Firmy zaoszczędzą na cyfryzacji

- Przedsiębiorcy wielokrotnie wskazywali, że przechowywanie dokumentacji pracowniczej jest uciążliwe i zbyt długie. To dla nich jedna z barier rozwojowych. 50-letni okres jest jednym z najdłuższych w Europie - mówi Interii Przemysław Grosfeld z Departamentu Doskonalenia Regulacji Gospodarczych w Ministerstwie Przedsiębiorczości i Technologii.

Od początku 2019 r. ma to się zmienić. Dokumenty nowo zatrudnionych pracowników będą gromadzone w formie elektronicznej, a zamiast 50-letniego obowiązku ich przechowania zacznie obowiązywać znacznie krótszy - dziesięcioletni okres.

Na nowych przepisach - podkreśla MPiT - zyska każda ze stron: pracownicy - gdyż prawdopodobieństwo zgubienia bądź zniszczenia dokumentów, jak umowa o prace - wyraźnie spadnie. A to ważne w przypadku dochodzenia swoich praw emerytalnych (wysokości przyszłego świadczenia, prawa do wcześniejszej emerytury). Obecnie to na pracownikach spoczywa obowiązek dostarczenia dokumentacji potwierdzającej staż pracy i wysokości składek odprowadzanych do ZUS, czyli informacji niezbędnych do naliczenia odpowiedniej wysokości rent i emerytur bądź oceny zasadności ich przyznania w przypadku wykrycia nieprawidłowości czy kwestii spornych. W przypadku sytuacji losowych, np. zniszczenie dokumentacji w wyniku zalania archiwów, pożaru lub upadku firmy - niekiedy dotarcie do niezbędnych umów okazywało się możliwe. Po zmianie ten czynnik ryzyka zostanie wyeliminowany.

- Zaproponowane rozwiązania, ustalone wspólnie z ZUS i resortem pracy, są korzystne i dla pracodawców, i dla pracowników. Pierwsi od 1 stycznia 2019 r. będą przechowywać dokumentację pracowniczą przez 10 lat od zakończenia stosunku pracy z pracownikiem, co oznacza dla nich realne oszczędności. A pracownicy będą mieli zagwarantowane to, że wszystkie informacje niezbędne do ustalenia prawa do emerytury bądź renty znajdą się na ich kontach w zakładzie ubezpieczeń. Wszystkie dane na bieżąco będą zbierane w ZUS - dodaje Grosfeld.

Druga część tej ustawy to elektronizacja. Tak jak skrócenie okresu przechowywania będzie dotyczyło przede wszystkim dokumentacji powstałej po wejściu nowych przepisów w życie, tak elektronizacja może dotyczyć wszystkich dokumentów zgromadzonych bądź zbieranych przez pracodawców, również tych starszych, czyli powstałych przed 2019 r. Nie będzie jednak obowiązkowa, a jedynie fakultatywna. To przedsiębiorca będzie mógł zdecydować, jak chce przechowywać dane pracownicze.

- To zależy tylko od pracodawcy. To nie jest obowiązek, a opcja. Może on część dokumentacji starszych pracowników przechowywać w papierze, a nowych - w postaci cyfrowego zapisu. Musi spełnić jednak pewne warunki dotyczące elektronizacji, które zawarte są w rozporządzeniu wykonawczym do ustawy - tłumaczy Grosfeld.

Dotyczą one m.in. bezpieczeństwa. Samo rozporządzenie (przygotowywane przy wsparciu Ministerstwa Cyfryzacji) jest na ostatnim etapie konsultacji prowadzonych przez resort pracy. W projekcie zawarto podstawowe kwestie, które dotyczą elektronicznej postaci dokumentów, m.in. interoperacyjności systemów informatycznych (by w wyniku zmiany pracodawcy wciąż był możliwy dostęp do dokumentacji i ich odczytanie) i sposób udostępniania danych pracownikom, którzy mogą w dowolnym momencie od pracodawcy wnioskować o kopię swoich umów.

Między 1999 r. (od momentu reformy emerytalnej) a 2018 - ustawodawca daje także możliwość skrócenia okresu przechowywania dokumentów. Stawia jednak jeden warunek -- pracodawca, żeby to zrobić musi złożyć raporty do ZUS i zamieścić w nich informacje, których dzisiaj brakuje, by wyliczyć prawidłową emeryturę. Jeśli to zrobią mogą trzymać dokumenty przez 10 lat, jeśli nie - wciąż obowiązywać będzie pięćdziesięcioletni termin - wyjaśni Grosfeld.

W skali gospodarki zmiana ta wygeneruje oszczędność ok. 130 mln zł rocznie. Dla firmy zatrudniającej ponad 500 pracowników - MPiT szacuje - że będzie to ponad 200 tys. oszczędności w skali roku.

