Ekwiwalent urlopowy przy nieobecności w pracy
Ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop wypoczynkowy wypłaca się w razie definitywnego rozwiązania stosunku pracy. Ustawodawca określił, według jakich zasad należy obliczać jego wysokość. Do okoliczności wpływających na to, z jakiego okresu jest przyjmowane wynagrodzenie do podstawy ekwiwalentu, należą różnego rodzaju absencje w pracy.
Ustalanie ekwiwalentu za urlop
Na mocy art. 171 § 1 K.p. pracownikowi przysługuje ekwiwalent za niewykorzystany w całości lub w części urlop wypoczynkowy, w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Zasady ustalania tego ekwiwalentu zostały wskazane w rozporządzeniu w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop. Wylicza się go stosując reguły obowiązujące przy obliczaniu wynagrodzenia urlopowego, z pewnymi zmianami.
Składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości (np. wynagrodzenie zasadnicze) uwzględnia się przy ustalaniu ekwiwalentu w wysokości należnej w miesiącu nabycia do niego prawa. Drugi rodzaj składników, czyli przysługujące za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc (tzw. zmienne miesięczne), wypłacone w okresie 3 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, przyjmuje się w średniej wysokości z tego okresu. Zalicza się do nich np. wynagrodzenie godzinowe, zmienne premie miesięczne, dodatki nocne czy dodatki za nadgodziny z przekroczeń dobowych. Natomiast składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy dłuższe niż 1 miesiąc wlicza się w średniej wysokości wypłaconej w okresie 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu. Dotyczy to takich składników wynagrodzenia, jak np. premie kwartalne czy roczne. Otrzymane kwoty przyjmowane są do obliczenia ekwiwalentu za urlop.
Przy ustalaniu wspomnianego ekwiwalentu należy stosować jeszcze dwie inne reguły. Jeżeli pracownik nie przepracował pełnego okresu 3 miesięcy (np. z powodu choroby lub innej absencji), wynagrodzenie faktycznie wypłacone mu w tym okresie dzieli się przez liczbę dni pracy, za które przysługiwało to wynagrodzenie, a otrzymany wynik mnoży się przez liczbę dni, jakie pracownik przepracowałby w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy. Jest to tzw. dopełnienie podstawy (§ 16 ust. 2 rozporządzenia).
Ponadto jeżeli przez cały okres przyjęty do podstawy wymiaru ekwiwalentu za urlop, poprzedzający miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu lub przez okres krótszy, lecz obejmujący pełny miesiąc kalendarzowy lub pełne miesiące kalendarzowe, pracownikowi nie przysługiwało wynagrodzenie zmienne - w podstawie uwzględnia się najbliższe miesiące, za które to wynagrodzenie przysługiwało. Dotyczy to miesięcznych lub dłuższych absencji chorobowych czy urlopów związanych z rodzicielstwem.
Metodyka obliczania ekwiwalentu
Ekwiwalent za niewykorzystany urlop oblicza się:
- dzieląc sumę miesięcznych wynagrodzeń ustalonych w podany wcześniej sposób przez współczynnik urlopowy, a następnie,
- dzieląc tak otrzymany ekwiwalent za jeden dzień urlopu przez liczbę odpowiadającą dobowej normie czasu pracy obowiązującej pracownika, a następnie,
- mnożąc tak otrzymany ekwiwalent za jedną godzinę urlopu przez liczbę godzin niewykorzystanego przez pracownika urlopu wypoczynkowego (§ 18 rozporządzenia).
Współczynnik służący do obliczenia ekwiwalentu za 1 dzień urlopu ustala się odrębnie w każdym roku kalendarzowym i stosuje przy obliczaniu ekwiwalentu, do którego pracownik nabył prawo w ciągu tego roku kalendarzowego. Ulega on proporcjonalnemu obniżeniu do wymiaru czasu pracy pracownika w przypadku, gdy jest on zatrudniony na część etatu.
|
Przykład Z pracownikiem pełnoetatowym zatrudnionym od kilku lat w firmie w podstawowej organizacji czasu pracy od poniedziałku do piątku, pracodawca z dniem 17 stycznia 2015 r. rozwiązał stosunek pracy. Pracownik był wynagradzany stawką godzinową oraz otrzymywał dodatki za pracę w porze nocnej i zmienną premię miesięczną. W okresie od 29 września do 31 grudnia 2014 r. pracownik był nieprzerwanie niezdolny do pracy z powodu choroby. Pozostało mu 12 dni (96 godz.) niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego. Do obliczenia ekwiwalentu za urlop należy przyjąć wynagrodzenie uzyskane przez pracownika w lipcu, sierpniu i wrześniu 2014 r. Przy czym w lipcu 2014 r. pracownik przebywał przez 4 dni na zwolnieniu lekarskim, a w sierpniu 2014 r. przez 2 dni na urlopie okolicznościowym. Za 19 dni przepracowanych w lipcu 2014 r. (przy 23 dniach rozkładowych) pracownik otrzymał wynagrodzenie w wysokości 3.082,80 zł, w sierpniu za 18 dni przepracowanych (przy 20 dniach wynikających z rozkładu) uzyskał 3.064,80 zł, a we wrześniu za 20 dni przepracowanych (przy 22 dniach wynikających z rozkładu) otrzymał 3.388,40 zł. Wynagrodzenia te wypłacono łącznie z dodatkami nocnymi i premią. Uzyskane wynagrodzenia w przyjętych miesiącach podlegały dopełnieniu ze względu na przepracowanie przez pracownika z obowiązujących 65 dni tylko 57 dni. Dopełnienie wynagrodzenia: (3.082,80 zł + 3.064,80 zł + 3.388,40 zł) : (19 dni + 18 dni + 20 dni) = 167,30 zł, 167,30 zł × 65 dni = 10.874,50 zł. Obliczenie ekwiwalentu: 10.874,50 zł : 3 = 3.624,83 zł, 3.624,83 zł : 21 = 172,61 zł, 172,61 zł : 8 = 21,58 zł, 21,58 zł × 96 godz. = 2.071,68 zł. |
Podstawa prawna
Ustawa z dnia 26.06.1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2014 r. poz. 1502)
Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8.01.1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz. U. nr 2, poz. 14 ze zm.)
autor: Ewa Madejek
Gazeta Podatkowa nr 9 (1154) z dnia 2015-01-29