Ile kosztuje prowadzenie firmy i jak optymalizować koszty?

Analiza danych w raporcie GUS Działalność przedsiębiorstw o liczbie pracujących do 9 osób w 2018 roku pokazuje systematyczny wzrost liczby powstających mikroprzedsiębiorstw. W 2018 roku działalność gospodarczą prowadziło aż 2 146 019 przedsiębiorstw zatrudniających do 9 osób. To o 3,5 proc. więcej niż rok wcześniej, oraz aż 25 proc. więcej w stosunku do roku 2010! Prowadzenie własnej działalności gospodarczej może być sposobem na zyskanie wymarzonej pracy i spełnianie marzeń. Jednak rzeczywistość jest nieubłagana - taki biznes musi przynosić zyski. Zanim założysz firmę sprawdź, ile będzie kosztowało jej założenie i utrzymanie.

Jeżeli zdecydowałeś się założyć własną firmę, pierwszym krokiem będzie podjęcie decyzji o jej formie prawnej. Od tego bowiem zależy koszt rejestracji. Jednoosobowa działalność gospodarcza oraz spółka cywilna są najtańsze. Ich rejestracja odbywa się w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i jest praktycznie darmowa. Wniosek można złożyć osobiście lub przez internet.

Z kolei założenie spółki handlowej wymaga wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego (500 złotych za opłatę sądową) oraz ogłoszenie pierwszego wpisu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym (100 złotych). Do tego dochodzi koszt, który poniesiemy u notariusza: opłaty i podatki za sporządzenie umowy oraz wypisy. W kancelarii możemy zostawić nawet 1000 złotych. Nie ominie nas też podatek od czynności cywilnoprawnych - 0,5 procenta łącznej wartości wkładu. Sposobem na optymalizację jest złożenie wniosku za pomocą systemu udostępnionego przez Ministerstwo Sprawiedliwości. Opłata za wpis do KRS jest o połowę tańsza - wynosi 250 złotych. Dodatkowe koszty, które trzeba wtedy ponieść to wspomniany już półprocentowy podatek oraz wpis w Monitorze Sądowym i Gospodarczym.

Wydatki związane z rejestracją to nie koniec przymusowych kosztów. Zakładając firmę musisz liczyć się z opłatami administracyjno-skarbowymi. Są one obowiązkowe, a ich opłacanie musi być regularne.

Przede wszystkim przedsiębiorca musi odprowadzać podatki. Podatek dochodowy zależy od formy prawnej firmy. Można wybrać jeden z czterech rodzajów formy opodatkowania: podatek PIT, podatek CIT, ryczałt od przychodów ewidencjonowanych oraz karta podatkowa. Z kolei podatek VAT naliczany jest od towarów i usług. Podstawowa stawka to 23 procent. Istnieje także stawka ośmioprocentowa (m.in. za niektóre produkty spożywcze, owoce, warzywa, mięso, żywe rośliny, czasopisma specjalistyczne) oraz pięcioprocentowa (m.in. książki i e-booki, e-prasa, pieczywo, artykuły higieniczne).

Rozpoczęcie działalności gospodarczej to także obowiązek odprowadzania składek do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. W ten sposób pracownicy objęci są ubezpieczeniem emerytalnym, rentowym, zdrowotnym i wypadkowym. Optymalizacją kosztów może być korzystanie z preferencyjnych składek w ZUS. Takim przykładem jest między innymi tzw. mały ZUS, czyli niższe składki przez dwa lata dla osób prowadzących działalność gospodarczą po raz pierwszy.

Kosztami objęty jest również wpis do rejestru działalności regulowanej (jeżeli dotyczy twojej firmy). Innymi koniecznymi opłatami są między innymi zaświadczenie o wydaniu numeru NIP czy zezwolenie na sprzedaż alkoholu.

Może się zdarzyć, że nie dasz rady samodzielnie prowadzić firmy. Mnożące się obowiązki, coraz więcej zleceń to okoliczności, które wymagają zatrudnienia pracowników. Jaki to koszt? Od 2020 wzrosła pensja minimalna - pracodawca zobowiązany jest płacić podwładnym zatrudnionym na umowę o pracę przynajmniej 2600 złotych miesięcznie brutto. Realny koszt, który ponosi właściciel firmy to 3135,86 złotych. Z kolei umowa zlecenie to koszt 17 złotych brutto za godzinę. Także w przypadku takiej umowy pracodawca zobowiązany jest odprowadzać składki - ponosi więc koszt o kilka złotych wyższy.

