Wdrożenie operacyjne PPK z perspektywy pracodawcy

Pozostałe przedsiębiorstwa będą włączane do programu stopniowo, według harmonogramu przewidzianego w ustawie.

Kluczowym w tej chwili elementem dla dużych organizacji jest przygotowanie wewnętrzne do utworzenia PPK. Warto już teraz zastanowić się jak sprawnie wdrożyć nowe przepisy i zautomatyzować procesy używając do tego systemu informatycznego. To czas na podjęcie rozmów i weryfikację umów z dostawcą systemu kadrowo-płacowego. Należy sprawdzić czy dostawca IT przewidział aktualizację programu, której celem jest wdrożenie obsługi PPK. Termin rozbudowy systemu kadrowo-płacowego będzie miał bowiem wpływ na termin przekazania pierwszych wpłat do PPK. Ryzyko pracodawcy jest takie, że jeśli nie doprowadzi do modyfikacji systemu kadrowo płacowego po swojej stronie to walidacje i naliczenia po swojej stronie będzie musiał wykonać "na piechotę".

Na tym etapie procesu warto zwrócić uwagę czy pracodawca posiada wszystkie, niezbędne ustawowo, dane osób zatrudnionych. Zbieranie informacji od pracowników może zająć trochę czasu. Ustawa o PPK wymaga wskazania wśród danych identyfikujących uczestnika PPK także numeru telefonu komórkowego i adresu mailowego.

Pojawiają się więc wątpliwości interpretacyjne czy są to dane obowiązkowe i czy bez nich nie można przystąpić do PPK. Z wypowiedzi ekspertów wynika, że raczej zamysł ustawodawcy nie był taki, więc należy się spodziewać, że większość instytucji finansowych uzna te dane jako fakultatywne do zawarcia umowy.

Niemniej jednak ze względu na dużą automatyzację procesów w PPK rekomendowane jest uzupełnienie tych danych. Nie podanie adresu mailowego przez pracownika może spowodować, że nie otrzyma części informacji, które są dla niego istotne.

Aplikacje kadrowo-płacowe powinny zostać rozszerzone m.in. o nowe składniki wynagrodzeń, raporty, właściwe naliczanie i odprowadzanie składek.

Poniżej przedstawiamy najważniejsze elementy, na które należy zwrócić uwagę przy aktualizacji programu kadrowo-płacowego:

- generowanie listy pracowników uprawnionych do uczestnictwa w PPK

- dane pracowników - uczestników PPK - wymagane zgodnie z ustawą

- wynagrodzenie będące podstawą do naliczania wpłat do PPK

- wpłata podstawowa finansowana przez pracodawcę i uczestnika PPK

- obniżenie wysokości wpłaty podstawowej finansowanej przez uczestnika PPK do min. 0,5%

- wpłata dodatkowa finansowana przez pracodawcę i uczestnika PPK

- rezygnacja z wpłat do PPK i poinformowanie instytucji finansowej o tej rezygnacji

- rezygnacja lub zmiana wysokości wpłat dodatkowych finansowanych przez uczestnika PPK

- naliczenie wpłat

- poinformowanie pracownika i instytucji finansowej o wznowieniu wpłat do PPK (dotyczy automatycznego wznowienia co 4 lata)

- ponowne dokonywanie wpłat do PPK po rezygnacji z wpłat (dotyczy automatycznego wznowienia co 4 lata)

- wniosek o dokonywanie wpłat podstawowych do PPK - pracownik który zrezygnował ze składek, w każdym czasie może złożyć wniosek o ponowne dokonywanie wpłat

- wykaz osób, za które pracodawca miał obowiązek naliczenia wpłat podstawowych oraz za które nie miał takiego obowiązku - dane te są niezbędne instytucji finansowej w celu zaraportowania do organu nadzoru (po zakończeniu każdego kwartału)

- zanotowanie informacji od instytucji finansowej o rozpoczęciu wypłaty środków (po osiągnięciu przez pracownika 60. roku życia), dokonaniu transferu bądź zwrotu środków.

Ważnym krokiem w procesie przygotowań będzie zapoznanie się z ofertami potencjalnych usługodawców PPK, które będą dostępne na specjalnym portalu internetowym www.mojePPK.pl. Obecnie na platformie znajdują się materiały informacyjne odnośnie PPK.

Docelowo na portalu zostanie umieszczona lista podmiotów zarządzających PPK wraz z ich ofertami, ale najpierw każdy z nich będzie musiał przejść przez procedurę wpisania do ewidencji PPK.

Należy pamiętać, że ustawa obliguje pracodawcę do konsultacji wyboru instytucji finansowej z przedstawicielami osób zatrudnionych. Jeżeli w firmie nie ma związków zawodowych to należy wyłonić reprezentację pracowniczą wg zasad obowiązujących w danej firmie.

Tryb wyboru przedstawicieli w każdej firmie jest inny - w jednych jest bardziej zautomatyzowany, w innych mniej. W związku z tym warto przewidzieć ok. miesiąc na przeprowadzenie tego procesu.

Kolejnym istotnym elementem jest sprawdzenie wewnętrznych procedur zakupowych oraz compliance, czyli zapewnienie zgodności procesu wyboru instytucji finansowej z wymogami prawa. Przykładowo osoby obsługujące PPK w zakładzie pracy nie mogą być z tego tytułu wynagradzane przez zarządzającego PPK.

Ostatnim elementem tego etapu przygotowań powinno być podjęcie decyzji o procedurze wyboru instytucji finansowej, która będzie zarządzać PPK. Należy ustalić wewnętrzne reguły postępowania, które finalnie doprowadzą do wyboru usługodawcy PPK.

O tym, jakie kryteria ustawowe powinny spełniać instytucje finansowe i czym się kierować przy wyborze pisaliśmy tutaj.Wszystkie powyższe działania najwięksi pracodawcy powinni zakończyć przed 1 lipca 2019 r.

PPK to nie tylko kwestie techniczne, ale również duże wyzwanie komunikacyjne. Warto więc już teraz przygotować plan komunikacji. Pracodawca przede wszystkim powinien rzetelnie poinformować o samym programie.

Działania powinny być rozłożone w czasie i obejmować różne kanały komunikacji, tak aby informacje dotarły do jak największej liczby pracowników. Większość firm wykorzysta do tego zapewne intranet, mail, newsletter, ulotki, plakaty etc.

Warto zastanowić się również nad organizacją spotkań z pracownikami np. z udziałem przedstawiciela instytucji zarządzającej PPK. Można również pójść krok dalej, przeprowadzając kampanię edukacyjną - pokazując różne możliwości oszczędzania na przyszłą emeryturę.

Monika Czepiel

Zapraszamy Państwa również do udziału w XIV Krakowskim Forum Wynagrodzeń, w ramach którego odbędzie się panel dyskusyjny na temat PPK. Wśród zaproszonych prelegentów znajdą się eksperci ds. programów emerytalnych, niezależni prawnicy i konsultanci z firm doradczych.

Pobierz darmowy program do rozliczeń PIT 2018