Pięć najważniejszych rzeczy, które musisz wiedzieć o e-fakturze

- Digitalizacja obiegu dokumentacji w firmie daje dużo korzyści. Zarówno tych wymiernych, jak oszczędność pieniędzy i czasu pracowników, jak i niewymiernych, jak np. poprawa wizerunku - mówi Jacek Wysocki z Krajowej Izby Rozliczeniowej S.A., który odpowiada za rozwój produktów przeznaczonych do zarządzania elektroniczną dokumentacją firm. - Na rynku dostępnych jest wiele rozwiązań, które nie tylko ułatwiają wystawianie e-faktur i umożliwiają podpisywanie ich podpisem elektronicznym, lecz także pozwalają na bezpieczną archiwizację ważnych dla firmy dokumentów w formie cyfrowej - dodaje J. Wysocki.

Eksperci firmy Billentis w raporcie "E-Invoicing / E-Billing 2012" przewidują, że w Europie roku 2017 faktury elektroniczne będą stanowiły nawet połowę dokumentów będących w obiegu. Warto więc przeanalizować listę korzyści wynikających z wprowadzenia tego rozwiązania i kosztów w przypadku pozostania przy papierowych fakturach.

Rezygnacja z faktur papierowych na rzecz faktur elektronicznych to dla przedsiębiorstwa przede wszystkim ograniczenie wydatków jakie firma ponosi wystawiając i wysyłając tradycyjne dokumenty sprzedaży. To oszczędność materiałów biurowych, takich jak papier, tonery do drukarek czy koperty oraz zminimalizowanie kosztów związanych z przechowywaniem dokumentów. E-faktur nie trzeba drukować ani wysyłać listem poleconym, a ich archiwizacja jest mniej kosztowna niż w przypadku faktur papierowych. Z raportu "E-faktura w Polsce" wynika, że firma, która co miesiąc wysyła 1 000 e-faktur może zaoszczędzić nawet do 2 tys. zł. Wniosek jest prosty - im więcej faktur miesięcznie wystawia dane przedsiębiorstwo, tym większe ma oszczędności.

Jak wynika z raportu firmy mailPro "Plany polskich przedsiębiorstw dotyczących przejścia na e-faktury" , ponad połowa przedsiębiorców w Polsce uważa, że jedną z głównych korzyści wdrożenia e-faktur jest skrócenie czasu dostarczenia dokumentu do odbiorcy. W przypadku faktury papierowej, od chwili jej wystawienia do opłacenia mija średnio od 19 do 40 dni, z czego co najmniej 10 dni zabiera doręczenie dokumentu. W przypadku e-faktury proces dostarczenia dokumentu może się skrócić nawet do kilku sekund.

Szybkie dostarczanie e-dokumentów do odbiorcy eliminuje ryzyko ich przeterminowania i tworzenia się zatorów płatniczych. - W czasach spowolnienia gospodarczego, płynność finansowa partnerów biznesowych jest dla wielu przedsiębiorców na wagę złota - mówi Marcin Ledworowski, Wiceprezes BIG InfoMonitor, które prowadzi Rejestr Dłużników BIG - Terminowe regulowanie należności przez kontrahentów to łatwiejsze planowanie wydatków, większa wiarygodność finansowa firmy, a co za tym idzie - lepsze możliwości rozwoju biznesu - dodaje M. Ledworowski.

Coraz większa liczba przedsiębiorców zdaje sobie sprawę, że przejście na e-fakturę to więcej niż oszczędności związane z wystawianiem i dystrybucją papierowych faktur oraz poprawa płynności finansowej. To także uproszczenie procesów związanych z przetwarzaniem elektronicznych dokumentów, a tym samym zwiększenie efektywności całej firmy. Wszystkie te elementy składają się na optymalizację procesów biznesowych przedsiębiorstwa.

- Dzięki wprowadzeniu elektronicznego obiegu dokumentów w firmie, pracownicy nie muszą stać na poczcie aby wysłać fakturę, czy wyszukiwać odpowiedniego dokumentu w dziesiątkach segregatorów - mówi J. Wysocki - Nowoczesne programy do zarządzania e-fakturami pozwalają wykonać te czynności za jednym kliknięciem, a pracownicy mogą zostać oddelegowani do nowych zadań. Zwiększa się ich motywacja i chęć do pracy, a to pozytywnie wpływa na funkcjonowanie całej firmy - dodaje J. Wysocki.

Jedną z tendencji w nowoczesnym biznesie jest korzystanie z rozwiązań przyjaznych środowisku. Takie działania nie skutkują jedynie popularyzacją pro-ekologicznych inicjatyw, ale również umacniają pozytywny wizerunek firmy, a w rezultacie wpływają na jej biznesową wartość. Elektroniczne faktury doskonale wpisują się w ten trend - przynoszą wymierne korzyści dla środowiska i dla przedsiębiorców.

Każdego roku w Polsce wystawianych jest około 1,5 mld faktur, do produkcji których trzeba wyciąć 255 tysięcy drzew, czyli 127,5 hektara lasu. Jak policzył PKPP Lewiatan, do ich wytworzenia potrzeba tyle energii, ile rocznie zużywa 60 tysięcy gospodarstw domowych, trzy razy więcej wody niż kupujemy rocznie w butelkach, a do atmosfery przedostaje się dziesięć razy więcej dwutlenku węgla niż w przypadku wystawienia e-faktury . Warto mieć zatem na uwadze, że wystawiając elektroniczne dokumenty chronimy środowisko naturalne i oszczędzamy jego zasoby.

Wśród najczęściej wymienianych powodów, dla których przedsiębiorcy odkładają decyzję o wprowadzeniu elektronicznego obiegu faktur, jest niedostateczna wiedza na temat aspektów prawnych . Tę sytuację mają zmienić nowe przepisy, które weszły w życie w styczniu 2013 roku. Na ich podstawie wystawianie, dostarczanie i przechowywanie e-faktur stało się łatwiejsze. Przede wszystkim jednak elektroniczne dokumenty sprzedaży w świetle prawa stały się równoważne fakturom papierowym.

Jedną z ważniejszych zmian jakie niosą nowe przepisy jest wprowadzenie zgody domniemanej na otrzymywanie elektronicznych faktur. Oznacza to, że aprobata dla odbierania faktur w postaci elektronicznej wyrażona w czasie rozmowy, czy nawet samo opłacenie e-faktury, będzie tak samo wiążące, jak praktykowane do tej pory papierowe deklaracje. Przedsiębiorcy mają również większą swobodę co do sposobu zapewnienia wymaganej prawnie autentyczności pochodzenia i integralności elektronicznych faktur.

- Nadal jednak najbezpieczniejszym sposobem zapewnienia e-fakturze mocy prawnej jest zaszyfrowanie jej przy pomocy bezpiecznego podpisu elektronicznego. Taką możliwość oferują nowoczesne systemy do wystawiania i zarządzania e-fakturami, jak chociażby udostępniony przez KIR S.A. system invooclip - mówi J. Wysocki. - Nasza usługa umożliwia wystawcom faktur bezpieczne i zgodne z wymogami prawa przesyłanie ich do odbiorców, przechowywanie przez czas określony ustawowo oraz udostępnianie na żądanie organów podatkowych - podsumowuje J. Wysocki.