Jak przechowywać ważne dokumenty?
Stale rosnące zainteresowanie podatników dotyczące możliwości wystawiania faktur w formie elektronicznej, skutkuje również dużą ilością zapytań odnoszących się do warunków przechowywania takich faktur. Szczególne zainteresowanie przedsiębiorców budzą oczywiście zagadnienia związane z wymogami, jakie muszą zostać spełnione, aby możliwe było przechowywanie faktur w formie elektronicznej.
W aktualnie obowiązującym stanie prawnym istnieje podstawa dla elektronicznego przechowywania faktur. Przy czym odrębnie została uregulowana kwestia przechowywania w formie elektronicznej faktur wystawianych oraz faktur otrzymywanych (regulacje zawarte są w dwóch różnych rozporządzeniach). Niemniej jednak już na wstępie należy wskazać, iż przyjęte rozwiązania są w tych przypadkach analogiczne.
Podatnik zobowiązany jest przechowywać faktury w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób (papierowy lub elektroniczny) zapewniający:
1) autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury;
2) czytelność faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
3) łatwe odszukanie faktur;
4) bezzwłoczny dostęp do faktur organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, na jego żądanie.
Drugi, trzeci i czwarty spośród podanych powyżej wymogów nie budzą zasadniczych wątpliwości. W praktyce najwięcej problemów przysparza podatnikom zrozumienie pojęć autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury. Prawodawca zdecydował się na wprowadzenie legalnych definicji tych pojęć, jednakże definicje te są bardzo ogólne i niewiele mówiące.
Mianowicie, przez autentyczność pochodzenia faktury należy rozumieć pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Natomiast integralność treści faktury oznacza, iż w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.
Rozważając zagadnienie przechowywania faktur w formie elektronicznej, szczególnie istotny jest wymóg zapewnienia integralności treści faktury, a więc zapewnienia, że treść przechowywanej faktury nie została zmieniona. W ocenie autora, spełnienie wskazanej przesłanki oznacza, że użyty do zapisu faktury format pliku ma gwarantować, iż osoba posiadająca przeciętną wiedzę z zakresu informatyki nie jest w stanie dokonać edycji jego treści i dokonać w nim zmian.
Pogląd ten koresponduje z nomenklaturą stosowaną przez branżę IT, gdzie integralność danych (w tym także ich spójność) postrzega się jako funkcję bezpieczeństwa gwarantującą, że przesyłane dane nie zostały zmienione, ewentualnie dodane lub usunięte w sposób nieautoryzowany.
Podatnicy często mają wątpliwości, czy przesłanka integralności treści faktury jest spełniona, w przypadku, gdy faktura zapisana zostanie w pliku PDF niezabezpieczonym w żaden dodatkowy sposób. Zasadnym wydaje się twierdzenie, iż format PDF (niezabezpieczony w żaden dodatkowy sposób) nie spełnia wymogu zapewnienia integralności treści danych zapisanych w tego rodzaju formacie.
Otóż osoba posiadająca przeciętną wiedzę z zakresu informatyki, przy wykorzystaniu darmowych, powszechnie dostępnych w internecie programów, jest w stanie zmodyfikować treść pliku PDF. Tym samym, w trakcie ewentualnej kontroli organ podatkowy może zarzucić, iż przechowywane przez podatnika faktury (pliki PDF) nie spełniają wymogów technicznych co do zapewnienia ich integralności.
W celu spełnienia omawianego wymogu, przedsiębiorcy powinni zatem zabezpieczyć przechowywane faktury w dodatkowy sposób. Dobrym rozwiązaniem może być także stworzenie dokumentacji informatycznej, z której wynikało będzie w jaki sposób przyjęte rozwiązania zabezpieczają integralność treści faktur.
Otrzymane przez podatnika faktury w formie elektronicznej mogą być również przechowywane w dowolny sposób, a zatem bądź w formie papierowej, bądź elektronicznej. Jeżeli podatnicy wybiorą w tym przypadku wariant elektronicznego przechowywania faktur zobowiązani są do spełnienia identycznych wymogów, jak te dotyczące przechowywania w formie elektronicznej faktur wystawionych. Zatem przyjęty sposób przechowywania faktur musi zapewniać:
1) autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2) łatwe odszukanie faktur;
3) bezzwłoczny dostęp do faktur organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na jego żądanie.
Wskazane wymogi powinny być rozumiane identycznie, jak w przypadku przechowywania faktur wystawionych w formie elektronicznej. Rozwiązanie takie należy ocenić pozytywnie, gdyż w praktyce umożliwia ono podatnikom stworzenie jednego elektronicznego archiwum, w którym przechowywane będą wszystkie faktury.
Podstawa prawna:
§ 21 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług,
§ 6 rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej.
Anna Resiak, konsultant podatkowy ECDDP
Ewa Sokołowska-Strug, doradca podatkowy, dyrektor Departamentu Podatków Pośrednich ECDDP
