Księgowość online: co powinien mieć program do jej obsługi?

Materiały promocyjne partnera

Każdy przedsiębiorca przed rozpoczęciem działalności gospodarczej musi podjąć wiele decyzji. Jedną z najważniejszych pozostaje wybór księgowości. Zdecydować można się na tradycyjną lub online. To ważny wybór, ponieważ biuro księgowe odpowiada za rozliczenia z Urzędem Skarbowym i ZUS-em oraz w naszym imieniu składa przeróżne deklaracje. Księgowość tradycyjna, choć posiada wiele zalet, może być uciążliwa, zwłaszcza w czasie pandemii. Wiąże się bowiem z koniecznością regularnego odwiedzania biura rachunkowego. Tymczasem coraz więcej firm pracuje zdalnie. To jednak także brak dostępu do bieżących informacji, raportów oraz koszty.

Księgowość internetowa nie bez powodu z każdym miesiącem zyskuje na popularności. Jest to forma wygodniejsza, pozwalająca na zaoszczędzenie czasu oraz uniknięcie niedogodności związanych z jej tradycyjną odmianą. To także możliwość zmniejszenia kosztów prowadzonej działalności, zwłaszcza gdy rozliczenia będziemy prowadzić sami. Księgowość online wydaje się więc świetnym pomysłem dla samozatrudnionych oraz małych przedsiębiorstw - najlepiej sprawdza się w przypadku w przypadku księgowości uproszczonej (ryczałt lub księga przychodów i rozchodów), ale nie tylko.

Księgowość online można prowadzić na wiele sposobów. Pierwszym z nich będzie samodzielna obsługa programu. Z jej pomocą możemy na przykład dodawać koszty, wystawiać faktury oraz przygotowywać deklaracje podatkowe. Księgowość internetowa może być również obsługiwana przez profesjonalnych księgowych. Wówczas sami nie musimy nic robić, ale zyskujemy nieustanny dostęp do interesujących nas informacji i danych. Doceni to każdy przedsiębiorca, który kiedyś pilnie potrzebował skontaktować się z księgową, ale ta pozostawała nieuchwytna. W obu przypadkach kluczową kwestią pozostaje jednak wybór programu do obsługi księgowości online.

Aplikacja do księgowości online przede wszystkim powinna być prosta i intuicyjna w obsłudze. Nie po to decydujemy się na takie rozwiązanie, by następnie tracić czas i zastanawiać się, za co odpowiada konkretna funkcja. Dobrze byłoby, gdyby wszystkie niezbędne narzędzia znajdowały się w jednym miejscu.

Uwagę warto zwrócić na różnego rodzaju ukryte koszty (a dokładnie: upewnić się, że ich nie ma), wsparcie techniczne, bezpłatne aktualizacje oraz możliwość sporządzania kopii bezpieczeństwa. Wszelkiego rodzaju dane osobowe powinny być na odpowiednim poziomie zabezpieczone. Sprawdzić należy, czy program posiada wszystkie ważne dla nas funkcje, jak na przykład opcję zapisywania przychodów, wystawianie faktur, podawania kwoty składem ZUS, generowania rejestrów czy wyliczania kwot podatków do opłacenia. Jeśli natomiast księgowość online prowadzić będzie za nas księgowa, program należy traktować jako swoistą platformę do komunikacji z biurem rachunkowym. Dostarczanie faktur powinno więc być szybkie, a wgląd w interesującą nas dokumentację - łatwy.

Księgowość online to praktyczne rozwiązanie nie tylko dla przedsiębiorców, ale również biur rachunkowych. Księgowym odpada bowiem konieczność stacjonarnego przyjmowania klientów oraz ręczne wypisywanie danych z faktur. Nie muszą też śledzić różnego rodzaju zmian w prawie podatkowym, ponieważ właściciele serwisów dbają o to, by w programie wszystkie te kwestie pozostawały aktualne. Dla przykładu: wysokość podatków generuje aplikacja, a przed zbliżającymi się terminami płatności otrzymujemy powiadomienie.

Powodów, by zdecydować się na księgowość online jest więc wiele. To usługa o wiele tańsza od tradycyjnego biura rachunkowego, wygodna, pozwalająca oszczędzić czas i zapewniająca dostęp do danych o każdej porze dnia i nocy. Najlepiej sprawdza się w sytuacji, gdy nasz przychód opiera się na dużej ilości dokumentów na stosunkowo niskie kwoty - księgowi uzależniają ceny za swoje usługi na podstawie ilości dokumentów. W przypadku księgowości online opłata pozostaje stała.