Jak zmniejszyć podwójną zaliczkę

Zgodnie z zasadami określonymi w przepisach podatkowych zaliczka za ostatni miesiąc roku podatkowego powinna być uiszczona do 20 dnia danego miesiąca, w wysokości zaliczki za miesiąc poprzedni. Oznacza to, że przedsiębiorcy PIT oraz ci, których rok podatkowy w CIT pokrywa się z rokiem kalendarzowym, do 20 grudnia są zobowiązani wpłacić na konto urzędu skarbowego podwójną zaliczkę na podatek dochodowy, obliczoną na podstawie zaliczki listopadowej. Naturalną więc rzeczą będzie dążenie przedsiębiorców do zmniejszenia grudniowej wpłaty. Najlepszym sposobem będą zakupy w październiku i listopadzie. Nie chodzi tu jednak o jakiekolwiek zakupy. Muszą być to inwestycje związane z prowadzoną firmą. Wtedy bowiem możliwe będzie zaliczenie wydatkowanych sum do kosztów uzyskania przychodów, co z kolei przełoży się na zmniejszenie przychodów, a następnie podatku.

Zdaniem ekspertów październik i listopad to miesiące, w których najlepiej inwestować w wymianę sprzętu biurowego lub samochodów w firmie.

Albo koszty, albo przychód

Zaliczkę na podatek dochodowy można obniżyć poprzez zwiększenie kosztów podatkowych lub przez zmniejszenie - ewentualnie przez odroczenie w czasie momentu osiągnięcia - przychodu. Na ten aspekt zwróciła uwagę Agnieszka Stanisławska, senior konsultant w departamencie doradztwa podatkowego HLB Frąckowiak i Wspólnicy. Jej zdaniem, aby zwiększyć koszty podatkowe w danym okresie, podatnik powinien ponieść wydatki, które można powiązać z przychodami danego miesiąca (listopada). Zasadne byłoby jednak, aby podatnik poniósł takie wydatki, których nie da się bezpośrednio przypisać do przychodów, a które, związane z działalnością podatnika, mogą zostać zaliczone do kosztów w miesiącu ich poniesienia.

- Do takich wydatków pośrednich należą m.in. wydatki na zakup rzeczy niebędących towarami ani środkami trwałymi (np. wyposażenie), wydatki na szkolenia pracowników, wydatki związane z funkcjonowaniem jednostki, a które mają związek z prowadzoną działalnością i które da się - pośrednio - powiązać z przychodami - podkreśliła Agnieszka Stanisławska.

Jednocześnie dodała, że podatnik nie osiągnie zamierzonego efektu, jeżeli przeznaczy fundusze na zakup środków trwałych (wydatki zaliczane są do kosztów przez odpisy amortyzacyjne) czy na inwestycyjne w postaci np. zakupu udziałów/akcji spółek (koszt będzie ustalany dopiero na moment zbycia udziałów/akcji).

Wydatki związane z firmą

Zakupy powinny być związane z prowadzonym przedsiębiorstwem i poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.

Paweł Szabat, prawnik w departamencie prawa podatkowego Kancelarii Prawnej Grynhoff Woźny Maliński, wskazał że, jeżeli jednostkowa wartość nabywanych towarów będących środkami trwałymi nie przekracza 3,5 tys. zł, przedsiębiorca będzie mógł zaliczyć wydatki w całości w ciężar kosztów listopada pod warunkiem przyjęcia tych środków trwałych do używania jeszcze w listopadzie. Zaliczenie w koszty nastąpi w formie jednorazowego odpisu amortyzacyjnego.

- W przypadku zakupów innych niż środki trwałe należy pamiętać, że przedsiębiorcy prowadzący podatkowe księgi przychodów i rozchodów w formie uproszczonej mogą zaliczyć w koszty listopada jedynie wydatki udokumentowane fakturą lub innym dokumentem, który został wystawiony z listopadową datą - argumentował Paweł Szabat.

Według niego pozostali przedsiębiorcy, którzy prowadzą księgi w sposób umożliwiający wyodrębnienie kosztów uzyskania przychodów odnoszących się tylko do danego roku podatkowego, rozpoznają koszty z faktur, o ile te zostaną ujęte w księgach jeszcze w listopadzie.

- Listopad jest najlepszym miesiącem na wymianę starego komputera na nowocześniejszy, wyposażenie biura w niezbędny sprzęt lub meble czy też wyposażenie w zimowe opony samochodu wykorzystywanego do działalności gospodarczej. Przedsiębiorcy świadczący usługi budowlane mogą zainwestować w nowe narzędzia - radził Paweł Szabat. Akcje marketingowe

Zdaniem Wojciecha Kotowskiego, konsultanta podatkowego w ITA Doradztwo Podatkowe, naturalnym dążeniem podatników jest zmniejszenie wysokości należnej zaliczki za listopad. Osiągnięcie tego skutku jest możliwe poprzez zwiększenie wysokości dokonywanych w październiku zakupów.

- W przypadku zakupów środków trwałych o wartości do 3,5 tys. zł wydatki na ich nabycie można zaliczyć do kosztów podatkowych w miesiącu oddania ich do używania. Przepisy podatkowe analogicznie traktują nabycie wartości niematerialnych i prawnych. Warto także rozpatrzyć możliwość przeprowadzenia remontu posiadanych środków trwałych. Wydatki tego typu można zaliczyć do kosztów, jednak trzeba pamiętać o różnicach pomiędzy remontem a modernizacją, co przekłada się na inne określenie skutków podatkowych w przypadku dokonywania modernizacji - tłumaczył Wojciech Kotowski.

