Maile służbowe pod kontrolą pracodawcy

Prawo pracodawcy do monitorowania treści wiadomości przesyłanych za pomocą służbowych skrzynek mailowych można jednak wywieść z art. 22 § 1 kodeksu pracy, zgodnie z którym pracownik przez nawiązanie stosunku pracy zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem.

Ponadto, należy pamiętać o treści art. 100 § 1 pkt 4) i 5) kp, zgodnie z którym pracownik ma obowiązek dbać o dobro zakładu pracy, chronić jego mienie i zachować w tajemnicy informacje, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. W związku z istnieniem wskazanych obowiązków w doktrynie wskazuje się, iż pracodawca ma prawo sprawdzać, w jaki sposób pracownicy je realizują. Tym samym pracodawca jest uprawniony do kontroli treści służbowych maili, a także sposobu wykorzystania służbowego sprzętu.

Wyżej wskazane stanowisko prezentowane jest przez Departament Prawa Pracy Ministra Pracy i Polityki Socjalnej (pismo z 1 sierpnia 2007 roku, DPR I-0712-6/JS/MF/07). Z dokumentu nie wynika, aby prawo pracodawcy do kontroli służbowych maili było uzależnione od wdrożenia szczególnej procedury informacyjnej względem pracowników.

Zdaniem ministerstwa, skrzynka mailowa jest bowiem własnością pracodawcy, a tym samym pracodawca może kontrolować jej zawartość. Zdaniem Rzecznika Praw Obywatelskich i większości przedstawicieli doktryny, prawo to nie ma jednak charakteru bezwzględnego. W tym zakresie akcentuje się fakt, iż pracodawca ma obowiązek poszanowania dóbr osobistych pracownika (art. 111 kodeksu pracy i art. 23 kodeksu cywilnego).

Monitorowanie służbowych skrzynek mailowych nie może zatem naruszać tajemnicy korespondencji i prawa do prywatności. Z tych względów przeważająca część doktryny przyjmuje, iż pracodawca powinien uprzedzić pracowników o tym, iż ich korespondencja mailowa może podlegać weryfikacji, a także o zakresie tej kontroli, celu i sposobie jej przeprowadzania. 

Kliknij i pobierz darmowy program PIT 2013

Przedmiotowe informacje mogą być udostępnione pracownikom w drodze obwieszczenia pracodawcy, mogą one zostać zawarte w treści indywidualnych umów o pracę, czy też w regulacjach wewnątrzzakładowych. Część pracodawców decyduje się na wprowadzenie regulaminów korzystania ze sprzętu elektronicznego.

Obowiązek informacyjny pracodawcy nie wynika bezpośrednio z przepisów prawa pracy. Jego istnienie jest jednak wywodzone z treści orzecznictwa sądowego. Podstawą przedmiotowego stanowiska jest wyrok Sądu Najwyższego z 13 kwietnia 1972 roku (I PR 153/72), zgodnie z którym kontrolowanie pracowników przez pracodawcę jest zgodne z prawem i nie narusza dóbr osobistych pracowników, wówczas gdy pracownicy zostali uprzedzeni o możności stosowania tego rodzaju kontroli.

Część przedstawicieli doktryny prezentuje również dalej idące stanowisko, wskazujące na obowiązek pracodawcy uzyskania zgody na kontrolę służbowych elektronicznych skrzynek pocztowych. Teza ta wywodzona jest z treści art. 23 ust. 1 pkt 1 ustawy o ochronie danych osobowych, wskazującego na konieczność uzyskania akceptacji danej osoby na przetwarzanie jej danych osobowych.

Kontrowersje wiążą także się z zagadnieniem możliwości kontrolowania korespondencji prywatnej prowadzonej przez pracowników za pośrednictwem służbowych skrzynek mailowych. W tym przedmiocie najczęściej prezentowane jest stanowisko, zgodnie z którym pracodawca nie ma uprawnień do wglądu w treść wiadomości mailowych, których cechy (przykładowo tytuł) wyraźnie wskazują, iż mają one prywatny charakter.

Monitoring tego typu maili może bowiem zostać uznany za naruszenie tajemnicy korespondencji i prawa do prywatności. Potwierdził to Europejski Trybunał w wyroku z 3 kwietnia 2007 roku w sprawie Copland przeciwko Wielkiej Brytanii (no. 62617/00).

Aby maksymalnie ograniczyć wątpliwości na tle zakresu dopuszczalnej kontroli korespondencji mailowej, zasadnym byłoby wprowadzenie w zakładzie pracy wyraźnego zakazu wykorzystywania służbowych narzędzi pracy do celów niezwiązanych z pracą. 

Biznes INTERIA.PL na Twitterze. Dołącz do nas i czytaj informacje gospodarcze

Pracownicy, którzy mimo posiadania wiedzy na temat istnienia wskazanego zakazu będą wykorzystywać sprzęt firmowy do celów prywatnych, powinni być świadomi możliwości kontroli przesyłanych za ich pośrednictwem wiadomości. W mojej ocenie wprowadzenie wyżej wskazanego zakazu służyć jednak powinno przede wszystkim dyscyplinowaniu pracowników i nie uprawnia pracodawcy do zapoznania się z treścią wiadomości, jeżeli w toku kontroli uzna on, że stanowi ona korespondencję prywatną.

Naruszenie dóbr osobistych pracownika w drodze nieuprawnionej kontroli jego korespondencji sankcjonowane jest zarówno przez przepisy prawa cywilnego, jak również karnego. Na podstawie art. 24 § 1 kc pracownik może żądać dopełnienia czynności potrzebnych do usunięcia jego skutków, a również zadośćuczynienia pieniężnego lub zapłaty odpowiedniej kwoty na wskazany cel społeczny.

Na podstawie art. 218 kodeksu karnego działania pracodawcy mogą zostać zakwalifikowane także jako złośliwe lub uporczywe naruszanie praw pracownika. Tajemnica korespondencji jest chroniona także przez art. 267 kodeksu karnego. Powyższe przepisy sankcjonują omawiane naruszenia grzywną, karą ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat dwóch.

Katarzyna Michalak-Oleszczuk

adwokat w kancelarii Nowakowski i Wspólnicy