E-learning na odległość

Jak tego dokonać? Wystarczy posiadać odpowiednią platformę szkoleniową (oprogramowanie) oraz przygotować treść szkolenia. Następnie trzeba przekonać pracowników, aby poświęcili wolne chwile na naukę, którą zakończą zdanym testem.

Platforma szkoleniowa to inaczej system zarządzania szkoleniami - LMS (Learning Management System). Platformy dostarczają światowi potentaci jak SAP i Oracle, jednak ich narzędzia nie są popularne, ze względu na dużą liczbę modułów, a tym samym wysoki koszt inwestycji.

Z największych polskich dostawców platform e-learningowych można wymienić spółki: 4system, MyNetwork Polska, K2lider i Pyton Management. Ostatnia z wymienionych firm dostarcza "kombajn" do zarządzania wiedzą w organizacji, którego jednym z 5 systemów jest właśnie platforma szkoleniowa.

Koszt zakupu platformy szkoleniowej jest dość wysoki, może wynieść - w zależności od tego, jak zaawansowane będzie to oprogramowanie - od 30 do nawet 300 tys. zł. Dostawcy platform znaleźli jednak sposób, aby narzędzie to było dostępne dla mniej zamożnych organizacji.

- Są dwa modele. Pierwszy, tradycyjny, to zakup platformy - jest korzystny dla organizacji, która chce sukcesywnie poszerzać wiedzę pracowników. Drugi model to ASP (ang.: Application Service Provider), czyli dzierżawa platformy. Będzie to rozsądny wariant dla firm, które zamierzają przeprowadzać szkolenia sporadycznie. Koszt miesięcznej dzierżawy zależy od tego, ilu pracowników firma zamierza przeszkolić - tłumaczy Bartosz Kilian, kierownik ds. zarządzania wiedzą w firmie Pyton Management.

Po nabyciu platformy należy przygotować tzw. content, czyli szkolenie. Treść może być tworzona samodzielnie. Niektóre platformy posiadają aplikacje do tworzenia szkoleń, przy zastosowaniu innych należy kupić dodatkowe oprogramowanie. Content może być też zamówiony u dostawcy platformy lub u profesjonalnego dostawcy szkoleń. Największy zasób szkoleń e-learningowych w Polsce posiada firma WiedzaNet, a jednym z większych dostawców e-learningu na świecie jest Skillsoft.

- Jeśli firma zdecyduje się na zakup oprogramowania do tworzenia treści, ważne jest, aby było zgodne ze standardem technologicznym platformy. Chodzi o to, by każdy content można było odtworzyć na wielu platformach. Narzędzia te są proste w obsłudze, przypominają pakiet MS Office. Niektóre aplikacje mają opcje pozwalające na import treści np. z prezentacji wykonanej w programie Power Point - opowiada Bartosz Kilian.

Z czego szkolić?

Szkolenia elektroniczne, inaczej nauczanie na odległość, można przeprowadzić z zakresu dowolnej wiedzy, przedmiotu, tematu. Przeważnie dzieli się je na miękkie i twarde. Twarde stosowane są m.in. przez firmy IT czy organizacje, które wdrażają systemy informatyczne. Należą do nich szkolenia aplikacyjne (obsługa oprogramowania). Szkolenia miękkie, to np. zarządzanie czasem, prowadzenie negocjacji, telefoniczna obsługa klienta itp.

- Najczęściej przeprowadza się szkolenia twarde, obligatoryjne, np. szkolenia z zakresu BHP, bezpieczeństwa danych. W następnej kolejności firmy wybierają szkolenia z obsługi aplikacji (np. pakietu Microsoft Office), które często kończą się przyznaniem certyfikatu np. firm Microsoft czy Cisco. Zainteresowanie szkoleniami miękkimi rośnie, sięgają po nie firmy, które wcześniej skorzystały z podstawowych szkoleń twardych i zamierzają nadal podnosić wiedzę pracowników - mówi Marlena Plebańska, dyrektor ds. rozwoju e-learningu w Asseco Business Solutions (dawniej: Incenti), firmie, która jest dystrybutorem szkoleń Skillsoft.

Bartosz Kilian dodaje, że przedsiębiorstwa często szkolą pracowników drogą elektroniczną z zakresu nowo wprowadzanych produktów lub usług. Zwłaszcza nowo zatrudnionych pracowników. Rzadziej sięgają po szkolenia np. z ekonomii, marketingu, choć te są standardem w ofercie dostawców szkoleń.

- W przypadku firm produkcyjno-handlowych, gdy powstaje nowy produkt, osoba za niego odpowiedzialna (product manager) przygotowuje szczegółowe opisy produktu. Kiedy należy przeszkolić grupę handlowców pod kątem wiedzy na temat produktu i technik jego sprzedaży, materiały już przygotowane są bazą do stworzenia treści szkolenia. Po odbyciu szkolenia przez pracowników, ten sam menedżer jest zobligowany do sprawdzenia, czy handlowcy przyswoili naukę przeprowadzenia testów - tłumaczy Kilian.

