Jak wybrać dobrego doradcę

Wkrótce na dużą skalę ruszą konkursy na unijne dotacje ze wszystkich programów operacyjnych. By wziąć w nich udział, potencjalni beneficjenci praktycznie powinni mieć już gotowe projekty i prawie wypełnione wnioski. Jeśli ktoś tego dotychczas nie zrobił, na szczęście nic straconego. W pierwszej rundzie nie zostaną rozdzielone wszystkie pieniądze i można się przyszykować do następnych. Pomocna w tym względzie może okazać się firma doradcza wyspecjalizowana w pozyskiwaniu funduszy. - Doradców wyspecjalizowanych w pozyskiwaniu funduszy europejskich nie można postrzegać jako cudotwórców, których wynajęcie zapewni nam strumień dotacji. Pozyskanie dotacji uzależnione jest od zbyt wielu czynników, na które doradca nie ma wpływu. Większość dotacji przydzielana jest przecież w drodze konkursowej. To wystarczy, aby nawet najlepszy doradca nie mógł być gwarantem dotacji - ostrzega na początek Marta Piętka, kierownik zespołu EFICOM. Tym więcej jednak musimy dołożyć starań, aby znaleźć dobrego konsultanta zajmującego się funduszami europejskimi, który zwiększy nasze szanse na pozyskanie unijnej pomocy. Na początek trzeba się rozeznać w rynku, nie warto bowiem podpisywać umowy z pierwszym z brzegu doradcą. Od pozyskania unijnego wsparcia zależy zwykle powodzenie planów inwestycyjnych, naszą przyszłość lepiej powierzyć więc w dobre ręce. Warto popytać znajomych, czy mogą polecić sprawdzonego doradcę, warto poczytać prasę, by wyłowić ekspertów udzielających się na forum publicznym, czy w końcu przejrzeć Internet. Po wyselekcjonowaniu kilku firm doradczych, trzeba porozmawiać ze wszystkimi, zadając im kilka podstawowych pytań: - jakie firma ma doświadczenie? - w jakiej dziedzinie się specjalizuje? - jaka jest jej skuteczność? - co może nam zagwarantować?

Rekomendacja powie wiele

Posiadane przez firmę certyfikaty czy akredytacje nie zawsze są miarodajne, dopiero odpowiedź na te pytania powinna dać rozeznanie, z kim mamy do czynienia. I tak, jeśli firma, lub większość z jej pracowników, nie ma żadnego doświadczenia w pozyskiwaniu unijnych funduszy, nie składał dotychczas ani jednej aplikacji o unijne wsparcie, trudno uznać ją za godną zaufania. Choć każdy był kiedyś debiutantem, nie można dopuścić, aby eksperymentowano na naszej skórze. To, w jakiej dziedzinie specjalizuje się doradca, jest niezwykle istotne. Być może firma jest świetnie przygotowana, by służyć pomocą dużym firmom, ale nie zna specyfiki i potrzeb sektora małych i średnich przedsiębiorstw. Albo doskonale orientuje się w projektach szkoleniowych, ale nie za bardzo w projektach inwestycyjnych. W obu przypadkach - zarówno jeśli chodzi i doświadczenie i specjalizację, przydatne są referencje od innych beneficjentów. Po pierwsze, możemy osobiście porozmawiać z osobami, które wcześniej miały kontakt z naszym potencjalnym doradcą i dopytać o ich wrażenia ze współpracy. Po drugie, z referencji można dowiedzieć się, czy firma nas trochę nie mami, jeśli chodzi o swoją specjalizację. Jeśli np. referencje pochodzą tylko od jednostek samorządowych, to nie należy oczekiwać, że w międzyczasie nabyła doświadczenie w pomocy przedsiębiorstwom. Ocena skuteczności firmy jest dosyć trudna, różne są bowiem jej mierniki. Można badać np. liczbę złożonych, zaakceptowanych formalnie wniosków albo wartość projektów, które uzyskały dofinansowanie. Najbardziej miarodajne wydaje się jednak porównanie liczby projektów zatwierdzonych do realizacji w stosunku do złożonych aplikacji. Sama suma pozyskanych dotacji może być mylna, bo może równie dobrze oznaczać, że firma doradcza przygotowała jedną, albo dwie dokumentację dla projektu o dużej wartości, więc wcale nie ma dużego doświadczenia.

