ABC noty korygującej

Dokumentami korygującymi wystawianymi przez podatników VAT są:

* faktury korygujące - sporządzane przez sprzedawcę (poza przypadkiem określonym w § 10 rozporządzenia w sprawie faktur - sporządzane przez nabywcę) oraz

* noty korygujące, które wystawiane są przez nabywcę.

Kiedy wystawia się notę korygującą?

Noty korygujące wystawiane są w przypadku, gdy w fakturze pierwotnej wystąpiła pomyłka wiążąca się w szczególności z określeniem danych sprzedawcy lub nabywcy albo oznaczeniem towaru czy usługi (§ 18 ww. rozporządzenia). Notą korygującą nie można korygować pomyłek w pozycjach faktury określonych w § 9 ust. 1 pkt 5-12 ww. rozporządzenia, które dotyczą m.in. jednostek miary, ilości, wartości towarów, stosowanej stawki podatku. Jest to dokument wystawiany nie przez dostawcę towaru czy wykonawcę usługi, ale przez nabywcę. Ponadto nota korygująca wystawiona zgodnie z regułami określonymi w rozporządzeniu ma status faktury, a elementy jakie ma zawierać wymieniono w § 18 ust. 3 rozporządzenia.

Notę korygującą dostarcza się wystawcy faktury pierwotnej wraz z jej kopią. Jeżeli akceptuje on treść noty, to powinien ją potwierdzić. Dokonać tego może również osoba uprawniona do wystawiania faktur. Potwierdzona kopia trafia do nabywcy.

Jak wynika z powyższego, w sytuacji gdy pomyłka polega np. na wpisaniu błędnej stawki VAT lub jakiejkolwiek liczbowej pozycji faktury, dla dokonania korekty niezbędne jest wystawienie faktury korygującej. Obowiązek ten spoczywa zasadniczo na sprzedawcy, a więc na wystawcy faktury pierwotnej.

Czy notą korygującą można zmienić całkowicie dane nabywcy?

Wydaje się, że poprawienie takiego błędu (całkowita zmiana danych nabywcy) przez samego nabywcę, w drodze wystawienia noty korygującej byłoby najprostszym rozwiązaniem. Przepisy bowiem dopuszczają poprawianie pomyłek dotyczących jakiejkolwiek informacji wiążącej się zwłaszcza ze sprzedawcą lub nabywcą.

Problem ten występował już pod rządami starej ustawy o VAT. W wyroku z dnia 27 października 1999 r., sygn. akt III SA 7685/98, NSA stwierdził, że zwrot ?jakakolwiek informacja wiążąca się z nabywcą?, użyty w § 45 ust. 1 rozporządzenia z dnia 21 grudnia 1995 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o VAT (chodzi tu o starą ustawę o VAT), oznacza możliwość korygowania pomyłek w sposobie określenia nabywcy, np.: błąd w nazwie, adresie lub numerze identyfikacyjnym itp., ale mogą być prostowane w tym trybie pomyłki dotyczące tego konkretnego podatnika. Nie można natomiast w drodze wystawienia noty korygującej zmienić podmiotu umowy sprzedaży z jednego istniejącego realnie na drugi mający również swój byt cywilnoprawny i podatkowy. Takie stanowisko zajmują także i obecnie organy podatkowe. Na przykład Naczelnik Urzędu Skarbowego w Sosnowcu w postanowieniu z dnia 16 kwietnia 2007 r., nr PP IV/443-5/07 uznał, że nie można w drodze wystawienia noty całkowicie zmienić danych nabywcy towaru. W takim przypadku nabywca nie ma możliwości wystawienia noty korygującej. Obowiązek skorygowania ciąży po stronie sprzedawcy.

Wpływ noty korygującej na rozliczenie VAT

Pomyłki, które można poprawić poprzez wystawienie noty korygującej, to te, które zasadniczo nie mają wpływu na rozliczenie podatku VAT.

W praktyce podatnicy mają jednak problem czy w przypadku wystawienia noty korygującej z odliczeniem VAT (z faktury) muszą czekać na jej potwierdzenie przez otrzymującego tę notę.

Z przepisów dotyczących not korygujących (§ 18 rozporządzenia w sprawie m.in. wystawiania faktur) nie wynika, aby brak tego potwierdzenia uniemożliwiał dokonanie obniżenia kwoty podatku należnego o kwoty podatku naliczonego. Tym bardziej, że przepisy te nie zawierają zapisów analogicznych jak w przypadku faktur korygujących, w stosunku do których takie potwierdzenie zasadniczo jest wymagane, jak również nie odsyłają do tych przepisów.

Jednak mogą zdarzyć się takie sytuacje, kiedy wystawienie noty korygującej oraz otrzymanie jej potwierdzenia jest konieczne, aby podatnik mógł skorzystać z prawa do odliczenia podatku VAT z faktury. Wystąpi to np. w przypadku, gdy dane dotyczące nabywcy towaru czy usługi są na tyle nieprecyzyjne, że mogą dać podstawę do postawienia zarzutu, że faktura pierwotna nie dotyczy danego podatnika.

Czy podmiot niebędący VAT-owcem może wystawić notę korygującą?

Jak wspomniano wyżej, nabywcy towarów i usług zostali upoważnieni do wystawiania not korygujących. Z przepisu § 18 rozporządzenia nie wynika żadne zastrzeżenie co do statusu nabywcy. Dlatego też można by stwierdzić, że przepisy tego rozporządzenia nie wykluczają możliwości wystawienia noty korygującej przez podmiot niebędący podatnikiem VAT, a nawet przez osobę nieprowadzącą działalności gospodarczej. Gdyby zamierzano wprowadzić ograniczenie, zgodnie z którym prawo do wystawiania not korygujących miałyby tylko podmioty będące podatnikami VAT, to z pewnością pojawiłoby się ono w przepisach rozporządzenia.

Jednak można również spotkać się ze stanowiskiem, że z uwagi na to, iż nota korygująca ma status faktury VAT, to tylko podatnicy VAT mogą wystawiać ten dokument. Takie stanowisko zaprezentował Naczelnik Urzędu Skarbowego w Zgierzu w postanowieniu z dnia 16 kwietnia 2007 r., nr III/443-16/07. Stwierdził w nim, że podmiotem, któremu ustawodawca przyznał prawo wystawienia noty korygującej jest nabywca towaru lub usługi, który prowadzi działalność gospodarczą w rozumieniu art. 15 ustawy o VAT (Dz. U z 2004 r. nr 54, poz. 535 ze zm.). Uzasadniając swoje stanowisko podkreślił, że nota korygująca jest rodzajem faktury. Natomiast stosownie do przepisów ustawy o VAT podmiotem uprawnionym (zobowiązanym) do wystawienia faktury jest podatnik podatku VAT, określony w art. 15 ustawy o VAT, czyli prowadzący działalność gospodarczą . Aleksandra Węgielska