Konferencja - nuda czy nie?

W przypadku konferencji dochodzi jeszcze czynnik merytoryczny, czyli musisz zadbać o to, żeby zaproszeni prelegenci stanęli na wysokości zadania i podzielili się swoją wiedzą w odpowiednim zakresie. I w odpowiedniej oprawie, bo nikt nie chce, żeby uczestnicy zasnęli przy tabelce zaprezentowanej na slajdzie numer 128. Ani nawet przy tej, która jest na slajdzie numer 2. Ma być ciekawie i inspirująco.

Ale oprócz prelegentów i prezentowanej przez nich merytoryki ważne są jeszcze: miejsce, jedzenie i atrakcje.

Oczywiście każde z wybranych przez Ciebie miejsc musi spełniać pewien standard konferencyjny. Czyli rzutnik, ekran, nagłośnienie z odpowiednią liczbą mikrofonów, wygodne krzesła, wystarczająca ilość przestrzeni i "powietrza" dla prelegentów i uczestników. To absolutne minimum, jeśli chcesz, aby Twoi goście czuli się po prostu dobrze. Wcześniej sprawdź rzutnik, połączenie z komputerem, jakość obrazu, mikrofony. Poproś prelegentów o zapoznanie się ze sprzętem nagłośnieniowym. To pozwoli Ci zaoszczędzić czas i unikniesz stresu, którego i tak w czasie organizacji wydarzenia z pewnością Ci nie braknie.

Wybierz miejsce, do którego łatwo dojechać, nie pozwól, żeby Twoi goście utknęli w korkach, żeby nie mieli możliwości dotarcia komunikacją miejską.

Zadbaj, żeby wybrać miejsce spełniające warunki jak powyżej, ale mimo wszystko nieszablonowe. Miejsce, którym gości zaskoczysz, które zapamiętają i o którym powiedzą: to było świetne. Z pewnością taka nie będzie kolejna sala konferencyjna w 3-gwiazdkowym hotelu na obrzeżach miasta, wybrana tylko dlatego, że za wybór miejsc wziąłeś się na tydzień przed konferencją i nic innego nie było.

Nie jest łatwo znaleźć miejsce na wydarzenie, na którym atrakcją samą w sobie są sale konferencyjne, Kraków się tym szczyci, tu wiele miejsc ma swój urok i dobrego ducha. Ale w wielu innych miastach są miejsca niepowtarzalne. Zaplanuj wybór wcześniej, porozmawiaj ze znajomymi, czy są jakieś miejsca, które są "trendy", które dają możliwość zrobienia na gościach wrażenia tym, że są unikalne. Jeśli nic nie przychodzi Ci do głowy to zaprzęgnij do tego Google, przykładowo wpisując hasło "sale konferencyjne Kraków" i przejrzyj kilka lub kilkanaście pierwszych wyników. Obejrzyj zdjęcia, skontaktuj się z nimi telefonicznie lub mailowo, umów się na obejrzenie Sali.

- Konferencja w browarze? Dlaczego nie? Nasi klienci uwielbiają to, że swoje wydarzenia mogą zorganizować w miejscu tak nieszablonowym, a jednocześnie zapewniającym im wszystko, czego potrzebują - mówi Katarzyna Rodzaj, Event Manager z Browaru Lubicz w Krakowie.

Żadna konferencja nie obejdzie się bez posiłku. A dobra i nienudna konferencja nie obejdzie się bez dobrego i nienudnego posiłku. O napojach nie wspominając, bo kawa, herbata i woda to standard.

Wiele oczywiście zależy od budżetu jakim dysponujesz, ale zapamiętaj zasadę, w myśl której uczestnicy cieplej myślą o organizatorach wydarzenia, jeśli jedzenie im smakowało i nie wyszli z konferencji głodni. Jeśli konferencja odbywa się rano - niech to będzie ciekawe i nowocześnie podane śniadanie, ze świeżym pieczywem, owocami i wypiekami. W przerwie lunch - w formie szwedzkiego stołu odbędzie się to sprawniej, a różnorodność dań pozwoli skorzystać z nich również weganom, wegetarianom czy osobom na diecie bezglutenowej. Pamiętaj tylko, żeby kwestię diet odpowiednio wcześniej ustalić z managerem miejsca, w którym organizujesz wydarzenie.

Jeśli Twoje wydarzenie odbywa się wieczorem, to konferencję można zakończyć nieco bardziej treściwym menu, a kieliszek wina czy kufel piwa będzie do tego znakomicie pasował.

Kiedy część merytoryczna Twojej konferencji już dobiega końca, dobrze jest zapewnić gościom coś, co pozwoli im pozostać chwilę w miejscu wydarzenia, ale jednocześnie da ich głowom trochę luzu.

Mogą być to konkursy - loterie wizytówkowe, w których goście mogą wygrać przedmioty związane z tematem konferencji, gadżety firmowe. Ale można gościom zapewnić też zupełnie inną, niezwiązaną z konferencją atrakcję. Niektóre miejsca same organizują takie wydarzenia dla swoich gości. Zwiedzanie browaru z piwowarem i degustacja piwa? To znakomita okazja, żeby uczestnicy Twojej konferencji (a przynajmniej niektórzy z nich) dowiedzieli się, że piwo niekoniecznie wytwarza się z chmielu, żeby zobaczyli czym się różnią od siebie poszczególne rodzaje słodu piwnego, żeby przekonali się jak długo piwo fermentuje, a jak długo leżakuje. I dlaczego piwo się warzy, a nie waży. Goście mogą spróbować kilku rodzajów, a na koniec zabrać oryginalnie zapakowane piwo ze sobą do domu.

- Nasi piwowarzy chętnie dzielą się swoją ogromną wiedzą i miłością do piwa. To nasza ogromna atrakcja, klienci bardzo chętnie dodają zwiedzanie browaru i degustację piwa do wydarzeń, które z piwem nie mają nic wspólnego. Niewiele jest miejsc, które mogą zorganizować u siebie taką atrakcję, z której goście wyniosą dobre wspomnienia i smak najwyższej jakości piwa na podniebieniu - mówi Katarzyna Rodzaj z Browaru Lubicz.

Jako organizator konferencji jesteś odpowiedzialny za wszystko, co z nią związane. Zadowolenie prelegentów, komfort gości, satysfakcję zarządu firmy czy organizacji w imieniu której to organizujesz. Tysiące elementów, które trzeba dopasować do siebie w odpowiednim czasie, mając do dyspozycji jedynie ustalony budżet i czasem ograniczone zasoby ludzkie. Zawsze jest to ogromny stres i odpowiedzialność - nie bez powodu event manager to jedna z bardziej stresujących profesji. Tam, gdzie możesz delegować swoje obowiązki - rób to. I pamiętaj, że Twoim celem jest, aby po jej zakończeniu goście powiedzieli "Rewelacyjna konferencja. I patrz, całkowicie nienudna".