkowymi, a gdy takie nie działają - z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów.

Oczywiście dopłaty do wypoczynku mogą być również finansowane ze środków obrotowych firmy. Niestety takie rozwiązanie niesie za sobą negatywne skutki podatkowe, o czym piszemy w dalszej części tekstu.

• Otrzymanie dofinansowania a przychód pracowników

Dokonywane przez pracodawcę dopłaty do wszelkich form wypoczynku, czy to ze środków obrotowych, czy też ze środków ZFŚS są dla pracownika przychodem ze stosunku pracy podlegającym opodatkowaniu podatkiem dochodowym, z pewnymi wyjątkami.

Otóż na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PDOF zwalnia się z podatku dochodowego wartość otrzymanych przez pracownika w związku z finansowaniem działalności socjalnej rzeczowych świadczeń oraz otrzymanych przez niego w tym zakresie świadczeń pieniężnych, sfinansowanych w całości ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub funduszy związków zawodowych, łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 380 zł. Rzeczowymi świadczeniami nie są jednak bony, talony i inne znaki, uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi.

Tak więc wszelkie dofinansowanie do wczasów pracownika (łącznie z pozostałymi świadczeniami pieniężnymi i rzeczowymi) sfinansowane w całości z ZFŚS jest wolne od podatku do kwoty 380 zł w roku podatkowym. Jeżeli przekracza tę kwotę, wówczas nadwyżka ponad tę kwotę podlega opodatkowaniu.

• Skutki w podatku dochodowym dopłaty do wypoczynku dzieci pracowników

Dopłaty do wypoczynku dzieci pracowników mogą korzystać ze zwolnienia z podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 78 ustawy o PDOF. Jak wynika z tego przepisu, ze zwolnienia korzystają dopłaty do: wypoczynku zorganizowanego przez podmioty prowadzące działalność w tym zakresie, w formie wczasów, kolonii, obozów i zimowisk, w tym również połączonego z nauką, pobytu na leczeniu sanatoryjnym, w placówkach leczniczo-sanatoryjnych, rehabilitacyjno-szkoleniowych i leczniczo-opiekuńczych, oraz przejazdów związanych z tym wypoczynkiem i pobytem na leczeniu - dzieci i młodzieży do lat 18:

  • z funduszu socjalnego, zakładowego funduszu świadczeń socjalnych oraz zgodnie z odrębnymi przepisami wydanymi przez właściwego ministra - niezależnie od ich wysokości,

  • z innych źródeł - do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 760 zł.

Zatem dopłata do wypoczynku dzieci może korzystać ze zwolnienia na podstawie ww. przepisu tylko wtedy, gdy jest to wypoczynek w postaci wczasów, kolonii lub obozu zorganizowanego przez podmioty prowadzące działalność w tym zakresie.

Jak wynika z powyżej cytowanego przepisu ustawy o PDOF, ustawodawca zwolnił od podatku dochodowego nie tylko dopłaty do zorganizowanego wypoczynku dzieci do lat 18, które sfinansowane zostały z ZFŚS, ale również te, które sfinansowane zostały z innych źródeł. Przy czym przepisy nie precyzują, o jakie inne źródła chodzi. Niewątpliwie źródłem tym mogą być również środki obrotowe firmy.

Zwolnieniu podlegają dopłaty z innych źródeł do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 760 zł. Gdy kwota rocznych dopłat z tego tytułu przekroczy kwotę 760 zł, nadwyżka stanowić będzie przychód podlegający opodatkowaniu.

WAŻNE: Dofinansowanie wypoczynku dziecka do lat 18 korzysta ze zwolnienia od podatku, pod warunkiem, że:

  • wypoczynek jest zorganizowany,

  • organizatorem wypoczynku jest podmiot prowadzący działalność w tym zakresie,

  • wypoczynek ma formę wczasów, kolonii, obozu lub zimowiska, w tym również połączonego z nauką, pobytu na leczeniu sanatoryjnym, w placówkach leczniczo-sanatoryjnych, rehabilitacyjno-szkoleniowych i leczniczo-opiekuńczych.

• Kiedy dofinansowanie podlega ZUS?

Wszelkie świadczenia finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych nie podlegają oskładkowaniu. Co istotne, nie ma w tym przypadku znaczenia wysokość dofinansowania.

Powyższe wynika z § 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. nr 161, poz. 1106 ze zm.).

Analogiczne zasady stosuje się do składki na ubezpieczenie zdrowotne, na podstawie art. 81 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz. U. z 2008 r. nr 164, poz. 1027 ze zm.).

