Podczas wdrożenia PPK współpracowaliśmy z blogerem finansowym
To już ostatnie dni dla firm zatrudniających co najmniej 20 osób na podpisanie umowy o prowadzenie rachunków Pracowniczych Planów Kapitałowych dla swoich pracowników. Jak poradziła sobie z tym firma z I etapu wdrażania PPK? Zapytaliśmy o to Cezarego Mączkę, członka zarządu i dyrektora Pionu Zarządzania Zasobami Ludzkimi w firmie Budimex S.A.
Kiedy zaczęli Państwo proces wdrożenia PPK i jak on przebiegał w Państwa firmie?
W Budimeksie przygotowania do wdrożenia PPK rozpoczęliśmy wcześnie, bo na samym początku 2019 roku. Pierwszym krokiem było wybranie instytucji do obsługi PPK. Zapytania wysłaliśmy do wyselekcjonowanej grupy dostawców. To, że zrobiliśmy to na początku roku, pozwoliło nam zyskać ich większą uwagę i na spokojnie przeprowadzić selekcję, zanim zgłosiły się do nich inne firmy.
Od samego początku, czyli od etapu wyboru kryteriów do preselekcji firm, prowadziliśmy też dialog z naszymi związkami zawodowymi. Naszym celem było pokazanie, że robimy to profesjonalnie i z zachowaniem maksymalnego obiektywizmu. Pierwsze spotkania miały także charakter edukacyjny, by wytłumaczyć wszystkim, czym dokładnie jest PPK. Na bieżąco odpowiadaliśmy na zadawane pytania. Związki zawodowe były dla nas partnerem w tych rozmowach, a nie jedynie stroną informowaną o przebiegu prac. W tych spółkach grupy, gdzie nie mieliśmy reprezentacji związkowej, przeprowadziliśmy wśród załogi wybory przedstawicieli społecznych, aby mogli być naszymi partnerami w wyborze instytucji do obsługi PPK.
W II kwartale roku mogliśmy przejść do następnego etapu, czyli promocji programu. I to też zrobiliśmy nietypowo i pewnie wyróżnia nas to na tle innych firm na rynku. Aby zapewnić pracownikom rzetelne i wyczerpujące informacje, które są niezbędne do podjęcia świadomej decyzji o zapisaniu się do PPK, nawiązaliśmy współpracę z blogerem finansowym. Wspólnie opracowaliśmy cykl artykułów tłumaczących zasady działania programu, ale też często skomplikowane kwestie finansowe. I to okazał się strzał w dziesiątkę. Artykuły o PPK miały naprawdę dużo odsłon i komentarzy. Stworzyliśmy też dedykowaną stronę do promocji programu, organizowaliśmy webinary z udziałem wspomnianego blogera, podczas których pracownicy mogli zadawać pytania. Zorganizowaliśmy w 10 największych miastach w Polsce spotkania poświęcone PPK, podczas których rozdawaliśmy pracownikom materiały informacyjne. Ta kampania była prawdziwym sukcesem, bo ponad 60 procent pracowników zdecydowało się pozostać w PPK.
Skąd czerpali Państwo informacje o PPK?
Informacje uzyskiwaliśmy przede wszystkim z dwóch źródeł: wybranej instytucji finansowej oraz z portalu dedykowanego Pracowniczym Planom Kapitałowym mojeppk.pl. Strona ta, uruchomiona przez spółkę PFR Portal PPK, była także wykorzystywana przez pracowników, zwłaszcza dostępny tam kalkulator, pozwalający wyliczyć przyszłe oszczędności. Nie bez znaczenia była dostępność bezpłatnych szkoleń, zarówno dla pracodawców jak i pracowników oraz możliwość pobrania gotowych materiałów informacyjnych, broszur i ulotek.
Jakie kryteria brali Państwo pod uwagę, wybierając instytucję finansową i jak wyglądał proces wyboru?
Proces wyboru był podzielony na dwa etapy. W pierwszym zrobiliśmy preselekcję firm, biorąc pod uwagę takie kryteria, jak: siła finansowa, przejrzystość akcjonariatu, wielkość instytucji oraz to, jak długo działa ona na polskim rynku.
W drugim kroku, przy podejmowaniu finalnej decyzji, ocenialiśmy: efektywność zarządzania, wysokość opłat, doświadczenie w zarządzaniu funduszami emerytalnymi, powdrożeniowe wsparcie dla pracowników oraz zakres wsparcia dla Budimeksu przed i po wdrożeniu PPK.
W przypadku takiej firmy jak nasza, która zatrudnia pracowników w całej Polsce i ma rozproszoną strukturę, ważne również było to, czy instytucja finansowa ma oddziały regionalne, do których pracownik może przyjść, aby sprawdzić stan swojego konta w PPK czy pozyskać inne interesujące go informacje o programie. Nie wszyscy nasi pracownicy korzystają z aplikacji mobilnych, dlatego nie chcieliśmy ich pozbawiać dostępu do tych informacji.
Co było dla Państwa największym wyzwaniem w procesie wdrażania PPK i jak Państwo sobie z nim poradzili?
Największym wyzwaniem było przekonanie pracowników do programu. Zaufanie do systemu emerytalnego w Polsce zostało podważone przez zmiany w OFE, dlatego nasza strategia była prosta - dostarczyć pracownikom jak najwięcej rzetelnych i wyczerpujących informacji o PPK, aby mogli oni podjąć przemyślaną decyzję o pozostaniu w programie i zapewnić dla Budimeksu możliwie najlepszego operatora tego programu. I to nam się udało.
Co zaskoczyło Państwa pozytywnie?
To, jak dużo pracowników zdecydowało się pozostać w programie i oszczędzać na przyszłą emeryturę. Dlatego też zdecydowaliśmy się rozszerzyć PPK w Grupie Budimex o dodatkowe dopłaty od pracodawcy. Ich wysokość uzależniliśmy od oceny rocznej uzyskiwanej przez pracownika.
Ile osób jest zatrudnionych w firmie i ile czasu miesięcznie zajmuje Państwu obsługa PPK?
W PPK pozostało w naszej firmie ponad 60 procent załogi. To jest przeszło 2500 osób. Biorąc pod uwagę obsługę deklaracji, odpowiadanie na pytania pracowników, naliczanie składek możemy przyjąć, że jest to wymiar jednego etatu specjalisty.
Jesteśmy w trakcie wdrażania II i III etapu PPK dla firm, które zatrudniają co najmniej 20 osób. Na co powinny zwrócić szczególną uwagę? Co jest kluczowe dla efektywnego wdrożenia PPK?
Wybór PPK to początek drogi. Po uruchomieniu programu pozostaje jego codzienna obsługa. Tak więc dokonując wyboru należy sprawdzić, jak wyglądają procedury związane z prowadzeniem programu, wsparcie jakie firma otrzyma od instytucji wybranej do obsługi PPK. Kluczowa jest także edukacja pracowników.
Dziękuję za rozmowę.
