Co zrobić z tymi papierkami?

Zgodnie z brzmieniem art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy, każdy pracodawca ma obowiązek prowadzić dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników. Ponadto w myśl art. 94 pkt 9b K.p., pracodawca jest zobowiązany przechowywać ww. dokumentację w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika, ustawodawca określił precyzyjnie zakres dokumentów osobowych pracownika.

Należy zauważyć, iż obowiązek przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej jest czasowo zróżnicowany, w zależności od rodzaju dokumentów podlegających przechowaniu. Zgodnie z art. 51u ust. 1 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, w przypadku postawienia pracodawcy w stan likwidacji lub ogłoszenia jego upadłości, pracodawca jest zobligowany zapewnić odpowiednią archiwizację dokumentacji pracowniczej. Z wykładni ww. artykułu wynika, iż czas przechowywania dokumentacji wynosi 50 lat. Przy czym trzeba mieć na uwadze, iż dla dokumentacji osobowej termin ten jest liczony od dnia zakończenia pracy u danego pracodawcy, zaś dla dokumentacji płacowej od dnia jej wytworzenia.

Ponadto na podstawie art. 36 ust. 8 oraz art. 47 ust. 3c ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, w przypadku przekazywania do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych w postaci dokumentu elektronicznego, zgłoszenie w postaci dokumentu pisemnego z własnoręcznym podpisem osoby zgłaszanej, płatnik (pracodawca) przechowuje przez okres 5 lat. Kopie deklaracji rozliczeniowych i imiennych raportów miesięcznych oraz dokumentów korygujących te dokumenty, płatnik składek zobowiązany jest przechowywać zaś przez okres 10 lat od dnia ich przekazania do wskazanej przez Zakład jednostki organizacyjnej Zakładu, w formie dokumentu pisemnego lub elektronicznego.

Na pracodawcy jako płatniku składek ciąży także obowiązek przechowywania m.in. przelewów potwierdzających opłacanie składek na ubezpieczenie społeczne. Zgodnie bowiem z art. 74 ust. 2 pkt 8 ustawy o rachunkowości, pozostałe dowody księgowe i dokumenty są przechowywane przez okres 5 lat.

Również art. 125a ust. 4 ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, stanowi, iż płatnik składek jest zobowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika.

Zakład Ubezpieczeń Społecznych zaleca, aby płatnicy przechowywali dowody opłacania składek oraz kopie dokumentów ubezpieczeniowych przez 50 lat. Na rynku działają podmioty profesjonalne świadczące usługi związane z przechowywaniem dokumentacji. Jednakże działalność gospodarcza w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania jest działalnością regulowaną. Może być ona wykonywana tylko przez przedsiębiorcę, który uzyskał stosowny wpis do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych.

W przypadku stwierdzenia przez sąd rejestrowy, na wniosek pracodawcy podlegającego wpisowi do Krajowego Rejestru Sądowego lub do ewidencji działalności gospodarczej, niemożności zapewnienia środków na koszty dalszego przechowywania, dokumentację przejmuje Archiwum Państwowe, utworzone w tym celu przez ministra właściwego do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego. Dokumentacja przekazywana przez pracodawcę do dalszego przechowywania powinna być przed przekazaniem uporządkowana.

Agnieszka Roguska-Kikoła

aplikantka radcowska Kancelaria Prawnicza PATRIMONIUM

Podstawa prawna:

1. Ustawa z dn. 26.06.1974 r. Kodeks pracy - tekst jedn. Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.
2. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dn. 28.05.1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika - Dz.U. z 1996 r. Nr 62, poz. 286.
3. Ustawa z dn. 14.07.1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach - tekst jedn. Dz.U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673.
4. Ustawa z dn. 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych - tekst jedn. Dz.U. z 2007 r. Nr 11, poz. 74 z poźn. zm.
5. Ustawa z dn. 29.09.1994 r. o rachunkowości - Dz.U z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 z późn. zm.
6. Ustawa z dn. 17.12.1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych - tekst jedn. Dz.U. z 2009 r. Nr 153, poz. 1227 z późn. zm.