Należy dodać, że na ogólnych zasadach (czyli jak inne przychody ze stosunku pracy) podlegają oskładkowaniu przychody z tytułu dopłat do wypoczynku pracowników i ich rodzin sfinansowane ze środków obrotowych zakładu.

• Dopłaty do wypoczynku a koszty uzyskania przychodów pracodawcy

Do kosztów uzyskania przychodów nie można zaliczyć wydatków pracodawcy na działalność socjalną, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, z wyjątkiem świadczeń urlopowych. Tak wynika z art. 16 ust. 1 pkt 45 ustawy o PDOP oraz art. 23 ust. 1 pkt 42 ustawy o PDOF. Zgodnie z art. 2 pkt 1 ustawy o ZFŚS, przez działalność socjalną uważa się m.in. usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku. Jeżeli zatem dofinansowanie wypoczynku wakacyjnego pracowników i ich rodzin uznamy za mieszczące się w przytoczonej definicji działalności socjalnej, to należy uznać, że nie istnieje możliwość zaliczenia takich wydatków do kosztów uzyskania przychodów.

WAŻNE: Dopłaty do wypoczynku ze środków obrotowych jako wydatki na działalność socjalną nie stanowią kosztu uzyskania przychodu.

• Dofinansowanie wypoczynku a VAT

Przy refundowaniu wydatków dotyczących wypoczynku pewne wątpliwości stwarza sposób ich udokumentowania. Ponieważ żadne przepisy nie zawierają wymogów rozstrzygających tę kwestię, pracodawcy o ile tworzą ZFŚS, najczęściej określają to w regulaminie Funduszu. Przyjmuje się, że może to być zarówno faktura VAT zawierająca dane zakładu pracy, jak i faktura wystawiona na pracownika. Wynika to z faktu, że wydatki związane z gospodarowaniem środkami ZFŚS pozostają poza działaniem ustawy o VAT. Jednostka zatem nie odlicza VAT naliczonego, ani nie opodatkowuje dofinansowania VAT należnym. Inaczej jest jednak w sytuacji finansowania dopłat do wypoczynku środkami obrotowymi. Otóż w takich przypadkach jednostka może przyjąć zasadę odliczania VAT naliczonego z zakupionej usługi oraz opodatkowania dofinansowania VAT należnym wraz z wystawieniem faktury wewnętrznej. Wówczas podstawę odliczenia VAT naliczonego stanowić może jedynie faktura VAT dokumentująca zakup usług wystawiona na pracodawcę.

• Dofinansowanie wypoczynku w księgach rachunkowych

Ewidencja księgowa dofinansowania z ZFŚS do wypoczynku pracownika może przebiegać następująco:

1. PK - przyznanie dofinansowania przez zakład pracy:
     - Wn konto 85 "Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych",
     - Ma konto 23-4 "Rozrachunki z pracownikami".
2. PK - potrącenie podatku dochodowego od kwoty dofinansowania (o ile nie korzysta ze zwolnienia z podatku):
     - Wn konto 23-4 "Rozrachunki z pracownikami",
     - Ma konto 22 "Rozrachunki publicznoprawne".
3. WB - wypłata świadczenia (po potrąceniu podatku):
     - Wn konto 23-4 "Rozrachunki z pracownikami",
     - Ma konto 13 "Rachunek bieżący" lub konto 10 "Kasa".
4. WB - wpłata podatku dochodowego na konto urzędu skarbowego:
     - Wn konto 22 "Rozrachunki publicznoprawne",
     - Ma konto 13 "Rachunek bieżący".
5. WB - refundacja środków z rachunku ZFŚS (kwota brutto):
     - Wn konto 13 "Rachunek bieżący",
     - Ma konto 13-5 "Rachunek bankowy wyodrębnionych środków pieniężnych ZFŚS".

Reklama

2. Świadczenie urlopowe

• Zasady wypłaty świadczenia urlopowego

Świadczenie urlopowe mogą wypłacać pracodawcy spoza sfery budżetowej zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, jeśli nie utworzą zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Wypłaty takiego świadczenia można dokonać raz w roku każdemu pracownikowi korzystającemu z urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych. Co istotne, pracownik, który w danym roku kalendarzowym w ogóle nie korzysta z urlopu wypoczynkowego lub podzieli go na części i żadna z nich nie będzie stanowiła co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych - traci prawo do świadczenia urlopowego w tym konkretnym roku.

