Składki za pracownika za granicą

Z tym że pracownicy zatrudnieni w Polsce, lecz oddelegowani do pracy za granicą, otrzymują najczęściej wynagrodzenie w walutach obcych. Wówczas pracodawca powinien przeliczyć je na złotówki. Musi też pamiętać, aby z podstawy wymiaru składek ZUS wyłączyć przysługujące pracownikowi diety.

Walutę przelicz na złotówki

Podlegające oskładkowaniu przychody pracownika, osiągane w walutach obcych, przelicza się na złote w sposób przyjęty w przepisach o podatku dochodowym od osób fizycznych. W jaki sposób dokonać takiego przeliczenia - określa art. 11 ust. 3 i 4 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 ze zm.). Zgodnie z tym przepisem przychody w walutach obcych przelicza się na złote według kursów z dnia otrzymania lub postawienia do dyspozycji podatnika (pracownika), ogłaszanych przez bank, z którego usług korzystał podatnik i mających zastosowanie przy kupnie walut.

Jeżeli natomiast podatnik nie korzysta z usług banku - wówczas przychody przelicza się na złote według kursu średniego walut obcych z dnia uzyskania przychodów, ogłaszanego przez NBP. W taki sam sposób należy dokonać przeliczenia w przypadku, gdy bank, z którego usług korzysta podatnik, stosuje różne kursy walut obcych i nie jest możliwe dostosowanie kursu do przeliczenia na złote przychodu uzyskanego przez podatnika.

Wyłącz diety z podstawy

W podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne nie uwzględnia się:

-wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,

- zasiłków i świadczeń rehabilitacyjnych z ubezpieczeń chorobowego i wypadkowego oraz-

- przychodów wyłączonych z oskładkowania na podstawie przepisów rozporządzenia wydanego w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (tzw. rozporządzenia składkowego).

W przypadku pracowników zatrudnionych za granicą u polskich pracodawców, podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne tych osób nie stanowi część ich wynagrodzenia w wysokości równowartości diety przysługującej z tytułu ?zagranicznych? podróży służbowych, za każdy dzień pobytu. Zwolnienie ze składek wynika z § 2 ust. 1 pkt 16 rozporządzenia składkowego.

Wysokość tej diety została określona w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w sferze budżetowej. Należy jednak pamiętać, że tak ustalony przychód pracowników delegowanych nie może być niższy od kwoty przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej. W 2007 r. nie może on być zatem niższy niż 2.616 zł. Kwota ta stanowi zatem minimalną podstawę wymiaru składek dla tej grupy pracowników (patrz: przykład 1).

Zwracamy uwagę, że diety, o których mowa, podlegają odliczeniu od przychodu niezależnie od tego czy pracownicy oddelegowani do pracy za granicą otrzymują z tego tytułu diety, czy nie. A trzeba zaznaczyć, że przysługują one takim pracownikom za łączny okres ich pobytu za granicą, który obejmuje zarówno dni ich pracy, jak i dni wolne od pracy (np. sobotę i niedzielę).

Kiedy podstawa niższa od minimalnej?

Może się zdarzyć, że podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracownika wysłanego będzie niższa od ww. kwoty przeciętnego wynagrodzenia. Z tym że może to nastąpić w ściśle określonych przypadkach. Podstawa ta może być bowiem niższa tylko wtedy, gdy:

- przez część miesiąca pracownik przebywał na zwolnieniu lekarskim lub urlopie bezpłatnym albo

-podjął lub zakończył pracę w trakcie miesiąca.

Wówczas podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne ulega proporcjonalnemu pomniejszeniu, zgodnie z zasadą określoną w art. 18 ust. 9 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (patrz: przykład 2). Według tego przepisu, podstawę tę dzieli się przez liczbę dni kalendarzowych danego miesiąca i mnoży przez liczbę dni podlegania ubezpieczeniom.

Tak ustalona kwota podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne stanowi również podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne, oczywiście po pomniejszeniu o składki społeczne finansowane przez pracownika.

Przykład 1

Pracodawca oddelegował zatrudnionego pracownika do pracy w Niemczech od 1 marca 2007 r. W marcu br. pracownik przepracował za granicą cały miesiąc. Wynagrodzenie tej osoby za marzec 2007 r. wyniosło 1.750 euro. Ustalając dla tego pracownika podstawę wymiaru składek ubezpieczeniowych, pracodawca w pierwszej kolejności odjął od kwoty tego wynagrodzenia diety za każdy dzień pobytu w Niemczech. Dieta za dzień pobytu w Niemczech wynosi 42 euro. W związku z tym od wynagrodzenia pracownika pracodawca odjął kwotę 1.302 euro (tj. 42 euro × 31 dni). Wobec tego jego oskładkowane wynagrodzenie wyniosło 448 euro (tj. 1.750 euro - 1.302 euro). Pracownik nie korzysta z usług banku. Wypłata wynagrodzenia nastąpiła 31 marca 2007 r. Zakładamy, że średni kurs euro NBP na ten dzień wynosił 3,86 zł (w przykładzie przyjęto kurs hipotetyczny). Po przeliczeniu na złote, np. według kursu 1 euro = 3,86 zł dało to kwotę 1.729,28 zł (tj. 448 euro × 3,86 zł).

Z obliczeń wynika, że otrzymana kwota podlegająca oskładkowaniu jest niższa od kwoty przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia obowiązującego w br. Dlatego w tym przypadku podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne tego pracownika za marzec 2007 r. stanowiła więc kwota 2.616 zł. Tę samą kwotę - po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne finansowanych przez pracownika - pracodawca przyjął również do podstawy wymiaru składki zdrowotnej.

Przykład 2

Zakład pracy oddelegował zatrudnionego pracownika do pracy w Niemczech od 16 kwietnia br. W kwietniu przepracował on za granicą 15 dni i uzyskał wynagrodzenie w kwocie 870 euro. Po odjęciu diet za każdy dzień pobytu wynagrodzenie podlegające oskładkowaniu wyniosło więc 240 euro (42 euro × 15 dni = 630 euro; 870 euro - 630 euro = 240 euro). Po przeliczeniu na złote, np. po kursie 1 euro = 3,86 zł, dało to kwotę 926,40 zł (240 euro × 3,86 zł).

W tym przypadku należy sprawdzić czy wynagrodzenie to nie jest niższe od kwoty przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia, zmniejszonej proporcjonalnie do ilości dni, w których pracownik wykonywał pracę w Niemczech, tj.:

2.616 zł : 30 (liczba dni kwietnia) × 15 (liczba dni pracy za granicą w kwietniu) = 1.308 zł. Kwota tego wynagrodzenia jest wyższa od wynagrodzenia podlegającego oskładkowaniu osiągniętego przez pracownika (tj. 1.308 zł > 926,40 zł). Dlatego w tym przypadku do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne za kwiecień br. pracodawca przyjął kwotę 1.308 zł. Kwota ta - po odjęciu składek społecznych finansowanych ze środków pracownika - stanowiła również podstawę do naliczenia składki zdrowotnej.

Podstawa prawna:

ustawa z dnia 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2007 r. nr 11, poz. 74 ze zm.), rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18.12.1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy? (Dz. U. nr 161, poz. 1106 ze zm.).

autor: Dorota Wyderska