Reguły dotyczące urlopu szkoleniowego zostały określone w art. 103(1)-103(6) Kodeksu pracy. Są stosowane, gdy zatrudniony podejmuje nieobowiązkowe na jego stanowisku kursy, szkolenia lub też studia. Wszelkie ustalenia pracodawcy z pracownikiem na temat czasu wolnego od pracy, potrzebnego na naukę, muszą być zawarte w umowie szkoleniowej albo w porozumieniu. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy firma nie zamierza zobowiązywać danej osoby do pozostawania w zatrudnieniu po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych. Wówczas, zdaniem adwokat Joanny Jasiewicz z międzynarodowej kancelarii Gide Loyrette Nouel, nie ma konieczności podpisywania tego typu dokumentów.
- W przypadku nieobowiązkowego szkolenia, pracodawca musi wyliczyć ilość wolnych dni, należnych zatrudnionemu, w ramach urlopu, z zachowaniem prawa do wynagrodzenia. Najwięcej, bo 21 dni, jest przewidzianych na ostatnim roku studiów. Wówczas pracownik otrzymuje czas na napisanie pracy dyplomowej i przygotowanie się do egzaminu. Urlopu szkoleniowego udziela się na dni pracujące dla danej osoby, zgodnie z obowiązującym ją rozkładem czasu pracy - wyjaśnia mecenas Jasiewicz.
Zatrudniony, zdobywający lub uzupełniający wiedzę i umiejętności, może też zostać zwolniony z całości lub z części dnia pracy, bez zachowania prawa do wynagrodzenia, albo otrzymać urlop bezpłatny. W obu przypadkach ilość dni jest ustalana w porozumieniu, zawieranym między pracodawcą i pracownikiem. Wówczas podstawą jest art. 103(6) Kodeksu pracy. Oznacza to, że pracownik podnosi swoje kwalifikacje na zasadach innych niż opisane w art. 103(1)-103(5).
- Jeżeli pracownik odbywa np. roczne studia za granicą, z dala od zakładu pracy, to w tym okresie stosunek pracy ulega zawieszeniu. Przekracza to bowiem limit 21 dni urlopu szkoleniowego. To rozwiązanie jest ustalane na mocy porozumienia stron. W tym czasie osoba taka nie świadczy pracy na rzecz pracodawcy, w ramach zawartej umowy o pracę. Nie otrzymuje wynagrodzenia. I nie powinna też zawierać dodatkowej umowy cywilnoprawnej z pracodawcą, by w tym czasie świadczyć dla niego usługi, które zakresem obejmowałyby dotychczasowe czynności - zwraca uwagę Joanna Jasiewicz.
Pojawia się również pytanie, czy można podejmować dodatkowe zatrudnienie w czasie urlopu bezpłatnego. Jak wyjaśnia ekspert, w Polsce obowiązuje konstytucyjna zasada wolności zatrudnienia. Zatem, jeżeli dane działanie nie zostało zabronione w umowie o pracę, to legalnie można je wykonywać. Jednak, dla bezpieczeństwa, warto spisać zasady ewentualnej współpracy z inną firmą. Chodzi o uniknięcie sytuacji, w której zatrudniony byłby posądzony o prowadzenie działalności konkurencyjnej wobec pracodawcy. W umowie szkoleniowej strony wyrażają, czy pracownik może zarabiać dodatkowe pieniądze u innego przedsiębiorcy, bez wskazania konkretnego podmiotu.
- Jeśli firma udziela bezpłatnego urlopu i opłaca naukę, a nawet zakwaterowanie w obcym mieście, to pracownik nie powinien wykonywać żadnych usług na rzecz innego podmiotu, bez zgody swojego szefa. Tego wymaga zachowanie lojalności wobec pracodawcy i dbałości o jego dobro. Mówi o tym art. 100 kodeksu pracy - dodaje adwokat Jasiewicz.
W niektórych przypadkach, przewidzianych np. w art. 174(1) Kodeksu pracy, pracodawca może dać pracownikowi bezpłatny urlop w celu wykonywania pracy w innej firmie. Warunkiem tego jest pisemna zgoda zatrudnionego. Ponadto pracodawcy muszą między sobą zawrzeć porozumienie na piśmie i ustalić jego zakres czasowy. Wtedy urlop bezpłatny wlicza się do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze u dotychczasowego pracodawcy. Innymi słowy, firma może zawrzeć z zatrudnionym i jego tymczasowym pracodawcą tzw. umowę wykonywania pracy na rzecz podmiotu trzeciego. To oczywiście wykracza poza umowę szkoleniową.
- Dosyć często pracodawcy proponują swoim pracownikom kursy językowe, organizowane przed pracą lub w przerwach na lunch. Wówczas nie przysługuje im redukcja godzin pracy, ani ich refundacja. Korzyść dla uczestnika może wiązać się z tym, że pracodawca opłaca jego lektora, podręczniki i oferuje miejsce do nauki, np. w sali konferencyjnej - podsumowuje ekspert z kancelarii Gide Loyrette Nouel.