Szerzej o zasadach ustalania wysokości tego świadczenia pisaliśmy w Biuletynie Informacyjnym nr 7 z br. W tym miejscu jedynie przypomnijmy, że wysokość odpisu podstawowego na 2010 r., naliczony na jednego zatrudnionego w tzw. normalnych warunkach pracy wynosi 1.047,84 zł. Tyle więc wynosi maksymalna wysokość świadczenia urlopowego dla osoby zatrudnionej w normalnych warunkach pracy w pełnym wymiarze czasu pracy.

Wypłata świadczenia urlopowego następuje nie później niż w ostatnim dniu poprzedzającym rozpoczęcie urlopu wypoczynkowego (art. 3 ust. 5a ustawy o ZFŚS).

Świadczenie urlopowe w kosztach podatkowych

Świadczenia urlopowe wypłacone zgodnie z ustawą o ZFŚS mogą być kosztem uzyskania przychodów. Tak wynika z art. 16 ust. 1 pkt 45 ustawy o PDOP i art. 23 ust. 1 pkt 42 ustawy o PDOF.

Świadczeń urlopowych nie zaliczy do kosztów uzyskania przychodów pracodawca zatrudniający na dzień 1 stycznia więcej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, który zrezygnował z tworzenia ZFŚS. W takim bowiem przypadku świadczeń tych nie można uznać za świadczenia urlopowe w rozumieniu ustawy o ZFŚS.

Potwierdził to m.in. Minister Finansów w interpretacji zmieniającej interpretację Izby Skarbowej z 17 kwietnia 2009 r., nr DD6/033/28/KWW/09/PK-169:

"(...) Świadczenie urlopowe może być wypłacane przez pracodawcę zatrudniającego według stanu na dzień 1 stycznia danego roku podatkowego mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, jeżeli nie utworzony został zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (art. 3 ust. 3 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych). Z wniosku wynika, że Spółka zatrudnia ponad 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty i nie tworzy zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Oznacza to, że wypłacane przez Spółkę świadczenie, mimo nazwania je "urlopowym", nie może być utożsamiane ze świadczeniem urlopowym, o którym mowa w ustawie o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (zbieżne jest tylko nazewnictwo).

Oznacza to, że wydatki poniesione na wypłatę tego rodzaju świadczenia urlopowego nie stanowią kosztów uzyskania przychodów w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. (...)"

Kosztem podatkowym nie będzie oczywiście również świadczenie urlopowe wypłacone przez jednostkę tworzącą ZFŚS.

WAŻNE: Kosztem uzyskania przychodu są jedynie świadczenia urlopowe, wypłacane zgodnie z przepisami o ZFŚS, czyli przez pracodawcę spoza sfery budżetowej, który zatrudnia na dzień 1 stycznia mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty.

• Świadczenie urlopowe przychodem u pracownika

Świadczenie urlopowe wypłacone pracownikowi stanowi przychód ze stosunku pracy podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Nie korzysta ono bowiem z żadnych zwolnień od podatku, wymienionych w art. 21 ustawy o PDOF. Przychód z tytułu wypłaty świadczenia urlopowego powstanie w momencie otrzymania pieniędzy lub postawienia ich do dyspozycji pracownika.

Pracodawca ma więc obowiązek pobrać od tej wypłaty zaliczkę na podatek na zasadach określonych w art. 32 ustawy o PDOF. Przy obliczaniu danemu pracownikowi zaliczki na podatek nie uwzględnia się ani kosztów uzyskania przychodów, ani kwoty zmniejszającej podatek, gdyż są lub będą one uwzględnione przy obliczaniu wynagrodzenia za pracę w danym miesiącu.

Ponieważ termin wypłaty świadczenia urlopowego wynika z przepisów o ZFŚS i zazwyczaj różni się od terminu wypłaty wynagrodzenia, można sporządzić odrębny dokument dla celów naliczenia i wypłaty tego świadczenia. Jednak świadczenie to może być również wykazane na liście płac jako dodatkowy składnik wynagrodzenia.

• Oskładkowanie świadczenia urlopowego

Świadczenie urlopowe, zgodnie z art. 3 ust. 6 ustawy o ZFŚS oraz na podstawie § 2 ust. 1 pkt 21 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. nr 161, poz. 1106 z późn. zm.) - nie podlega składkom na ubezpieczenia społeczne pracowników. W związku z tym, nie jest ono również objęte składką na ubezpieczenie zdrowotne.

Należy przy tym pamiętać, że wyłączenie z oskładkowania dotyczy jedynie świadczeń wypłaconych zgodnie z ustawą o ZFŚS. Tak więc, jeżeli zakład pracy wypłaci świadczenie urlopowe w większej kwocie, to nadwyżka w części przewyższającej kwotę odpisu podstawowego ustalona proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy pracownika będzie podlegała oskładkowaniu na zasadach ogólnych.

