Praca zdalna na nowo. Firmy szykują zmiany dla pracowników

• Regulacje dotyczące pracy zdalnej wejdą życie w kwietniu br.
• Pracodawca będzie miał obowiązek m.in. wprowadzić wewnętrzny regulamin pracy na odległość czy zwrócić koszty łącza internetowego czy energii elektrycznej wykorzystywanej do celów służbowych.
• Okres pandemii był czasem, gdy wiele firm przeszło na tryb pracy zdalnej, a z doświadczeń z tamtego okresu pracodawcy chętnie sięgają do dziś.

Na początku kwietnia w życie wejdą zapisy znowelizowanego Kodeksu pracy mówiące o pracy zdalnej. O szczegółach nadchodzących zmian i konieczności dostosowania się do nich przez pracodawców mówiła w wywiadzie dla Interii radca prawny Aleksandra Trzcińska-Kosacka. Zapytaliśmy przedstawicieli firm, na jakim etapie stoją przygotowania do wdrożenia nowych zasad. Okazuje się, że doświadczenie z okresu pandemii i świadczenie pracy na odległość przez zdecydowaną większość załogi może być w tym pomocne. Tym bardziej, że w wielu przypadkach przedsiębiorstwa nie odeszły od wypracowanych praktyk, nie pracując przed 2020 rokiem zdalnie lub hybrydowo.

Model świadczenia pracy na odległość znany jest najlepiej w firmach o zasięgu globalnym, gdzie zatrudniane są osoby pracujące w różnych strefach czasowych. Jak wskazuje Interii Paulina Zasempa, HR Manager w SD Worx Poland, jej firma od początku swojego istnienia na polskim rynku funkcjonuje w modelu hybrydowym - pracownicy mogą wykonywać obowiązki z biura lub z domu. 

- Na co dzień pracujemy w międzynarodowych zespołach, a nasi pracownicy mieszkają w różnych częściach kraju, dlatego też praca hybrydowa jest naszą codziennością. Działy HR uważnie śledzą zmiany legislacyjne w tym obszarze na wszystkich rynkach i przygotowują się do nadchodzących zamian. Obecnie jesteśmy na etapie przygotowywania regulaminu pracy zdalnej oraz hybrydowej, które będą obejmowały wszystkich pracowników - wskazuje ekspertka. 

Gotowość swojej firmy do wejścia w życie nowych przepisów deklaruje Maria Majer, Reward Expert w Roche Polska.

- Prawdopodobnie jak większość pracodawców w Polsce finalizujemy aktualnie zmiany formalne związane z regulaminem pracy. Przygotowujemy również wyliczenia dot. wysokości ryczałtu, który pracodawcy będą świadczyć na rzecz pracownika w związku z pracą w formule zdalnej. Model pracy zdalnej funkcjonuje i sprawdza się w strukturze Roche Polska od dawna, dlatego nie przewidujemy modyfikacji kwestii logistycznych czy technicznych - tłumaczy rozmówczyni Interii.

Zgodnie z zapisami znowelizowanej ustawy pracodawca będzie miał obowiązek pokryć koszty energii elektrycznej czy łącza internetowego wykorzystywanego do celów służbowych. Ale to nie wszystko. Pracownik ma mieć zapewnione narzędzia pracy służące do wykonywania obowiązków na odległość. Ponadto, jeśli regulamin wewnętrzny na to pozwoli, firma wypłaci również ekwiwalent za organizację domowego biura.

Niektóre przedsiębiorstwa zdecydowały się na tego typu rozwiązania wcześniej.

- Już w ubiegłym roku wprowadziliśmy dodatek do pracy hybrydowej dla naszych pracowników. Z jednej strony chcieliśmy przygotować się pod względem organizacyjnym na nadchodzące zmiany, z drugiej natomiast zwiększyliśmy naszą konkurencyjność na rynku pracy, oferując nowy, unikatowy benefit. Wyliczając kwotę dodatku braliśmy pod uwagę koszt zapewnienia pracownikowi narzędzi i materiałów do pracy, zwrot kosztów zakupu niezbędnego do pracy sprzętu (biurko, krzesło), a także rekompensatę zwiększonego zużycia mediów i dostarczenie internetu - wymienia Paulina Zasempa.

O podobnych rozwiązaniach informuje Maria Majer. W przypadku Roche Polska pracownicy w momencie przejścia na tryb pracy zdalnej po wybuchu pandemii otrzymali jednorazowe świadczenie na organizację domowego miejsca pracy. 

- Pracownik sam decydował, czego najbardziej potrzebuje - ergonomicznego krzesła, dodatkowego monitora, etc. Wynikające ze zmiany w kodeksie pracy koszty związane z wyposażeniem domowego biura planujemy ująć w ekwiwalencie, jako jedną z jego składowych - mówi ekspertka. Ponadto wskazuje, że kalkulacje kwoty zwracanej pracownikom oparte zostały na realnych wyliczeniach dotyczących bieżącego zużycia mediów, związanych z realizacją pracy w formule zdalnej i przeprowadzanych wewnętrznie obliczeniach - tłumaczy Majer.

Po wybuchu pandemii i wprowadzeniu lockdownu praca zdalna stała się dla wielu firm codziennością. Problematyczne jednak okazywało się, w jaki sposób kontrolować czas pracy i nie zaburzyć tzw. work-life balance. Firmy zaczęły wprowadzać rozwiązania, które miały na celu monitorowanie czasu spędzanego na wykonywanie obowiązków. Po wprowadzeniu zapisów znowelizowanego Kodeksu pracy może okazać się to pomocne, bowiem na podstawie zadeklarowania przepracowanych poza biurem godzin pracodawca będzie mógł wyliczyć zwrot kosztów poniesionych na prąd czy internet.

- Pandemia COVID-19 znaczenie przyspieszyła rozwój narzędzi służących do kontroli czasu pracy zdalnej. W SD Worx Poland wykorzystujemy nasze autorskie rozwiązanie (...), które pozwala pracownikom rejestrować czas pracy, monitorować liczbę dostępnych dni urlopowych czy innych dni wolnych, wynikających z uprawnień pracowniczych (np. opieka nad dzieckiem) - tłumaczy przedstawicielka firmy, dodając, że tego typu rozwiązanie sprawdza się przy organizacji pracy zespołowej.

W przypadku firmy Marii Majer pracownicy mają również możliwość korzystania z aplikacji, gdzie nie tylko planują czas pracy, ale również deklarują formę, w jakiej pracują. 

 - Pandemia tak naprawdę tylko utwierdziła nas w Roche, że można pracować efektywnie także poza biurem - podsumowuje przedstawicielka Roche Polska.

Paulina Błaziak

Zobacz również: