Używasz prywatnego auta w pracy? Na taki zwrot kosztów możesz liczyć

Zgodnie z literą prawa pracownik może używać swojego auta do pracy. Jednak raczej jest to wyjątek od reguły mówiącej, że pracodawca powinien zaopatrzyć pracownika we wszystkie narzędzia, które są konieczne do wykonywania powierzonych mu obowiązków.

Jeśli między pracodawcą i pracownikiem zostanie jednak podpisana umowa cywilnoprawna, nic nie stoi na przeszkodzie, aby ten drugi używał do pracy swojego pojazdu: auta, motocyklu czy motoroweru.

Podpisując taką umowę, należy upewnić się, że zabezpiecza ona interesy obu stron i jest jasna w interpretacji, nie pozostawiając żadnych kwestii domysłom.

Pracodawca dodatkowo musi dodatkowo pamiętać o innych obowiązkach, które z tego tytułu są mu nadawane.

Po pierwsze, powinien on skierować pracownika na badania lekarskie, które stwierdzą, że nie istnieją żadne przeciwwskazania do prowadzenia pojazdów. Tutaj istotna uwaga: jeśli pracownik korzysta z własnego pojazdu wyłącznie w czasie podróży służbowych, takie badania nie są wymagane.

Po drugie, koszty eksploatacji prywatnego pojazdu do wykonywania obowiązków pracowniczych muszą zostać zwrócone pracownikowi. To niekiedy może stanowić przestrzeń do sporów, dlatego warto dokładnie zapoznać się z Rozporządzeniem Ministra Infrastruktury, które rozwiązuje te kwestie (np. koszty przeglądów, wymiany opon i ich zakupu, ewentualne naprawy itp.).

Pracodawca zawsze powinien oszacować i liczyć się z ryzykiem, które wiąże się z wykorzystywaniem pojazdu prywatnego do zadań służbowych przez pracownika.

Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 roku dokładnie określa kwestie związane ze zwrotem kosztów za użytkowanie przez pracownika prywatnego pojazdu.

Dokument ten ustanawia też stawki ryczałtu. Od 17 stycznia 2023 roku kwoty te za każdy 1 kilometr przebiegu samochodu prezentują się następująco:

●      dla samochodu osobowego:

-        o pojemności skokowej silnika do 900 cm3: 0,89 zł,

-        o pojemności skokowej silnika większej niż 900 cm3: 1,15 zł;

●      dla motocykla: 0,69 zł;

●      dla motoroweru: 0,42 zł.

Jeżeli pojazd jest wykorzystywany do przejazdów lokalnych, ryczałt nie jest oskładkowany.

Powyższe stawki są niezbędne do obliczenia ryczałtu, jednak to nie wszystkie dane. Istnieją również limity przebiegu kilometrów za przejazdy lokalne. Limit ten jest ustalany na podstawie liczby mieszkańców danej gminy albo miasta, w których pracownik jest zatrudniony. Wynosi on maksymalnie:

●      300 km - dla gmin/miast do 100 tys. mieszkańców,

●      500 km - dla gmin/miast liczących od 100 tys. do 500 tys. mieszkańców,

●      700 km - dla gmin/miast liczących powyżej 500 tys. mieszkańców.

Jeśli występują specyficzne okoliczności, limit może zostać zwiększony. Dotyczy to jednak katastrof i klęsk żywiołowych oraz pojazdów wykorzystywanych w służbie leśnej.

Kwotę ryczałtu należy pomnożyć przez limit danego miejsca zatrudnienia. Następnie tak wyliczony ryczałt trzeba pomniejszyć o 1/22 (jedną dwudziestą drugą) za każdy roboczy dzień nieobecności w pracy (urlop, choroba itp.) oraz każdy dzień, w którym auto nie było wykorzystywane do celów służbowych.

Zwrot kosztów dla pracownika następuje na podstawie złożonego przez niego oświadczenia. Musi ono zawierać dane pojazdu, dni nieobecności oraz dni, w których auto nie było wykorzystywane do pracy.

KO