Księgowość e-commerce – prowadzić samodzielnie czy zlecić?

Każda branża ma swoją specyfikę, gdy mowa o księgowości. Nie inaczej jest w przypadku sprzedaży przez internet. Chociaż formalnie nie ma przeszkód, aby przedsiębiorca samodzielnie prowadził księgowość swojej firmy e-commerce, to dla osoby, która wcześniej nie miała styczności z zagadnieniami podatkowymi, może to stanowić spore wyzwanie. I to nawet wówczas, gdy firma działa w tradycyjnym modelu i na małą skalę. Dlaczego? Powodów jest wiele - wymienić wystarczy duży wolumen dokumentów sprzedażowych i kwestię zwrotów. Pojawić mogą się też wątpliwości dotyczące ewidencji sprzedaży na kasie fiskalnej.

Branża e-commerce daje wiele możliwości, gdy mowa o modelach biznesowych. To rodzi dodatkowe wyzwania na gruncie podatkowym - księgowość e-commerce jest złożona. W tradycyjnym modelu przedsiębiorca prowadzi e-sklep, w którym sprzedaje produkty z własnego magazynu. Kwestia rozliczeń (w szczególności podatku VAT) komplikuje się, gdy firma działa w modelu dropshipping. Podobnie będzie w przypadku sprzedaży na odległość towarów importowanych (SOTI). Dla przedsiębiorcy, który rozważa samodzielne prowadzenie księgowości, oznacza to konieczność poświęcenia wielu godzin na lekturę przepisów.

Chociaż pracownicy biura rachunkowego co miesiąc wyliczają wysokość podatku dochodowego i składki zdrowotnej ZUS, to takie czynności mają charakter techniczny. Księgowość dla e-commerce to coś więcej niż sprawdzanie poprawności obliczeń, które wykonują programy do księgowości. Jak można przeczytać na stronie https://taxology.co/pl/, w sprzedaży online kluczowa jest znajomość przepisów podatkowych z zakresu handlu międzynarodowego czy specyfiki nabywania towarów od dostawców z krajów unijnych i śledzenie zmian w prawie.

Biuro rachunkowe, którego specjalnością jest księgowość dla e-commerce, może:

• pomóc w rejestracji do VAT za granicą - gdy będzie to konieczne;
• dokonać rozliczeń VAT za granicą - w krajach, w których przedsiębiorca sprzedaje produkty;
• wesprzeć w integracji z platformami, na których przedsiębiorca sprzedaje - to pozwala zmniejszyć liczbę błędów;
• zapewnić raporty - pomogą one w podejmowaniu decyzji biznesowych;
• informować o zmianach przepisów - dzięki czemu właściciel sklepu internetowego uniknie kar.

Warto wiedzieć, że niektóre biura rachunkowe współpracują też z doradcami podatkowymi. W konsekwencji w jednym miejscu przedsiębiorca może uzyskać pomoc w zakresie optymalizacji podatkowej.

Chociaż księgowość e-commerce to rozległe zagadnienie, które komplikuje się w momencie rozszerzenia działalności poza granice Polski, to trzeba też uczciwie przyznać, że nie każdemu właścicielowi e-sklepu wsparcie biura rachunkowego jest niezbędne. Kiedy warto rozważyć samodzielne prowadzenie księgowości e-commerce? Wówczas, gdy obowiązków ewidencyjnych nie ma wiele i w związku z tym ryzyko popełnienia kosztownych błędów również jest niewielkie. Tak jest w przypadku działalności nierejestrowej prowadzonej w branży e-commerce.

Prowadząc działalność nierejestrową, nie trzeba odprowadzać co miesiąc zaliczek na podatek, a po spełnieniu dodatkowych wymogów można uniknąć zakupu kasy fiskalnej. Mało skomplikowana jest też ewidencja sprzedaży. I właśnie dlatego pomoc biura rachunkowego może być zbędna. Jednocześnie przedsiębiorca, który założy firmę i chce rozwijać działalność, zdecydowanie powinien pomyśleć o merytorycznym wsparciu.

Pytanie, czy prowadzić księgowość e-commerce samodzielnie, czy też przekazać ten obszar specjalistom, najczęściej pojawia się w momencie podjęcia decyzji o otwarciu sklepu internetowego. To dobry moment, aby skontaktować się z biurem rachunkowym współpracującym z doradcą podatkowym - w ten sposób można uzyskać pomoc w zakresie wyboru optymalnej formy prowadzenia działalności i opodatkowania. Skorzystanie z oferty biura rachunkowego na tak wczesnym etapie pozwala dobrze przygotować się do przedsięwzięcia od strony formalnej.

Inne dobre momenty, aby rozważyć outsourcing usług księgowych, to:

• przekształcenie jednoosobowej działalności w spółkę z o.o. - spółki mają obowiązek prowadzenia pełnej księgowości (ksiąg rachunkowych);
• chęć rozwoju sprzedaży poza granicami Polski - wówczas pod uwagę trzeba wziąć obszerne zagadnienie VAT-u w handlu międzynarodowym;
• dynamiczny wzrost sprzedaży - poza merytorycznym wsparciem potrzebne mogą być rozwiązania, które zautomatyzują część procesów.