Lepsza prawda niż czcze obietnice

Wreszcie pytanie czwarte - zakres gwarancji. Jak ognia należy unikać osób, które będą obiecywać złote góry, czyli stuprocentową pewność na uzyskanie dotacji. Takiej gwarancji nikt dać nam nie może. Wybór projektów, które uzyskają dofinansowanie z UE odbywa się w trybie konkursowym. I może się zdarzyć, że nawet najlepiej przygotowany wniosek nie zostanie zakwalifikowany do współfinansowania, bo ktoś inny będzie miał po prostu lepszy pomysł! Jeśli ktoś twierdzi inaczej, jest zwykłym oszustem. Trzeba też wystrzegać się doradców, którzy twierdzą, że możliwe jest wszystko, wystarczy tylko dopasować papierową rzeczywistość do unijnych wymogów. To nieprawda, jeśli w kilku firmach usłyszymy, że dany projekt nie nadaje się do dofinansowania, a jedna osoba będzie się upierać, że jest inaczej, nie można uznać jej za wiarygodną. Przykładowo, w poprzednim okresie z unijnych funduszy można było uzyskać dotacje do wynagrodzeń dla pracowników; obecnie taka firma pomocy praktycznie nie istnieje i nic nie da się w tym względzie zrobić. Czego w takim razie możemy oczekiwać od doradcy? Powinien on dawać gwarancję, że wniosek, sporządzony przy jego pomocy, przejdzie ocenę formalną. To znaczy nie zostanie odrzucony już na początkowym etapie oceny ze względu na jakieś podstawowe braki i uchybienia. Od tego można zresztą uzależnić wynagrodzenie dla firmy - więcej na ten temat w dalszej części artykułu. Na pierwszym spotkaniu warto też poruszyć kwestie podstawowe - wstępną ocenę naszego projektu. Jeśli zupełnie nie jesteśmy zorientowani w zawiłościach unijnych funduszy, podstawowych wiadomości firma powinna udzielić nam bezpłatnie. Chodzi np. o takie informacje jak - z jakiego programu możemy ubiegać się o dotacje (zależy to m.in. od wartości projektu, czy miejsca prowadzenie działalności), potencjalna wartość dotacji, jak wygląda proces aplikacyjny, itp. Tego typu dane są powszechnie dostępne i nikt nie powinien żądać za to pieniędzy. Można je uzyskać w punktach informacyjnych na temat funduszy europejskich, które prowadzą wszystkie samorządy, bezpłatną konsultacją powinny służyć też lokalne organizacje przedsiębiorców. Inna sprawa, jeśli nasz projekt jest bardziej skomplikowany - analiza, skąd można czerpać dofinansowanie czy analiza aspektów pomocy publicznej, może być już płatna. Warto tu wspomnieć o naciągaczach, którzy za odpowiednią opłatą oferują poradniki typu ,,jak łatwo pozyskać fundusze unijne''. Choć są one promowane jako sposób na szybkie i bezproblemowe uzyskanie pieniędzy, w rzeczywistości okazują się kopią powszechnie dostępnych programów i rządowych wytycznych. Choć są to ważne dokumenty i każdy beneficjent powinien je znać, podręcznik wcale nie pomaga ich zrozumieć.