Krótszy okres przechowywania dokumentów, to niejedyna zmiana dla firm w 2019 r., która wpisuje się w szerszą strategię budowania cyfrowego państwa i ograniczenia w obrocie dokumentów papierowych. Już od kwietnia przedsiębiorcy będą mogli bowiem skorzystać z możliwości e-fakturowania, dzięki przygotowywanej dla tego celu specjalnej platformy do e-fakturowania.

- Dzisiaj w gospodarce funkcjonuje błędne pojęcie e-fakturowania, które rozumiemy jako wysyłanie maila z fakturą w formacie PDF. Firma lub urząd muszą ją odebrać, przepisać dane i dalej dopiero proces jest zautomatyzowany. To czego brakuje to dostarczanie faktur w formie cyfrowej - tłumaczy w rozmowie z Interią Dominik Wójcicki Dyrektor Departamentu Gospodarki Elektronicznej w Ministerstwie Przedsiębiorczości i Technologii.

Elektroniczna faktura w rozumieniu ustawy przygotowanej przez MPiT to cyfrowy obraz faktury, coś na wzór deklaracji podatkowej wypełnianej on-line. W określonych polach przedsiębiorca będzie wpisywać wymagane dane (takie same jak dziś), a druga strona dokładnie to samo odczyta u siebie. - To jest wartość, którą budujemy. Przesyłane będą dane a nie obraz, nie papier - wyjaśnia Wójcicki i przypomina, że wdrożenie w Polsce cyfrowej faktury wynika z dyrektywy unijnej. Nakłada ona obowiązek, by jednostki publiczne odbierały tak przygotowaną fakturę. Zostawia jednak w decyzji kraju to, czy wymogiem będzie także wysyłanie dokumentu dla drugiej strony - wykonawcy.

Poziom elektronizacji dokumentów w Polsce, chociaż stopniowo rośnie, jest wciąż niewielki. Dlatego, Polska jako jeden z nielicznych krajów w UE, nie zdecydowała się na wprowadzenie obowiązku dla przedsiębiorców, by e-fakturę stosowali. - Nie chcemy tego wprowadzać jako legislację nakazującą. Zamiast tego będziemy zachęcać, szkolić. Naszym celem jest rozmowa i edukacja przedsiębiorców - konstatuje Wójcicki i zauważa, że możliwość pełnego zautomatyzowania obiegu dokumentacji, od odebrania e-faktury do jej zapłaty, na początek wdrożą głównie większe firmy, bo dla nich będzie to największa oszczędność. Od czegoś musimy zacząć i liczymy, że mniejsze firmy także przekonają się do e-fakturowania - dodaje Wójcicki.

Elektroniczna faktura może przyczynić się do ograniczenia skali zatorów płatniczych w Polsce. Te powstają również tam, gdzie dokument nie trafia do odpowiedniego adresata, zostaje zgubiony bądź ma błędy w opisie, odnosi się nie do tego odbiorcy co należy. - Takie sytuacje możemy wyeliminować, gdyż elektroniczna faktura weryfikuje poprawność dokumentu. Użytkownicy - mało tego - będą certyfikowani. Odbiorca, który dostaje taką fakturę wie, że jest to sprawdzony podmiot - wyjaśnia ekspert MPiT.

Jak to będzie działać w praktyce? Resort przedsiębiorczości przygotował platformę do elektronicznego fakturowania, która - jak już wskazano - będzie obowiązkowa dla strony publicznej. Wykonawcy mogą z niej korzystać, ale nie muszą. Także MŚP dostanie taką możliwość, by bezpłatnie wysyłać i odbierać faktury w ramach platformy do e-fakturowania. Instytucje, które mają własne systemy do obsługi księgowej, wykorzystają interface API, który umożliwi zintegrowanie systemu informatycznego z ich platformą.

- W pierwszym okresie chcemy jak najszybciej osiągnąć poziom 100 tys. e-faktur. Jeśli okaże się, że uda nam się to zrobić w miesiąc - będziemy wyciągać odpowiednie wnioski. Nie zakładamy, że zajmie to pięć lat. Naszym celem jest, żeby rynek jak najszybciej zaimplementował i wdrożył ten standard - dodaje Wójcicki. Podkreśla również, że docelowo, w perspektywie kilku lat, w momencie, gdy coraz więcej obszarów gospodarczych przejdzie cyfryzację, także platforma będzie mogła zyskiwać nowe funkcjonalności. - Ma to być ewolucja, a nie rewolucja. Najpierw musimy nabrać skali, zebrać opinie użytkowników i na ich podstawie rozbudowywać usługę. Inaczej się nie da. Każdy resort digitalizując usługi przybliża nas do tego. Najpierw składaliśmy online wniosek, a dzisiaj zakładamy online firmę, a od 2019 r. będziemy wysyłać faktury - dodaje Wójcicki.

Bartosz Bednarz