Program dla kancelarii, czyli jak usprawnić pracę prawników

Możliwości, jakie stwarzają technologie informatyczne da się prześledzić na przykładzie aplikacji znajdującej się na stronie amberlo.io, wspierającej i organizującej pracę prawników od podstaw. Pośród wielu funkcji, niezwykle przydatną jest zdolność do gromadzenia wszelkich informacji dotyczących pracy kancelarii i przedstawienie jej w sposób sumaryczny w czasie rzeczywistym. Nie bez znaczenia jest także możliwość określenia wymiaru płatnego czasy pracy, wymaganego do sporządzenia rzetelnych dokumentów rozliczeniowych i finansowych.

Dane statystyczne tylko z pozoru wydają się mało znaczące i nieciekawe. Przeciwnie, potrafią dostarczyć wielu cennych informacji, które prawidłowo odczytane są w stanie wynieść kancelarię ponad konkurencję. Dzięki nim wyraźnie można rozpoznać słabe punkty w firmie, by natychmiast zareagować. Widoczne są też plusy, które wymagają pielęgnacji. Wiadomo, które zespoły lub pracownicy potrzebują merytorycznego wsparcia, którzy zasługują na zaufanie w postaci bardziej złożonych zadań, lepiej wynagradzanych. Na podstawie efektów pracy można zdecydować o potrzebie prowadzenia szkoleń bądź zastosowania motywacyjnego systemu płac. Możliwa jest także ocena kompetencji pod kątem tworzenia grup specjalistycznych. Jak wiadomo szeroko rozumiane prawo, obejmuje wszystkie dziedziny życia społecznego, począwszy od spraw osobistych, karnych, na gospodarczych kończąc. Daje to komfort dysponowania zespołem predysponowanym do określonych rodzajów spraw.

W odniesieniu do tych ostatnich należy wskazać na uproszczenie prowadzenia ewidencji płatnego czasu pracy wszystkich prawników z możliwością kontroli poszczególnych osób. Arkusze kalkulacyjne i listy płac odchodzą do lamusa na rzecz informacji elektronicznej aktualizowanej na bieżąco w programie. Klienci na każdym szczeblu postępowania mają wgląd w stopień zaawansowania czynności w ich sprawie, uwzględniając poświęcony im czas. Na podstawie tych danych z łatwością można sporządzić aktualną dokumentację finansową wraz ze szczegółowym rozliczeniem, upraszczając tym samym współpracę z działem księgowym w kancelarii.

Bieżąca, systematyczna komunikacja z klientem daje feedback, pozwalający na prawidłowe rozpoznanie jego potrzeb, co skutkuje wzrostem zaufania oraz poczucia profesjonalizmu. Kompetentny prawnik dysponujący w każdej chwili kompletem dokumentacji jest najlepszą wizytówką firmy. Trzeba w tym miejscu wspomnieć o tym, że klient usatysfakcjonowany jest jedyną reklamą, na którą może sobie pozwolić np. adwokat (paragraf 23 Kodeksu Etyki Adwokackiej zabrania z korzystania z jakiejkolwiek formy reklamy w celu pozyskania zleceń). W sieci pojawią się pozytywne opinie, przysparzające nie tylko nowych klientów kancelarii, lecz także budujące solidną markę w środowisku prawniczym. Ważne jest, by oprócz kompetencji firma wyróżniła się także nowoczesnym stylem pracy nadążającym za wymogami naszych czasów.

System wymiany informacji dotyczy także współpracowników. Skomplikowane postępowanie sądowe może wymagać natychmiastowej reakcji, wymiany dokumentów lub spostrzeżeń. Dzięki Amberlo jest to możliwe niemal w każdym miejscu i czasie. Jest to tym istotniejsze, że postępowania mogą być prowadzone na terenie całego kraju, a nawet mieć zasięg międzynarodowy. W takiej sytuacji kontakt jedynie telefoniczny może nie wystarczyć. Program dla kancelarii umożliwia delegowanie zadań, tworzenie zespołów, konsultacje w grupach oraz konferencje online.

Za pomocą aplikacji sporządza się profile prawników zawierające przydzielone im role, co z kolei skutkuje nadaniem stosownych uprawnień dostępowych do danych poufnych. Podobnie konstruuje się konta klientów, przyporządkowując im sprawy wraz z niezbędnymi informacjami. Wszystkie zapisy są tożsame z dokumentacją produkowaną w siedzibie kancelarii, po czym następuje zapis w chmurze. Taka procedura uniemożliwia ich zniszczenie lub utratę. Certyfikaty bezpieczeństwa ISO/IEC 27001 oraz ISO/IEC 27017 dają pełną gwarancję nienaruszalności danych, oraz chronią je przed dostaniem się w niepowołane ręce. Ponadto wszystkie informacje i hasła na serwerach Amberlo są szyfrowane przy zastosowaniu technologii wykorzystywanych w najnowocześniejszych systemach bankowości elektronicznej.

Spełnione zostają także wymogi dotyczące zapewnienia bezpieczeństwa danych, określone w art. 32 r.o.d.o. Jest to szczególnie wrażliwy aspekt zarządzania, z punktu widzenia zaufania i zachowania tajemnicy obowiązującej kancelarie prawnicze. Wszelkie zaniedbania w tym zakresie mogą spowodować utratę klientów, nieodwracalne szkody wizerunkowe oraz poważne konsekwencje natury prawnej właśnie.

Aby lepiej zrozumieć zasadę ideę przyświecającą producentom programu, poznaj narzędzia, które ułatwią pracę każdemu prawnikowi.

Amberlo umożliwia:

• Zarządzanie postępowaniami;
• Śledzenie czasu pracy;
• Bieżącą ocenę wydajności;
• Prowadzenie kalendarza;
• Stały kontakt z klientami i współpracownikami;
• Tworzenie i kontrolę dokumentów finansowych.

Zastosowanie nowoczesnej technologii w procesie organizacji i zarządzania jest nie tylko świadectwem dojrzałości gospodarczej. Jest to wyraźny sygnał, że działania kancelarii są szczere, zgodne z profilem jej działalności, mogące przynieść wymierne korzyści klientom i firmie jako całości. Jednym słowem, skuteczne.