Wydatki na zakup okularów korekcyjnych dla pracowników
Z uwagi na postępująca informatyzację różnych dziedzin życia, co raz więcej prac wykonywanych jest przy wykorzystaniu komputerów. Taka sytuacja sprawia, że coraz większa ilość pracodawców zobligowana jest przez przepisy prawa do zwrotu całości (części) wydatków poniesionych przez pracowników na zakup okularów korekcyjnych niezbędnych do pracy przy komputerze. Zastanowić się należy, czy zwrot takich wydatków może zostać zaliczony do kosztów uzyskiwania przychodów.
Zgodnie z art. 94 ust. 4 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 ze zm.), pracodawca jest obowiązany w szczególności zapewniać bezpieczne i higieniczne warunki pracy. Z kolei w myśl § 8 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz. U. Nr 148, poz. 973) - pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom zatrudnionym na stanowiskach z monitorami ekranowymi profilaktyczną opiekę zdrowotną.
Stosownie zaś do ustępu 2 § 8 powołanego rozporządzenia pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom okulary korygujące wzrok zgodnie z zaleceniem lekarza, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej, o której mowa w ust. 1 wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego. Obowiązek powyższy należy rozpatrywać łącznie z przepisem § 2 ust. 4 ww. rozporządzenia - odnosi się on do pracowników użytkujących w czasie pracy monitor ekranowy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy (chodzi o czas faktycznie przepracowany przy monitorze).
Zgodnie z generalną zasadą wyrażoną w art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 ze zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. W przypadku wydatków na refundację pracownikom kosztu zakupu okularów korekcyjnych można wskazać na istnienie związku pomiędzy ich poniesieniem, a prowadzoną działalnością przez pracodawcę. Pracownicy w sposób bezpośredni lub pośredni przyczyniają się bowiem do uzyskiwania przychodów w firmie, w której są zatrudnieni.
Tym samym wydatki te można uznać za poniesione w celu osiągnięcia przychodów, a więc podlegające uznaniu za koszt uzyskania przychodów. Należy ponadto zaznaczyć, że gdy zachodzą przesłanki określone w powołanym wcześniej rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej wówczas obowiązek refundacji wynika z przepisów prawa - jest on obligatoryjnie nałożony na pracodawcę. Jest to koszt tzw. pracowniczy wynikający wprost ze stosunku pracy. Zgodnie z ogólną zasadą, pracodawca może zaliczyć go do kosztów uzyskania przychodów. Prezentowane powyżej stanowisko znajduje potwierdzenie w interpretacjach wydawanych przez organy podatkowe:
- Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji z dnia 16 czerwca 2009r. (sygn. IPPB5/423-184/09-4/AM) stwierdził, iż: "Wobec powyższego, wydatki ponoszone przez Wnioskodawcę, związane z dofinansowaniem do okularów korekcyjnych dla pracowników będą stanowić koszty uzyskania przychodów zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych";
- Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w Interpretacji z dnia 21 lipca 2008 r. (sygn. IBPB3/423-608/08/MS) podkreślił, że: "istnieje zatem możliwość zaliczenia w koszty uzyskania przychodów wydatków związanych z zakupem ww. okularów na podstawie faktury zakupu VAT wystawionej na Spółkę bądź na pracownika".
Konkludując, pracodawca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki poniesione na zapewnienie okularów korekcyjnych pracownikom, którzy są zatrudnieni na stanowiskach pracy wyposażonych w monitory ekranowe (użytkowane przez co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy). Konieczność stosowania okularów korekcyjnych przez konkretnego pracownika musi wynikać z zaleceń lekarza (po przeprowadzonych badaniach okulistycznych).
Marcin Parulski
Konsultant w Departamencie Doradztwa Podatkowego Małopolskiego Instytutu Studiów Podatkowych w Krakowie
Artykuł ma charakter jedynie informacyjny i stanowi publikację zainspirowaną treścią artykułów prasowych, interpretacji organów podatkowych i orzeczeń sądów administracyjnych. Nie stanowi porady ani opinii podatkowej czy prawnej w rozumieniu art. 2 ust. 1 i art. 31 ustawy o doradztwie podatkowym (Dz. U. z 1996 r. Nr 102, poz. 475, ze zm.) i jest odzwierciedleniem poglądów wyrażanych przez autorów publikacji. Małopolski Instytut Studiów Podatkowych Sp. z o.o. nie bierze odpowiedzialności za ewentualne skutki podejmowanych decyzji na ich podstawie.
