Sygnaliści w firmach - dla kogo nowy obowiązek?

Ustawa o ochronie sygnalistów z dnia 14 czerwca 2024 roku jest wynikiem implementacji unijnej Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 roku. Dyrektywa ta nakłada na państwa członkowskie obowiązek wprowadzenia przepisów zapewniających ochronę osób zgłaszających naruszenia prawa Unii. W Polsce na mocy nowej ustawy, obowiązki te będą musieli realizować pracodawcy zarówno z sektora prywatnego jak i publicznego.

Obowiązki wynikające z ustawy obejmują firmy i instytucje, w których według stanu na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku, pracuje co najmniej 50 osób. Warto podkreślić, że liczba ta odnosi się do pełnych etatów, co oznacza, że sumowane są zarówno etaty pracowników jak i osób świadczących pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, np. na umowę zlecenie czy umowę o dzieło. System zgłoszeń może być stworzony zarówno wewnętrznie lub wykorzystywać zewnętrzną platformę. Sygnaliści na GoWhistle.com lub innej platformie mogą zatem zgłaszać nieprawidłowości, a dana firma nie będzie musiała sama wprowadzać zmian w organizacji.

Przedsiębiorstwa niespełniające kryterium 50 pracowników nie są zobowiązane do wprowadzenia mechanizmów ochrony sygnalistów, jednak mogą zrobić to dobrowolnie. Taki krok może przyczynić się do budowania pozytywnego wizerunku firmy jako odpowiedzialnego pracodawcy dbającego o etyczne i zgodne z prawem postępowanie.

W sektorze publicznym nowe przepisy dotyczą szerokiego zakresu podmiotów, w tym urzędów administracji rządowej, samorządowej, a także instytucji publicznych, takich jak szkoły, szpitale czy placówki kultury. Wszystkie te jednostki, zatrudniające co najmniej 50 pracowników na pełny etat, będą zobowiązane do wdrożenia procedur umożliwiających pracownikom bezpieczne zgłaszanie naruszeń prawa.

Wdrożenie przepisów ustawy oznacza konieczność ustanowienia odpowiednich procedur i mechanizmów zgłaszania nieprawidłowości wewnątrz organizacji. Pracodawcy muszą zapewnić sygnalistom czyli osobom zgłaszającym naruszenia, odpowiednią ochronę przed działaniami odwetowymi. Ochrona ta obejmuje m.in. anonimowość zgłoszeń oraz zabezpieczenie sygnalistów przed zwolnieniem, degradacją czy innymi formami represji.

Firmy i instytucje objęte obowiązkiem muszą stworzyć wewnętrzne kanały zgłoszeń, które umożliwią pracownikom zgłaszanie naruszeń w sposób bezpieczny i poufny. Kanały te mogą obejmować dedykowane skrzynki e-mail, infolinie, a także platformy online. Ważne jest, aby każda organizacja dostosowała kanały zgłoszeń do swojej struktury i specyfiki działalności, zapewniając jednocześnie łatwość i dostępność tych kanałów dla pracowników.

Brak wdrożenia przepisów ustawy o ochronie sygnalistów może mieć poważne konsekwencje dla pracodawców. Ustawa przewiduje kary administracyjne zarówno dla podmiotów zobowiązanych jak i osób zarządzających, które nie ustanowiły odpowiednich procedur zgłaszania wewnętrznego lub ustanowiły je z istotnym naruszeniem wymogów wynikających z ustawy.

Wśród głównych kar przewidzianych przez ustawę znajdują się:

• Grzywna - wysokość grzywny nie jest ściśle określona, ale może sięgnąć nawet 45 000 złotych. W skrajnych przypadkach w myśl przepisów Kodeksu Karnego, grzywna może wynieść ponad milion złotych.
• Kara ograniczenia wolności - jest to kara stosowana w przypadku poważniejszych naruszeń, takich jak świadome działania odwetowe wobec sygnalistów.
• Kara pozbawienia wolności do lat 3 - przewidziana w przypadkach, gdy prawo jest łamane świadomie i nagminnie a działania odwetowe względem sygnalisty są uporczywe i powtarzające się.

Zewnętrzne systemy do zarządzania zgłoszeniami oferują firmom i instytucjom wygodne rozwiązania w zakresie obsługi zgłoszeń sygnalistów. Takie platformy pozwalają na efektywne i bezpieczne zbieranie, analizowanie oraz zarządzanie zgłoszeniami o naruszeniach prawa czy zasad etyki. Dzięki wykorzystaniu zewnętrznych systemów organizacje mogą łatwo dostosować się do wymogów prawnych, takich jak nowa Ustawa o ochronie sygnalistów, zapewniając jednocześnie anonimowość i ochronę dla osób zgłaszających nieprawidłowości.

Nowa ustawa o ochronie sygnalistów wprowadza zatem istotne zmiany w polskim systemie prawnym, nakładając na pracodawców nowe obowiązki. Pracodawcy zarówno z sektora prywatnego, jak i publicznego, zatrudniający co najmniej 50 pracowników, muszą do 25 września 2024 roku wdrożyć odpowiednie procedury zgłaszania nieprawidłowości i ochrony sygnalistów. Niewdrożenie przepisów może wiązać się z poważnymi konsekwencjami finansowymi i prawnymi. Dla pracodawców najważniejsza jest zmiana podejścia, że wdrożenie tych procedur nie tylko chroni sygnalistów, ale także przyczynia się do budowania transparentnej i etycznej kultury organizacyjnej, co w dłuższej perspektywie może przynieść korzyści całej firmie.