Co to jest ewidencja wyposażenia?
Osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, które zobowiązane są do prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów muszą liczyć się z koniecznością prowadzenia ewidencji wyposażenia. Podatnicy powinni wiedzieć jakie elementy wyposażenia powinny zostać w niej uwzględnione, a także zawarcie jakich danych jest konieczne.
Podatnicy uprawnieni do prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów muszą liczyć się z koniecznością prowadzenia ewidencji wyposażenia. Dla wyjaśnienia, pod pojęciem wyposażenia rozumie się rzeczowe składniki majątku, które zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym, nie zaliczają się do środków trwałych. Taka sytuacja może być spowodowana zbyt niską wartością początkową, jak również krótki przewidywany okres użytkowania - do 1 roku.
Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, w ewidencji wyposażenia ujmuje się składniki majątkowe, których wartość początkowa przekracza 1500zł. Należy podkreślić, że składniki majątkowe o niższej wartości początkowej także mogą być traktowane jako wyposażenie, jednakże nie ujmuje się ich w ewidencji.
Przepisy wymienionego wyżej rozporządzenia Ministra Finansów wskazują na minimum informacyjne konieczne do zawarcia składników majątku w ewidencji wyposażenia. Podatnik przede wszystkim musi określić:
- numer kolejny wpisu w ewidencji, a także
- datę nabycia danego składnika majątkowego,
- numer faktury lub rachunku, stanowiących dowód nabycia danego składnika,
- nazwę wyposażenia oraz
- jego cenę zakupu lub koszt wytworzenia.
Podatnik prowadzący ewidencję wyposażenia zobowiązany jest również do podania, numeru pozycji, pod którą wpisano w księdze koszt związany z nabyciem danego elementu wyposażenia. Ponadto w momencie likwidacji ewidencjonowanego składnika wyposażenia, należy zawrzeć zapis, określający datę likwidacji oraz przyczynę likwidacji środka. Należy tutaj podkreślić, iż pod pojęciem likwidacji rozumie się także sprzedaż lub darowiznę wyposażenia.
Podatnicy zobowiązani są do zaewidencjonowania składników wyposażenia najpóźniej w miesiącu, w którym nastąpiło przekazanie środków do użytkowania. Przykładowo, podatnik zakupił komputer, który został przekazany do użytkowania 5 lipca 2011 roku. Zgodnie z powyższą zasadą, składnik ten powinien zostać zaewidencjonowany najpóźniej w dniu 31 lipca 2011 roku.
Niestety przepisy prawa nie przewidują prowadzenia ewidencji wyposażenia tylko i wyłącznie w formie elektronicznej. Wymagana jest materialna postać spisu. Jednakże, zgodnie z praktyką gospodarczą, dopuszczalne jest drukowanie zestawienia ewidencji składników wyposażenia, prowadzonej równolegle w formie elektronicznej, w każdym miesiącu, w którym nastąpiła jakakolwiek zmiana. Ma to na celu comiesięczną aktualizację danych zawartych w ewidencji wyposażenia w formie papierowej na koniec każdego miesiąca.
Adam Bujalski, księgowy Tax Care
