Przetwarzanie danych pracowników i innych uprawnionych dla potrzeb ZFŚS

• Pracodawca, przyznając ulgowe usługi i świadczenia z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, powinien kierować się tzw. kryterium socjalnym
• Aby dokonać takiej oceny, pracodawca musi posiadać wiedzę na temat sytuacji pracownika, uwiarygodnioną oświadczeniami lub dokumentami
• Osobami uprawnionymi do korzystania ze środków ZFŚS są m.in, oprócz pracownika, członkowie jego rodziny, emeryci i renciści - byli pracownicy zakładu

Pracodawca, przyznając ulgowe usługi i świadczenia z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, powinien kierować się tzw. kryterium socjalnym. Decyzja o przyznaniu danego świadczenia musi więc zapaść na podstawie oceny całokształtu sytuacji materialno-bytowej osoby uprawnionej, co wynika z art. 8 ust. 1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.

Aby dokonać takiej oceny, pracodawca musi posiadać wiedzę na temat tej sytuacji, uwiarygodnioną oświadczeniami lub dokumentami. Konieczne jest więc uzyskanie przez niego odpowiednich informacji od pracownika lub innej osoby uprawnionej do świadczeń z Funduszu, dotyczących nie tylko jego dochodów, ale również sytuacji i stanu dochodów członków jego rodziny, tworzących wspólne gospodarstwo domowe.

Przypomnijmy, że osobami uprawnionymi do korzystania ze środków ZFŚS są, oprócz pracownika, członkowie jego rodziny, emeryci i renciści - byli pracownicy zakładu oraz inne osoby, którym pracodawca przyznał w regulaminie ZFŚS status uprawnionych.

W związku z pozyskiwaniem wspomnianych oświadczeń i dokumentów problematyczne niekiedy było, czy pracodawca ma prawo przetwarzania określonych danych zawartych w tych dokumentach, m.in. danych wrażliwych, np. dotyczących zdrowia. Wątpliwe było również prawo wglądu w dokumenty dotyczące członka rodziny pracownika.

Do przetwarzania danych osobowych dotyczących zdrowia konieczne jest pisemne upoważnienie pracodawcy w zakresie tych danych.

BIZNES INTERIA na Facebooku i jesteś na bieżąco z najnowszymi wydarzeniami

Obowiązek stosowania kryterium socjalnego wynika z art. 8 ustawy o ZFŚS, który w ust. 1a stanowi, że udostępnienie pracodawcy danych osobowych osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu następuje w formie oświadczenia. Pracodawca może w związku z tym zażądać udokumentowania danych osobowych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia, poprzez m.in. zaświadczenia o sytuacji życiowej (w tym zdrowotnej), rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu. Przywołany przepis nie precyzuje jednak zakresu i rodzaju danych, jakie pracodawca może przetwarzać w związku z przyznaniem świadczeń socjalnych z ZFŚS.

Na wątpliwości w tym zakresie - dotyczące np. prawa wglądu do PIT małżonka pracownika, wykorzystywania danych o zdrowiu czy podstawy prawnej przetwarzania danych na potrzeby Funduszu - odpowiedział Rzecznik Prasowy Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), który uznał, że m.in. generalnie pracodawca ma prawo wglądu w różne dokumenty dotyczące sytuacji członków rodziny osoby uprawnionej do świadczeń z Funduszu, takich jak np. PIT współmałżonka czy dotyczących stanu zdrowia. Nie może jednak sporządzać i przechowywać kopii takich dokumentów. Rzecznik wskazał też podstawę prawną przetwarzania danych i uznał, że oświadczenia zawierające dane dotyczące członków rodziny nie muszą być przez nich podpisywane (patrz ramka).

autor: Agata Barczewska
Gazeta Podatkowa nr 63 (1938) z dnia 2022-08-08

***