Monitoring służbowej poczty elektronicznej pracownika wykonującego pracę zdalnie
Kilku pracownikom polecono wykonywanie pracy zdalnie. Pracodawca udostępnił im służbowe laptopy. Jak powinien uregulować kwestie związane z monitoringiem poczty elektronicznej?
Niezależnie od tego, czy praca jest wykonywana zdalnie z miejsca zamieszkania, również w warunkach telepracy, czy stacjonarnie w siedzibie, oddziale lub filii pracodawcy, pracodawca ma prawo stosować monitoring służbowej poczty elektronicznej.
Wprowadzenie tej formy monitoringu musi być niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwe użytkowanie udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy (art. 223 § 1 K.p.).
Pracodawca zamierzający stosować ww. formę monitoringu musi określić cele, zakres i sposób stosowania monitoringu służbowej poczty elektronicznej w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie pracy, a w przypadku mniejszych firm, które nie mają obowiązku wydania regulaminu pracy i nie są stroną układu zbiorowego pracy w obwieszczeniu pracodawcy (art. 223 § 3 w zw. z art. 222 § 6 K.p.).
Co więcej pracodawca ma obowiązek poinformować pracowników o wprowadzeniu monitoringu poczty elektronicznej w przyjęty sposób (np. na tablicy ogłoszeń, w formie e-mail lub w firmowym intranecie) nie później niż na 2 tygodnie przed jego uruchomieniem (art. 223 § 3 w zw. z art. 222 § 7 K.p.), a w przypadku nowo zatrudnionych pracowników przekazać każdorazowo pisemną informację o stosowaniu monitoringu poczty elektronicznej przed dopuszczeniem pracownika do pracy (art. 223 § 3 w związku z art. 222 § 8 K.p.).
Zdaniem wielu autorów, w tym redakcji Gofin.pl, obowiązek poinformowania o monitoringu jest spełniony przez poświadczenie przez nowo zatrudnionego pracownika, że zapoznał się z aktualnym regulaminem pracy, w którym funkcjonuje stosowne postanowienie. Monitoring poczty elektronicznej dotyka szczególnie osobistej sfery pracownika, a poza tym nierzadko wiąże się z określonymi wymaganiami pracodawcy, np. zabezpieczającymi tajemnicę przedsiębiorstwa, wobec czego część autorów zaleca przygotować informację indywidualną.
Pracodawca powinien oznaczyć komputery, laptopy i smartfony, na których prowadzi monitoring poczty elektronicznej w widoczny i czytelny sposób, np. za pomocą odpowiednich piktogramów (naklejek) lub np. na wygaszaczu ekranu najpóźniej dzień przed jego uruchomieniem (art. 223 § 3 w związku z art. 222 § 9 K.p.).
Spełnienie ww. warunków nie powoduje jednak, że pracodawca może bez ograniczeń przeglądać całość korespondencji przechodzącej przez służbowy komputer czy smartfon powierzone pracownikowi.
BIZNES INTERIA na Facebooku i jesteś na bieżąco z najnowszymi wydarzeniami
Tajemnica korespondencji jest jednym z dóbr osobistych, które zgodnie z art. 23 K.c. pozostają pod ochroną prawa cywilnego. Za naruszenie tajemnicy korespondencji grozi ponadto odpowiedzialność karna. Na mocy art. 267 § 1 K.k., kto bez uprawnienia uzyskuje dostęp do informacji dla niego nieprzeznaczonej otwierając zamknięte pismo podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności do lat 2.
W związku z tym, wskazanym jest by przed wprowadzeniem monitoringu służbowej poczty elektronicznej pouczyć pracowników, aby nie wykorzystywali służbowych adresów e-mail do wysyłania i odbierania prywatnych wiadomości. Może to mieć miejsce w informacji o stosowaniu omawianej formy monitoringu, nic nie stoi jednak na przeszkodzie, by odpowiednie postanowienie znalazło się również w regulującym tę materię postanowieniu układu zbiorowego pracy, regulaminu pracy lub obwieszczenia pracodawcy dotyczącego stosowania monitoringu poczty elektronicznej.
Niezależnie od powyższego należy uczulić służby prowadzące monitoring poczty elektronicznej, aby nie otwierały wiadomości, które mogą stanowić prywatną korespondencję pracownika. W takim przypadku pracodawca ma prawo wystąpić o wyjaśnienia do pracownika, a jeśli przyzna on, iż wykorzystywał służbową skrzynkę email do wysyłania lub odbierania prywatnych wiadomości wbrew postanowieniom układu zbiorowego, regulaminu pracy lub obwieszczenia pracodawcy, rozważyć kroki dyscyplinujące (upomnienie/nagana) lub nawet wypowiedzenie umowy o pracę bądź jej rozwiązanie bez wypowiedzenia z winy pracownika.
Zwracamy uwagę! Prowadzenie prywatnej korespondencji w godzinach pracy, szczególnie na znaczną skalę i wbrew postanowieniom przepisów wewnątrzzakładowych, stanowi działanie sprzeczne z obowiązkiem sumiennego i starannego wykonywania pracy, oraz powinnością dbałości o dobro zakładu pracy i może być podstawą rozwiązania umowy z winy pracownika (por. wyrok Europejskiego Trybunału Praw Człowieka z 5 września 2017 r. w sprawie Bărbulescu przeciwko Rumunii, skarga nr 61496/08).