Nie ulegać pokusie upiększania

Po odsianiu najmniej wiarygodnych osób, trzeba przystąpić do bardziej szczegółowych negocjacji. Przede wszystkim konieczne jest ustalenie zakresu prac i obowiązków, jakie będą leżały po stronie zarówno beneficjentów, jak i doradcy. Trzeba z góry określić, czego oczekujemy od doradcy - czy ma on np. pełnić jedynie funkcję zewnętrznego eksperta, który od czasu do czasu oceni pracę wykonaną przez beneficjenta. Czy odwrotnie - doradca ma nas prowadzić za rękę, biorąc aktywny udział we wszystkich etapach przygotowania, realizacji i rozliczenia projektu współfinansowanego z unijnych funduszy. Najpopularniejszą formą współpracy jest pomoc przy sporządzeniu dokumentacji aplikacyjnej i co za tym idzie - budowaniu projektu. W takich przypadkach konsultant nie tylko przygotowuje wniosek, ale podpowiada, co należałoby poprawić w projekcie, by uzyskał on lepsza ocenę. Czasami może to być propozycja droższej maszyny (by zwiększyć poziom innowacyjności projektu) czy przygotowanie dodatkowej analizy. Podstawowym obowiązkiem doradcy jest takie poprowadzenie projektu, by odpowiadał on unijnym kryteriom i wymogom. Nie jest to proste, bo i wymagania są dosyć wygórowane. Nasze przedsięwzięcie musi trafić w cele wyznaczone przez UE i polski rząd. Musi też mieć jasno określone rezultaty, musi mieć racjonalne podstawy - tzn. pokazywać, że mamy potencjał finansowy i kadrowy, by dobrze zrealizować projekt, itp. Przygotowanie takiego projektu i jego dobre uzasadnienie jest zadaniem trudnym. Warto tu przestrzec, aby beneficjenci nie ulegali pokusie upiększania wniosków, co proponują niektórzy doradcy. Zapisanie zbyt wygórowanych wskaźników (np. zawyżoną liczbę nowych miejsc pracy czy podrasowanie wskaźników redukcji zanieczyszczeń) może przynieść więcej kłopotów niż korzyści. Co prawda podczas oceny możemy dostać więcej punktów (co zwiększa szanse na dofinansowanie), ale nieosiągnięcie celów może skutkować odebraniem dotacji. Współpraca z firmą doradcza nie powinna kończyć się z chwilą złożenia dokumentów aplikacyjnych. Konsultant powinien towarzyszyć klientowi także na etapie podpisywania umowy o dotację. Może zdarzyć się sytuacja, że instytucja wdrażająca będzie negocjowała wysokość poszczególnych wydatków. Część beneficjentów decyduje się na jeszcze szerszy zakres usług. Jeśli projekt uzyska dofinansowanie, wyspecjalizowane firma może pomóc w jego wdrażaniu, zarządzaniu oraz rozliczeniem dotacji. Według ekspertów, jest to optymalna forma współpracy, ponieważ osoba (czy zespół osób), która przygotowuje budżet i wskaźniki ma jednocześnie świadomość, że sama będzie je realizować i to przy założonym budżecie i w określonym czasie. Inaczej mówiąc, mamy pewność, że doradca nie zostawi nas z nierealnym projektem. Niezależnie od zakresu współpracy, na jej początku należy określić harmonogram prac. Trzeba pamiętać, że będzie on obowiązywał zarówno doradcę jak i beneficjenta, który musi zobowiązać się do terminowego dostarczania wszystkich potrzebnych dokumentów i danych.

