Informacja dla ubezpieczonych o naliczonych składkach ZUS za 2017 r.

Płatnik składek ma obowiązek sporządzić i przekazać roczną informację o naliczonych składkach ubezpieczeniowych każdej osobie, którą miał obowiązek zgłosić w ZUS do ubezpieczeń oraz naliczać za nią składki ubezpieczeniowe. Definicja ubezpieczonego zawarta jest w art. 4 pkt 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, zwanej ustawą systemową. Zgodnie z tym przepisem, ubezpieczonym jest osoba fizyczna podlegająca chociażby jednemu z ubezpieczeń społecznych, tj. emerytalnemu, rentowym, chorobowemu i wypadkowemu. Przepisy dotyczące przekazywania informacji rocznej stosuje się odpowiednio również do składek na ubezpieczenie zdrowotne, co wynika z kolei z art. 41 ust. 9 ustawy systemowej.

Roczną informację o naliczonych składkach powinni przekazać swoim ubezpieczonym m.in.:

• pracodawcy dla pracowników,
  
• zleceniodawcy dla zleceniobiorców (za wyjątkiem zleceniobiorców zgłoszonych wyłącznie do ubezpieczenia zdrowotnego),
  
• powiatowe urzędy pracy dla bezrobotnych pobierających zasiłek dla bezrobotnych (nie przekazują jej więc osobom bezrobotnym nieuprawnionym do tego zasiłku),
  
• rolnicze spółdzielnie produkcyjne i spółdzielnie kółek rolniczych dla swoich członków,
  
• podmioty, na rzecz których wykonywana jest odpłatnie praca w czasie odbywania kary pozbawienia wolności lub tymczasowego aresztowania - dla osób, które wykonują taką pracę na podstawie skierowania do pracy,
  
• jednostki obsługi ekonomiczno-administracyjnej utworzone przez jednostkę samorządu terytorialnego, jeśli rozliczają i opłacają składki za ubezpieczonych wykonujących pracę w podlegających jej szkołach, przedszkolach i innych jednostkach organizacyjnych systemu oświaty,
  
• rodzice zatrudniający nianię na podstawie umowy uaktywniającej, podlegającej z tego tytułu ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniu zdrowotnemu.

Obowiązek przekazania ubezpieczonemu rocznej informacji o naliczonych składkach spoczywa na płatniku składek niezależnie od tego, czy sam ubezpieczony chce ją otrzymać, czy nie. Z obowiązku tego nie zwalnia płatnika także wyrejestrowanie danej osoby z ubezpieczeń w ZUS, np. po rozwiązaniu z nią umowy o pracę, aczkolwiek wtedy nie ma on obowiązku jej przekazania bezpośrednio po rozwiązaniu umowy o pracę.

Najczęściej pojawiające się wśród płatników wątpliwości czy powinni przekazać ubezpieczonym roczną informację o naliczonych składkach, powstają w sytuacji kiedy za okres, którego ona dotyczy, nie opłacili oni za osoby ubezpieczone należnych składek do ZUS. Należy więc wyjaśnić, że w informacji, o której mowa, płatnik wykazuje składki naliczone, a nie opłacone. Dlatego roczną informację o naliczonych składkach płatnik powinien przekazać swoim ubezpieczonym bez względu na to, czy opłacił za nich należne składki za dany okres, czy nie.

Wątpliwości co do przekazania rocznej informacji o naliczonych składkach mogą też mieć płatnicy, którzy z własnej inicjatywy wydają ubezpieczonym w ciągu roku kalendarzowego co miesiąc informację o naliczonych składkach, mimo że wcale takiego obowiązku nie mają (oczywiście za wyjątkiem przypadków, kiedy płatnicy przekazują ją na żądanie zatrudnionych osób). Tacy płatnicy nie muszą już przekazywać ubezpieczonym dodatkowo rocznej informacji. Powinni ją wydać tylko gdyby ubezpieczeni zwrócili się do nich o jej wydanie - mimo że otrzymywali informacje miesięczne.

Należy pamiętać, że zarówno informacje roczne, jak i te przekazywane ubezpieczonym za każdy miesiąc kalendarzowy, powinny uwzględniać wszelkie sporządzone przez nich i przekazane do ZUS korekty dokumentów rozliczeniowych.

Ponieważ obowiązek przekazania ubezpieczonym informacji o naliczonych składkach oraz przerwach w ich opłacaniu wynika z ustawowych przepisów, warto aby płatnik zadbał o to, by ubezpieczony własnoręcznym podpisem potwierdził odbiór informacji (np. na kserokopii).

Roczną informację o naliczonych składkach płatnik powinien przekazać ubezpieczonemu w formie papierowej. W formie dokumentu elektronicznego może ją przesłać ubezpieczonemu wyłącznie za jego zgodą. Informacja przekazywana ubezpieczonemu np. e-mailem powinna być podpisana przy użyciu bezpiecznego podpisu elektronicznego weryfikowanego przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Jeśli płatnik go nie posiada, powinien więc wcześniej zaopatrzyć się w taki podpis.