Wskazał także, że można także rozważyć przeprowadzenie kampanii marketingowej. Jest to dodatkowo uzasadnione zbliżającym się okresem świąt Bożego Narodzenia, w którym konsumenci chętniej niż zazwyczaj dokonują zakupów.

- Oznacza to możliwości zwiększenia kosztów działalności firmy o wszelkiego rodzaju wydatki wpływające na zwiększenie jej przychodu - akcje promocyjne, sprzedaż premiową, itd. Koniec roku to również możliwość zrealizowania przez firmy budżetu reklamowego i zakup usług reklamowych. Co do zasady, zaliczanie do kosztów podatkowych reklamy np. w prasie, radiu, telewizji nie budzi wątpliwości organów podatkowych. Za reklamowe uznane wobec tego będą wydatki związane z promowaniem wizerunku firmy. Planując wydatki marketingowe, warto jednak pamiętać, że nie będą stanowić kosztu podatkowego wydatki na reprezentację, czyli np. prezenty dla kontrahentów wysyłane z okazji zbliżających się świąt - wyjaśnił Wojciech Kotowski.

Kryterium dowodowe

Wszyscy eksperci są zgodni - najlepszą porą na zakupy mające wpływ na wysokość zaliczki podatkowej za listopad jest październik lub listopad. Tomasz Hatylak, doradca podatkowy, prawnik w Kancelarii Prawnej GLN, podkreślił, że jeżeli podatnik zamierza zakupić środki trwałe, od których odpisów amortyzacyjnych dokonuje się w następnym miesiącu, licząc od chwili nabycia, najlepszym terminem będzie październik.

- Ustawodawca wprowadził w 2007 roku możliwość dokonywania jednorazowych odpisów amortyzacyjnych od niektórych typów środków trwałych (np. sprzęt komputerowy, wyposażenie itp.). Amortyzacja na takich preferencyjnych zasadach może rozpocząć się już w miesiącu nabycia takich środków trwałych, co oznacza, że spóźnialscy mogą dokonać zakupów obniżających zaliczkę na podatek jeszcze w listopadzie - uważa Tomasz Hatylak.

Jego zdaniem należy pamiętać, że wydatki, które mają być uwzględnione jako koszty uzyskania przychodu, muszą spełniać kryteria określone w odpowiednich przepisach ustaw podatkowych.

- W praktyce podatnicy powinni przede wszystkim unikać sytuacji, gdzie zakupy o charakterze konsumpcyjnym lub osobistym (sprzęt hi-fi, kamery wideo, telewizory) są automatycznie kwalifikowane jako koszty podatkowe. Za każdym razem podatnik powinien być w stanie wykazać zasadność takich zakupów i ich związek ze swoją działalnością - ostrzegał nasz rozmówca z Kancelarii Prawnej GLN.

Potrzebne dokumenty

Zaliczkę za listopad można zmniejszyć poprzez wydatki, które podlegają zaliczeniu do kosztów podatkowych w momencie poniesienia. Hanna Filipczyk, menedżer w Accreo Taxand, przypomniała, że dniem poniesienia kosztu jest dzień jego ujęcia w księgach na podstawie faktury, rachunku, innego dowodu.

- Są to przede wszystkich koszty wiążące się ogólnie z działalnością podatnika, a nie bezpośrednio z konkretnym przychodem, które zarazem nie dotyczą też żadnego oznaczonego okresu. Można tu wymienić np. koszty reklamy, zakupu prezentów dla kontrahentów, które nie mają charakteru reprezentacyjnego, materiałów biurowych, szkoleń dla pracowników, a także kupionych maszyn czy urządzeń, które będą wykorzystywane krócej niż rok - a więc nie stanowią środków trwałych i nie podlegają amortyzacji - tłumaczyła Hanna Filipczyk.

Wyjaśniła także, że kosztem w miesiącu oddania do używania mogą stać się również wydatki na drobne środki trwałe (o wartości poniżej 3,5 tys. zł). Można również pomyśleć o przyspieszeniu spłaty odsetek od zaciągniętych pożyczek służących bieżącej działalności - odsetki stają się kosztem w momencie zapłaty.

- Drugim sposobem na obniżenie zaliczki na listopad jest przesunięcie na grudzień rozpoznania przychodu, np. z tytułu sprzedaży towarów. W listopadzie nie może nastąpić ani wydanie towarów, ani wystawienie za nie faktury lub otrzymanie płatności - wszystko to powinno zdarzyć się dopiero w grudniu. Praktycznie to rozwiązanie można będzie stosować zwłaszcza wobec towarów, których sprzedaż była pierwotnie planowana na koniec listopada. Oczywiście sposoby, których można użyć, uzależnione są od rodzaju działalności podatnika, a ich zastosowanie musi mieć sens z punktu widzenia tej działalności - podsumowała Hanna Filipczyk.

20 grudnia
do tego dnia podatnicy PIT i CIT muszą wpłacić podwójną zaliczkę podatkową

Ewa Matyszewska