Autem firmowym na narty
Korzystanie z samochodu firmowego po godzinach pracy to szczególnie delikatna kwestia w zarządzaniu flotą samochodową. Jeszcze bardziej newralgiczne jest użytkowanie auta służbowego w trakcie zimowego urlopu. Czy możliwy jest wyjazd firmowym samochodem na narty w góry?
Jedną z najistotniejszych decyzji, jakie firma musi podjąć w kwestii zasad użytkowania swojej floty, jest ustalenie, czy auta firmowe mogą być użytkowane prywatnie, w jakim zakresie i przez których pracowników. Zezwalając na korzystanie z auta poza czasem pracy, firma musi się liczyć z częściową utratą kontroli nad swoimi pojazdami oraz wyższymi kosztami obsługi floty.
Korzystanie z samochodu w trakcie zimowego urlopu jest jeszcze większym problemem, ponieważ liczba przejechanych kilometrów jest zazwyczaj dość znaczna. Trzeba się liczyć z większymi przebiegami, które skutkują dodatkowymi wydatkami na paliwo, przeglądy, naprawy i opony. Należy również wziąć pod uwagę ryzyko szkód komunikacyjnych, które w okresie zimowym, przy niesprzyjających warunkach drogowych znacznie wzrasta.
Na ile prywatnie, na ile służbowo?
Problemem przy przekazaniu samochodów służbowych do użytku prywatnego jest szczegółowe ustalenie, w jakim zakresie mogą być one użytkowane po godzinach pracy. Firma może udostępnić je w pełnym zakresie, ale może również ograniczyć ich użytkowanie. Ograniczenia mogą dotyczyć akceptowanych przez firmę kosztów oraz państw na terenie, których można użytkować pojazd (np. często stosowaną praktyką jest udostępnianie samochodu na urlop w kraju, ale nie na wyjazdy zagraniczne).
Udostępniając pracownikom firmowe pojazdy po godzinach można zaznaczyć, że firmowej karty paliwowej nie można używać do tankowania w celach prywatnych. Skutecznym rozwiązaniem jest wprowadzenie cezury czasowej, która określa np., że nie wolno korzystać z karty paliwowej od piątku od godziny 18.00, do godziny rozpoczęcia pracy w poniedziałek lub w trakcie urlopu. Praktyką jest również zezwalanie na korzystanie z auta na terenie Polski, a w przypadku wyjazdu za granicę, konieczność uzyskania zgody przełożonego.
Wszystko zależy jednak od pozycji zajmowanej przez danego pracownika i od polityki flotowej firmy - zauważa Tomasz Matujewicz, Kierownik Działu Rozwoju LeasePlan Fleet Management (Polska). - Są bowiem firmy, w których samochód służbowy jest traktowany nie tylko jako narzędzie pracy, ale i jako dodatkowy benefit dla pracownika. To, w jakim zakresie auto będzie narzędziem, a w jakim będzie dla pracownika również bonusem, zależy od polityki kadrowej firmy oraz pozycji pracownika w hierarchii zawodowej w danej firmie. Pracownicy wyższego szczebla zazwyczaj mają udostępnione auta służbowe bez większych ograniczeń, a np. przedstawiciele handlowi są zobowiązani do pokrywania w trakcie wakacji kosztów paliwa oraz materiałów eksploatacyjnych takich jak np. płyn do spryskiwaczy.
Wyjazd za granicę
Wyjazd zagraniczny służbowym autem, pociąga za sobą konieczność uzyskania przez pracownika zgody właściciela pojazdu. W przypadku floty własnej musi być ona wydana przez upoważnioną do tego osobę w firmie, natomiast jeśli samochody firmowe są leasingowane, to zgoda taka powinna pochodzić od leasingodawcy.Upoważnienie to powinno być wystawione na konkretnego pracownika i zawierać przynajmniej jego imię i nazwisko oraz numer paszportu lub dowodu osobistego. Dokument należy przygotować w języku polskim i angielskim. Warto jednak wiedzieć, że są kraje, które wymagają dodatkowo notarialnego poświadczenia upoważnienia oraz jego tłumaczenia przysięgłego. Jest to np. Białoruś i Ukraina. W trakcie zagranicznego urlopu nie wolno zapomnieć też o tzw. Zielonej Karcie, czyli ubezpieczeniu odpowiedzialności cywilnej posiadaczy pojazdów mechanicznych w ruchu zagranicznym. Po przystąpieniu Polski do Unii Europejskiej Polacy nie muszą się już legitymować Zieloną Karta w wielu krajach.
Odpowiedzialność finansowa pracownika
Pracownik korzystający ze służbowego samochodu powinien mieć świadomość, że pracodawca może go obciążyć z tytułu uszkodzeń powstałych z winy kierowcy. Musi to być jednak uregulowane w polityce flotowej firmy i umowie o pracę. Firmy często obciążają pracowników kosztami z dwóch podstawowych obszarów. Jednym z nich są wydatki nie pokrywane przez ubezpieczyciela. Bardzo ważne jest jednak zaznaczenie takiej możliwości w polityce flotowej firmy oraz umowie o pracę.