Umowa o dzieło nie jest obciążona obowiązkiem odprowadzania składek. Jednak jest ona niekorzystna dla pracownika, gdyż nie zabezpiecza go w razie choroby czy wypadku. Właściciel firmy oferujący taką umowę może mieć problem ze znalezieniem chętnych do zatrudnienia.

Kalkulując koszty prowadzenia własnej firmy, z pewnością warto wziąć pod uwagę udział niezbędnego sprzętu biurowego. Biurka, szafy na dokumenty, krzesła to nie jedyne pozycje na liście wydatków. Konieczny jest zakup komputera, drukarki, telefonów. W przypadku sprzętów elektronicznych nie warto kupować najtańszej wersji na rynku. Może się bowiem okazać, że naprawy kiepskiej jakości urządzeń będą znacznie przewyższały koszt zakupu. Sprzęt biurowy jest inwestycją, dlatego warto decydować się na sprawdzone rozwiązania.

Jednym z najpotrzebniejszych urządzeń w każdej firmie jest drukarka. Mimo cyfryzacji wiele dokumentów potrzebnych jest w wersji papierowej: faktury, umowy... Drukarka powinna być wydajna już po wyjęciu z pudełka. Przykładem takiego urządzenia jest HP Neverstop Laser. Koszt eksploatacyjny tych pierwszych na świecie drukarek laserowych bez kartridżów jest najniższy na rynku. Zestaw startowy pozwala na wydrukowanie do 5000 stron w czerni, a strzykawka z tonerem kosztuje około 49 zł i pozwala na druk do 2500 stron.  Co bardzo ważne, drukarka gwarantuje jeden z najlepszych stosunków kosztów i efektywności pracy do jakości wydruku na rynku. Urządzenia HP Neverstop Laser pozwalają także zaoszczędzić... czas. Toner uzupełnia się poprzez wstrzykiwanie, bez konieczności czasochłonnego wymieniania kartridżów. Poza tym, dzięki prostej w obsłudze aplikacji HP Smart, drukować można bezpośrednio z telefonu i efektywnie zarządzać dokumentami w zespole, nawet gdy część pracowników pracuje zdalnie.

Kalkulując koszty prowadzenia biura nie sposób pominąć również... ile zapłacimy za samo korzystanie z pomieszczenia. Lokal, w którym prowadzimy działalność stanowi "bazę dowodzenia". W koszty trzeba wliczyć opłatę za czynsz, media, ubezpieczenie czy licencje na wykorzystywane programy. Te koszty będą zależały od tego jaki lokal jest potrzebny do wykonywanej działalności. Duży wpływ na cenę ma także położenie potencjalnego biura - z reguły im bliżej centrum miasta, tym drożej.

Obowiązkiem każdego przedsiębiorcy jest prowadzenie dokumentacji księgowej. Firma musi mieć nie tylko rozliczane na bieżąco podatki, ale także prowadzić ewidencję przychodów czy kosztów. Najtańszą opcją jest samodzielne prowadzenie księgowości. Przedsiębiorca musi zakupić tylko program do rozliczeń (jego koszt to kilkaset złotych). Jest ot jednak rozwiązanie ryzykowne, jeżeli nie znasz się na podatkach. Pomyłka może być bardzo kosztowna.

Zatrudnienie księgowego jest rozwiązaniem, z którego korzystają duże firmy. Właściciele mikroprzedsiębiorstw stawiają raczej na usługi biur rachunkowych. W ten sposób znacznie obniżają koszty. Księgowy to bowiem kolejny pracownik, któremu trzeba wypłacić pensję. Decydując się na zlecenie rozliczenia, można zdecydować się na firmę stacjonarną albo księgowość on-line. Druga opcja jest znacznie tańsza w utrzymaniu. To pracownicy samodzielnie wprowadzają dane do systemu, a zatrudniona firma sprawdza ich poprawność.

Warto także pamiętać, że firmy zarejestrowane w KRS mają obowiązek składania rocznego sprawozdania finansowego.

Artykuł powstał we współpracy z HP