Druki informacji rocznej oraz informacji miesięcznej dla osoby ubezpieczonej dostępne są w serwisie www.druki.gofin.pl, w dziale Składki ZUS.

Rocznej informacji o naliczonych składkach płatnik nie ma obowiązku sporządzać i przekazywać osobom, za które opłaca wyłącznie składkę na ubezpieczenie zdrowotne. Z obowiązku tego zwalnia go art. 41 ust. 10 ustawy systemowej.

Jednak na żądanie ubezpieczonego, za którego płatnik nalicza tylko składkę na ubezpieczenie zdrowotne, ma on obowiązek przekazać mu informacje zawarte w raportach - nie częściej niż raz na miesiąc - za miesiąc poprzedni (z wyjątkiem płatników pobierających składkę na ubezpieczenie zdrowotne z emerytur i rent), bez obowiązku przekazywania mu informacji rocznej.

Informację o naliczonych składkach ubezpieczeniowych i przerwach w ich opłacaniu płatnik jest zobowiązany wydać ubezpieczonemu raz na rok, w podziale na poszczególne miesiące. Powinien to zrobić w terminie do 28 lutego następnego roku za rok poprzedni (art. 41 ust. 8 ustawy systemowej).

We wcześniejszym terminie płatnik powinien ją przekazać osobie ubezpieczonej tylko wtedy, gdy wystąpi ona do niego z takim żądaniem. Wówczas płatnik przekazuje ją nie częściej niż raz na miesiąc za miesiąc poprzedni.

Informację roczną o składkach ZUS za 2017 r. należy przekazać ubezpieczonym najpóźniej do 28 lutego 2018 r.

Wzór informacji rocznej dla osoby ubezpieczonej stanowi załącznik nr 16b do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego (...). Rozporządzenie to określa również wzór informacji miesięcznej dla osoby ubezpieczonej (załącznik nr 16a).

W rocznej informacji o naliczonych składkach za 2017 r. płatnik musi podać informacje o wszystkich składkach naliczonych za danego ubezpieczonego za okres od 1 stycznia do 31 grudnia 2017 r. (patrz ramka). Za ten sam okres trzeba też w niej wykazać ewentualne przerwy w opłacaniu składek ubezpieczeniowych.

Sporządzona przez płatnika informacja roczna o naliczonych składkach za 2017 r. powinna zawierać te same dane, które płatnik wykazał w przekazanych do ZUS imiennych raportach miesięcznych (ZUS RCA, ZUS RSA) sporządzonych za ubezpieczonego za miesiące od stycznia do grudnia 2017 r.

Na podstawie otrzymanej od płatnika informacji ubezpieczony może sprawdzić czy ten prawidłowo naliczył za niego składki ubezpieczeniowe do ZUS.

Zdarza, że po otrzymaniu od płatnika składek rocznej informacji o naliczonych składkach i przerwach w ich opłacaniu ubezpieczony dochodzi do wniosku, że dane w niej zawarte nie są zgodne ze stanem faktycznym. Aby wyjaśnić nieprawidłowości, ubezpieczony w pierwszej kolejności powinien wtedy złożyć u płatnika tzw. wniosek o sprostowanie danych, informując jednocześnie o tym fakcie ZUS. Zgodnie z art. 41 ust. 11 ustawy systemowej, wniosek taki składa się na piśmie lub do protokołu w ciągu 3 miesięcy, licząc od dnia otrzymania od pracodawcy informacji o naliczonych składkach.

Złożoną przez ubezpieczonego "reklamację" płatnik powinien rozpatrzyć w ciągu miesiąca. Jeśli stwierdzi, że popełnił błędy w dokumentach rozliczeniowych, na podstawie których sporządził informację, powinien wówczas złożyć do ZUS odpowiednie dokumenty korygujące (lub brakujące, jeżeli nie złożył jakiegoś dokumentu).

Wniosek o sprostowanie danych ubezpieczony przekazuje do ZUS dopiero wtedy, gdy płatnik składek nie uwzględni jego wniosku o sprostowanie danych w terminie jednego miesiąca od daty jego otrzymania. Organ rentowy, po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego, wydaje stosowną decyzję. Jeżeli ZUS zakwestionuje i zmieni informacje przekazane przez płatnika składek, zawiadamia o tym ubezpieczonego i płatnika składek. W takim przypadku zarówno osoba ubezpieczona, jak i płatnik składek mają 3 miesiące na złożenie w organie rentowym wniosku o zmianę stanowiska. Jeśli tego nie zrobią, informacje ZUS traktuje się jako prawdziwe.

Wniosek o przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego ubezpieczony składa bezpośrednio w ZUS tylko wówczas, jeśli nie może uzyskać żadnych informacji u płatnika lub gdy płatnik już nie istnieje.

Warto też wskazać, że jeżeli ubezpieczony nie zakwestionuje danych wykazanych w rocznej informacji o naliczonych składkach w terminie 3 miesięcy od jej otrzymania, to informacje te uznaje się za zgodne ze stanem faktycznym, chyba że dane dotyczące okresu objętego roczną informacją zakwestionuje organ rentowy, wydając w tej sprawie decyzję.