Faktura VAT

Poniedziałek, 30 września 2024 (09:28) Aktualizacja Poniedziałek, 30 września 2024 (09:51)

Faktura VAT to dokument, który służy jako pisemne potwierdzenie sprzedanych produktów, wyrobów, towarów oraz usług. Dokument ten jest wystawiany przez sprzedawcę w dwóch identycznych kopiach.

Faktura VAT - najważniejsze informacje

Co to jest faktura VAT?

Oryginał dokumentu otrzymuje nabywca, natomiast jego duplikat zostaje u sprzedawcy.

Jakie dane muszą być na fakturze VAT?

Na fakturze VAT, zgodnie z artykułem 106e ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług, muszą znaleźć się następujące obowiązkowe elementy:

data wystawienia faktury,
unikalny numer faktury, przypisany w ramach jednej lub więcej serii, który jednoznacznie identyfikuje fakturę,
imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy oraz ich adresy,
numer identyfikujący podatnika w zakresie podatku,
numer identyfikujący nabywcę w zakresie podatku VAT, pod którym nabywca otrzymał towary lub usługi,
datę realizacji dostawy towarów lub usług, lub datę otrzymania zapłaty, jeżeli miała miejsce przed dokonaniem sprzedaży i różni się od daty wystawienia faktury,
nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,
jednostkę miary i ilość dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
cenę jednostkową netto towaru lub usługi,
wszystkie upusty lub obniżki cen, łącznie z rabatami za wcześniejszą zapłatę, jeśli nie są one wliczone w cenę netto,
wartość netto dostarczonych towarów lub wykonanych usług związanych z transakcją,
stawkę podatku,
sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na poszczególne stawki podatkowe i sprzedaż zwolnioną od podatku,
kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty odpowiednich stawek podatku,
łączną kwotę należności

Kto może wystawiać faktury VAT?

Osoby uprawnione do wystawiania faktur to:

czynny podatnik VAT zarejestrowany,
osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, która dokonuje wewnątrzwspólnotowej dostawy nowych środków transportu,
podatnik zwolniony z VAT, niezależnie od tego, czy zarejestrował się w urzędzie skarbowym za pomocą formularza VAT-R czy też nie.

Jakie są rodzaje faktury VAT?

Istnieje kilka rodzajów faktur VAT, które są wystawiane w zależności od okoliczności:

Faktura VAT podstawowa,
Faktura zaliczkowa,
Faktura uproszczona,
Refakturowanie,
Samofakturowanie,
Faktura VAT marża,
Faktura VAT RR,
Faktura pro forma,
Faktury elektroniczne stosowane w zamówieniach publicznych.

Kiedy należy wystawić fakturę VAT?

Faktura jest obowiązkowa (za każdym razem) w związku:

ze sprzedażą towaru lub usługi na rzecz innego przedsiębiorcy - zarówno opodatkowanego VAT, jak i zwolnionego z tego podatku,
z otrzymaniem części lub całości kwoty przed dokonaniem dostawy towaru lub usługi na rzecz przedsiębiorcy - wówczas obowiązuje tzw. faktura zaliczkowa (wyjątkowo faktury zaliczkowej nie wystawia się, gdy kwota przed dokonaniem czynności dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, usług dostawy lub dystrybucji energii, gazu, ciepła, usług stałej ochrony prawnej i biurowej, usług leasingu, najmu i podobnych do nich, ochrony osób oraz dozoru, ochrony i przechowywania mienia, usług telekomunikacyjnych oraz finansowych), od 01 września 2023 roku podatnicy nie są zobligowani do sporządzania faktury zaliczkowej, jeżeli całość lub część zapłaty otrzymali w tym samym miesiącu, w którym dokonali czynności, których dotyczy otrzymana płatność,
z wewnątrzwspólnotową dostawą towarów,
ze sprzedażą wysyłkową z terytorium kraju lub na terytorium kraju (jest to procedura sprzedaży na rzecz nabywcy niebędącego płatnikiem VAT, który ma siedzibę lub miejsce zamieszkania w innym kraju niż sprzedawca).

Co to jest faktura proforma?

Faktura pro forma nie jest oficjalnym dokumentem księgowym i nie służy do celów rozliczeniowych. Jej główną rolą jest funkcja informacyjna. Ważne jest, że faktura pro forma nie powinna być wystawiana po otrzymaniu zapłaty, takiej jak zaliczka. W takim przypadku należy wystawić fakturę VAT.

Termin „faktura pro forma” jest używany potocznie i nie występuje w przepisach prawa. Pro forma nie jest uznawana za fakturę i nie jest rejestrowana w ewidencji księgowej, gdyż nie odzwierciedla faktycznej sprzedaży ani innej transakcji gospodarczej. Na dokumencie powinien znajdować się dopisek „pro forma”.

Wydanie faktury pro forma nie zwalnia z obowiązku wystawienia faktury VAT, która dokumentuje rzeczywistą dostawę towarów, wykonanie usług lub otrzymanie zaliczki.

Może być wykorzystywana jako:

oferta handlowa,
wstępne określenie kwoty do zapłaty za planowaną dostawę towaru lub wykonanie usługi,
wezwanie do zapłaty,
dokument informujący o kwocie wymaganej zaliczki przed jej wpłaceniem za przyszłe dostawy towarów lub usługi.