Co to jest faktura zaliczkowa? Jak wystawić fakturę zaliczkową?
Jako sprzedawca możesz wymagać od klienta wpłaty na poczet towarów lub usług, które mają być dostarczone. Oczywiście taka zaliczka nie jest stosowana zawsze, ale w pewnych przypadkach jest standardem. Jak udokumentować otrzymanie zaliczki?
Zaliczka, czy też inaczej przedpłata, to kwota, która obciążona jest takim samym obowiązkiem podatkowym, jak wpłata opłacająca "zwykłą" fakturę.
Jednak prawo dokładnie określa, kiedy jest konieczne udokumentowanie zaliczki osobną fakturą (tzw. fakturą zaliczkową), a kiedy zaliczka może być rozliczona w ramach końcowej faktury.
Jeśli klient, który wpłaca zaliczkę, jest osobą fizyczną i nie prowadzi działalności gospodarczej (lub przynajmniej nie rozlicza danej transakcji w ramach swojej działalności), to fakturę zaliczkową należy wystawić wyłącznie na jego żądanie. Inaczej nie ma takiej konieczności. Natomiast sam fakt otrzymania zaliczki, jeśli jesteśmy objęci obowiązkiem ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej, potwierdza się poprzez paragon z kasy.
Jeżeli zaś zaliczka wpłacana jest przez podmiot gospodarczy, potwierdzeniem jej wpłacenia zawsze powinna być faktura zaliczkowa. Musi być ona wystawiona do 15 dnia miesiąca następującego po otrzymaniu zaliczki.
Istnieje jednak pewien wyjątek. Jeżeli wykonanie usługi czy też dostawa towaru odbywa się w ramach tego samego okresu rozliczeniowego, nie ma potrzeby wystawiania osobnej faktury zaliczkowej. W takiej sytuacji zaliczka może zostać rozliczona w ramach faktury końcowej. Wtedy na dokumencie rozliczeniowym powinna znaleźć się cała suma, złożona z zaliczki i reszty kwoty, objętymi odpowiednim podatkiem VAT.
Elementy faktury zaliczkowej określone są przez art. 106f ustawy o VAT. Wedle tej ustawy, faktura zaliczkowa powinna zawierać następujące informacje:
● datę wystawienia faktury;
● numer kolejny, który pozwala na jednoznaczny sposób identyfikacji faktury;
● dane podatnika i nabywcy usługi/towaru, jak również ich adresy;
● numer identyfikacji podatkowej (lub numery, jeśli obie strony są podmiotami gospodarczymi);
● datę otrzymania zaliczki, jeżeli jest ona różna od daty wystawienia faktury;
● informacje o zamówieniu: czego zaliczka dotyczy, jakiego towaru lub usługi;
● wartość podatku obliczoną ze wzoru: (wartość otrzymanej zaliczki x stawka podatku) / (100 + stawka podatku) = kwota podatku.
Zazwyczaj zaliczka obejmuje jedynie część kwoty końcowej, dlatego na fakturze rozliczeniowej opiewającej na pozostałą część ceny towaru czy usługi powinna znaleźć się informacja o wcześniejszych zaliczkach wraz z numerami faktur zaliczkowych.
Oprócz sytuacji wspomnianej wyżej, w której zaliczka oraz wykonanie usługi czy dostarczenie towaru odbywa się w ramach jednego okresu rozliczeniowego, faktury zaliczkowej nie wystawia się także w przypadku:
● dostaw energii: elektrycznej, cieplnej czy gazu;
● usług telekomunikacyjnych;
● usług związanych z dostarczaniem wody;
● usług ochrony osób, przechowywania mienia;
● wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów.
W powyższych przypadkach nie ma obowiązku wystawiania faktury zaliczkowej, ponieważ nie ma tutaj obowiązku podatkowego na gruncie VAT.
Większość systemów do fakturowania i prowadzenia księgowości posiada osobną kategorię, jaką jest faktura zaliczkowa. Często, aby móc ją wystawić, trzeba najpierw wystawić fakturę pro forma, opiewającą na 100% kwoty usługi lub towaru. Staje się ona podstawą do wystawienia faktur - zarówno zaliczkowej, jak i końcowej.
Po szczegóły jednak warto zgłosić się do dostawcy usługi lub sprawdzić w dziale Pomocy.
Reasumując, faktury zaliczkowe wystawiane są stosunkowo rzadko: głównie, gdy dostawa towarów czy usług nie ma miejsca w tym samym okresie rozliczeniowym. Przedsiębiorcy zazwyczaj starają się unikać tych dodatkowych formalności, jednak, jeśli zachodzi taka konieczność, samo wystawienie faktury zaliczkowej nie nastręcza wielu trudności.
KO