Jak wynika bowiem z przepisów wymienionego rozporządzenia, świadczenia urlopowe nie stanowią podstawy do oskładkowania do wysokości nieprzekraczającej rocznie kwoty odpisu podstawowego określonej w tej ustawie.

Na marginesie zwracamy uwagę, że dla zwolnienia z oskładkowania nie ma znaczenia, czy pracownik otrzymuje świadczenie urlopowe z jednego zakładu pracy, czy też z kilku zakładów. W kwestii wyłączenia z podstawy wymiaru składek ZUS ważne jest jedynie to, aby wysokość wypłaconego świadczenia nie przekroczyła w danym zakładzie kwoty odpisu podstawowego.

Przykład

Pracownikowi zatrudnionemu w pełnym wymiarze czasu pracy, w normalnych warunkach, pracodawca udzielił urlopu wypoczynkowego począwszy od 1 lipca br. na kolejne 20 dni kalendarzowe. W dniu 30 czerwca 2010 r. pracodawca wypłacił pracownikowi świadczenie urlopowe w kwocie 1.047,84 zł. Świadczenie urlopowe podlega opodatkowaniu lecz w całości jest zwolnione ze składek ZUS.

Świadczenie urlopowe w ewidencji księgowej

Koszty dotyczące wypłaty świadczenia urlopowego ujmowane są w księgach rachunkowych w dacie zatwierdzenia ich do wypłaty. Obciążają one koszty działalności operacyjnej:

    - Wn konto 40 "Koszty według rodzajów"
      (w analityce: Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia) lub konto zesp. 5,
    - Ma konto 23-4 "Rozrachunki z pracownikami".

Należy pamiętać, że od takiej wypłaty pobierana jest zaliczka na podatek dochodowy, co ujmuje się w księgach rachunkowych na zasadach ogólnych, zapisem:

    - Wn konto 23-4 "Rozrachunki z pracownikami",
    - Ma konto 22 "Rozrachunki publicznoprawne"
      (w analityce: Rozrachunki z urzędem skarbowym z tytułu zaliczek na podatek
      dochodowy od osób fizycznych).

3. Dofinansowanie do wypoczynku byłych pracowników

Emeryt lub rencista jako były pracownik jest uprawniony do korzystania z ZFŚS. Stanowi o tym art. 2 pkt 5 ustawy o ZFŚS. Byli pracownicy nie mogą korzystać jedynie z możliwości dofinansowania wypoczynku w postaci świadczeń urlopowych, które są przewidziane wyłącznie dla pracowników.

Co do zasady, świadczenia dla emerytów podlegają zwolnieniu, jeśli spełnione zostaną warunki określone w art. 21 ust. 1 pkt 38 ustawy o PDOF. Wskazuje on, że wolne od podatku dochodowego są świadczenia rzeczowe lub ekwiwalenty pieniężne w zamian tych świadczeń otrzymywane przez emerytów i rencistów do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 2.280 zł.

Jednak dofinansowanie (dopłata) do wypoczynku z ZFŚS jest formą świadczeń pieniężnych, co oznacza, że przychód z tego tytułu podlega opodatkowaniu 10% zryczałtowanym podatkiem, zgodnie z art. 30 ust. 1 pkt 4 ustawy o PDOF.

Na zakończenie należy zaznaczyć, że świadczenia na rzecz emerytów nie podlegają oskładkowaniu ZUS i to bez względu na to, czy są finansowane ze środków ZFŚS, czy też ze środków obrotowych. Natomiast dla pracodawcy koszt dofinansowania dopłat do wypoczynku emerytów sfinansowany ze środków obrotowych firmy, podobnie jak i dofinansowanie z tych środków wypoczynku pracowników czy ich rodzin, nie daje możliwości zaliczenia takich wydatków do kosztów uzyskania przychodów.

Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych Nr 21 z dnia 2010-07-20

GOFIN podpowiada

Reklama

Reklama

Reklama

Reklama

Finanse / Giełda / Podatki
Bądź na bieżąco!
Odblokuj reklamy i zyskaj nieograniczony dostęp do wszystkich treści w naszym serwisie.
Dzięki wyświetlanym reklamom korzystasz z naszego serwisu całkowicie bezpłatnie, a my możemy spełniać Twoje oczekiwania rozwijając się i poprawiając jakość naszych usług.
Odblokuj biznes.interia.pl lub zobacz instrukcję »
Nie, dziękuję. Wchodzę na Interię »