Największą zaletą e-learningu, w porównaniu z tradycyjną formą szkoleń, jest zmniejszenie kosztów związanych z "logistyką" nauczania: pracownik może siedzieć przed komputerem i szkolić się w wolnym czasie, np. przez dwie godziny dziennie. W przypadku szkoleń z instruktorem, należałoby przewieźć pracowników do firmy szkoleniowej, poświęcić na to dodatkowy czas, zorganizować transport i wyżywienie.

- Koszt przeprowadzenia szkoleń e-learningowych zależy od liczby"ekranów" (pojedynczych stanowisk komputerowych). Warto zaznaczyć, że im więcej osób weźmie udział w szkoleniu, tym bardziej będzie ono opłacalne dla firmy kupującej szkolenia. Dostawcy e-learningu mogą bowiem zaoferować niższą cenę usługi na jedno stanowisko pracy, jeśli w szkoleniu weźmie udział znacząca grupa osób - mówi Marlena Plebańska.

Inną korzyścią z e-learningu jest powtarzalność szkoleń. Pracownik odbywający szkolenie elektroniczne może do niego wrócić i powtórzyć sesję, przypomnieć sobie potrzebne zagadnienia. Nie ma tej możliwości w przypadku szkoleń z trenerami, gdy muszą wystarczyć notatki.

e-kształcenie ustawiczne

Na razie zalety e-learningu wykorzystują przeważnie firmy sektora finansowego i telekomunikacyjnego (klientem Asseco Business Solutions jest np. Telekomunikacja Polska, która w ten sposób przeszkoliła 30 tys. osób) oraz zagraniczne korporacje.

Ta forma szkoleń ma zastosowanie wszędzie tam, gdzie działalność firmy wiąże się ze skomplikowanymi procesami biznesowymi i technologicznymi, gdzie liczy się nieustanne pogłębianie wiedzy. Nauczanie na odległość jest mało popularne, choć mogłoby znaleźć zastosowanie np. w sektorze energetycznym, którego zakłady są geograficznie rozproszone i e-learning pomógłby dotrzeć z wiedzą do wielu pracowników równocześnie.

- e-learning jest technologią znaną. Jednym z powodów nikłego stosowania tej metody szkoleń może być obawa przed dużą ilością informacji, jaką trzeba zarządzać, przygotowując treści szkoleń. Jest to czynność czasochłonna. Szkolenie wraz z upływem czasu należy dodatkowo aktualizować. To może być kłopotliwe dla osób odpowiedzialnych za szkolenia, czyli np. za działy HR czy menedżerów odpowiedzialnych za produkt lub usługę - zastanawia się Bartosz Kilian.

Zdaniem Marleny Plebańskiej, barierą w rozpowszechnieniu e-learningu jest strach. Ludzie, a zwłaszcza działy HR obawiają się, że szkolenie nie będzie efektywne, ponieważ pracownik nie będzie się starał przyswoić wiedzy. Aby przekonać dział HR do korzyści ze szkoleń, a pracowników do intensywnej nauki przed komputerem, należy przeprowadzić w firmie marketing wewnętrzny, pokazać zalety edukacji elektronicznej.

- Ponieważ firmy obawiają się pozostawić pracowników sam na sam z nową wiedzą, wprowadziliśmy do oferty dodatkowe, 4-stopniowe wsparcie mentorskie. I tak, jeśli uczestnicy szkolenia nie są biegli w danym przedmiocie, mogą skorzystać z tzw. help desk, czyli z pomocy specjalisty.

Drugi stopień wsparcia mentorów przydatny jest, gdy treść szkolenia okaże się niezrozumiała. Trzeci poziom to tzw. coaching - doskonalenie umiejętności już po szkoleniu przy udziale trenera. Ostatni poziom wsparcia to usługi osoby, która monitoruje ruch na platformie szkoleniowej, nadzoruje szkolonych pracowników - informuje Marlena Plebańska.

Wiele polskich firm nie decyduje się na sam e-learning, ale wybiera mieszany model szkoleń, tzw. blended learning, gdzie część szkoleń prowadzi trener w sposób tradycyjny, a pozostała część odbywa się drogą elektroniczną.

Dostawcy narzędzi do e-learningu widzą też inny trend - przedsiębiorstwa po przeprowadzeniu szkoleń elektronicznych sprawdzają poziom zdobytej wiedzy oraz analizują, jak ta wiedza przekłada się na wyniki, np. na wyniki sprzedaży każdego handlowca. Zresztą platformy e-learningowe zawierają coraz więcej narzędzi, które pozwalają zmierzyć efektywność szkoleń.

Adam Brzozowski