Ceny do negocjacji

Niezwykle ważnym punktem negocjacji z firmą doradczą jest wynagrodzenie z jej usługi. Niestety, nie ma jednego cennika, który obowiązywałby wszystkich, jest to sprawa niezwykle indywidualna. Im bardziej skomplikowany projekt, im szerszy zakres pracy doradcy, tym oczywiście wyższe stawki. Pewne jest to, że usługi konsultingowe nie są tanie. W przypadku dużych, sieciowych firm, które świadczą kompleksowe usługi - ceny zaczynają się od kilku tysięcy złotych, a mogą kończyć się na kilkuset tysiącach złotych (ale to już dotyczy dużych inwestycji, gdzie wchodzi też w grę pomoc w zarządzaniu tymi projektami). W przypadku mniejszych, lokalnych firm, stawki są znacznie niższe. Jest to pochodna tego, że zwykle projekty, przy których doradzają, nie są rozbudowane (np. polegają na zakupie jednej linii technologicznej), a wartość inwestycji jest niska. Mimo tych ograniczeń, warto znać kilka podstawowych zasad ustalania wysokości wynagrodzenia. Po pierwsze, można ustalić stałą opłatę za określony zakres usług. Po drugie, można ustalić stawkę godzinową (od 50 do 500 zł na godzinę). Po trzecie zaś, można uzależnić wynagrodzenie od uzyskanych przez doradcę rezultatów. Jest to tzw. success fee, czyli premia za sukces. W takim przypadku umawiamy się, że jeśli nasz projekt dostanie dofinansowanie, wynagrodzenia doradcy stanowi określona jego wartość. Rzadko kto godzi się jednak, by całość jego zarobków była uzależniona od ostatecznego sukcesu. Zwykle stosuje się wariant mieszany. Część opłat jest stała, część to prowizja. Zwykle wynosi ona wtedy kilka-kilkanaście procent wartości projektu. Ale uwaga! Im mniejsze stałe wynagrodzenie, tym większą częścią dotacji z UE będziemy musieli podzielić się z doradcą. I jeszcze jedno, w umowie możemy zastrzec, że jeśli nasz wniosek o dofinansowanie zostanie odrzucony ze względów formalnych - wynagrodzenia nie będzie w ogóle. Taka sytuacja to bowiem sromotna klęska każdego doradcy, dowód na jego nierzetelność, a właśnie tego możemy wymagać od doradcy przede wszystkim!

Anna Cieślak-Wróblewska

Trzeba ocenić realne szanse

Katarzyna Lukoszek, specjalista dział projektów rozwojowych Collect Consulting - Pojawianie się wsparcia z funduszy unijnych spowodowało prawdziwy wysyp firm oferujących usługi doradztwa europejskiego. Pod tym pojęciem kryje się zarówno opracowywanie wniosków o dofinansowanie, biznesplanów i studiów wykonalności, jak i zarządzanie projektami. Zdarza się, że konsultanci podejmują się realizacji zleceń, które mają niewielkie szanse otrzymania dotacji. Profesjonalny doradca zawsze rzetelnie przedstawi klientowi realną szansę na powodzenie w konkursie. Temu służą pierwsze rozmowy z klientem, podczas których zleceniodawca przedstawia swój pomysł, a doradca wskazuje źródło dofinansowania i sprawdza kryteria wejścia, czyli podstawowe warunki, jakie przyszły wnioskodawca musi spełnić, aby ubiegać się o wsparcie.

Bez błędów formalnych

Magdalena Kosewska-Kwaśny, menadżer w zespole doradztwa europejskiego, Accreo Taxand - Poprawność formalna dokumentacji aplikacyjnej jest uzależniona od jakości i rzetelności pracy doradcy. Dlatego też klauzula o braku wynagrodzenia w przypadku popełnienia błędów formalnych powinna być standardem przy uzgadnianiu warunków wynagrodzenia. Szczegółowy rodzaj działań i ich harmonogram, a także zakres odpowiedzialności każdej ze stron powinien zostać ustalony na początku współpracy. W trakcie świadczenia usług istotne znaczenie ma fakt wywiązywania się doradcy z założonych terminów oraz przejrzyste informowanie o efektach i postępach prac.

Na co zwrócić uwagę przy wyborze doradcy:
• Doświadczenie
• Specjalizacja (samorządy, MSP, itd.). Jeśli jesteś przedsiębiorcą, trudno zaufać przecież specjalisty od projektów samorządowych
• Podstawowe, wstępne informacje o źródłach pomocy powinny być bezpłatne
• Ustalenie obowiązków obu stron. Kto czym zajmie się przy przygotowywaniu projektu
• Im mniejsze stałe wynagrodzenie dla doradcy, tym większą prowizją z dotacji będziemy musieli się z nim podzielić

Ile pieniędzy dostaniemy z UE w 2008 r.* dane w mld zł
• Fundusze przekazane Polsce przez UE 44,3 w tym:
• program ISPA i Fundusz Spójności 5,25
• programy na lata 2004-2006 9,2
• programy na lata 2007-2013 14,6
• programy rolne 15,1
• Składka do UE 12,1
• Bilans rozliczeń 32,2