Mobilne biuro, czyli praca na odległość

Stąd też dotychczasowe, tradycyjne podejście do organizacji pracy zmieniło się w dzisiejszych czasach jeszcze bardziej diametralnie. To właśnie teraz prawdziwie mobilne biuro staje się rzeczywistością. Do popularnych już narzędzi dochodzą bowiem programy pozwalające na prowadzenie wideokonferencji, czy rozwiązania w chmurze, które umożliwiają stały dostęp do dokumentów firmy niezależnie od miejsca, w którym dany pracownik się znajduje. Takie rozwiązania to także coraz częściej standard dla tych firm, które posiadają rozproszone po całym kraju oddziały lub których członkowie muszą dużo podróżować, a chcą mieć stały dostęp do dokumentów. Możliwości jakie daje współczesne mobilne biuro jest jednak znacznie więcej.

Najważniejszą zaletą jest oczywiście możliwość pracy na odległość. Nie jest już ona jednak czymś, co do tej pory mogło utrudniać przepływ informacji wewnątrz firmy, a co za tym idzie wprowadzało chaos w dokumentach. Te skrojone na miarę każdej nowoczesnej firmy rozwiązania, są właśnie remedium na problemy związane z brakiem dostępu do informacji, bowiem aktualizacje danych są przeprowadzane w czasie rzeczywistym. Sprawne funkcjonowanie takiego biura to jedno, ale w przypadku prowadzenia biznesu liczy się także bezpieczeństwo dokumentów. To co do tej pory było koniecznością dla firm, a więc tworzenie backup'ów danych (np. wykupując serwery) nie jest już takim priorytetem, jeśli dana organizacja posiada rozwiązania w chmurze. W takich przypadkach można zrezygnować z konieczności zorganizowania miejsca dla takich baz danych w lokalnym biurze i jednocześnie być spokojnym o ich bezpieczeństwo.

Praca z każdego miejsca na świecie pozwala na oszczędność nie tylko przestrzeni, którą danemu pracownikowi trzeba zorganizować, ale także finansową. Do niedawna w tym celu, małe biznesy korzystały często z propozycji firm zewnętrznych, które w swojej ofercie posiadały usługę mobilnego pracownika. Taka mobilna sekretarka-księgowa pojawiała się u zleceniodawcy w przypadku zaistnienia takiej potrzeby. Teraz oszczędne rozwiązania są znacznie łatwiejsze. Mobilne biura to bowiem zaawansowane przetwarzanie dokumentów w tym e-dokumentów, możliwość mobilnego zarządzania fakturami czy księgowością. Sprawne funkcjonowanie takiego biura wspiera także zintegrowana z kalendarzem i kontaktami zespołu pracowników biznesowa poczta e-mail, która pozwala na organizację pracy zespołowej, a także możliwość edytowania dokumentów z różnych urządzeń mobilnych i stacjonarnych. Powstały już nawet oprogramowania, które umożliwiają przeniesienie całych procesów biznesowych do chmury.

Dobrym przykładem jest Office 365, który pozwala na jednoczesną pracę na dokumentach elektronicznych przez kilku pracowników znajdujących się w różnych lokalizacjach. Oprócz tego, że pozwala na współdzielenie informacji wewnątrz firmy w czasie rzeczywistym, jest także narzędziem umożliwiającym prowadzenie multiwideokonferencji, daje dostęp do kalendarzy pracowników, czy skonfigurowanie kilku urządzeń mobilnych w obrębie jednego wykupionego abonamentu.

- Microsoft Office 365 to spore oszczędności, kupujemy faktycznie wymaganą ilość licencji. Wykorzystując serwery Microsoft nie musimy dokupować nowych serwerów czy oprogramowania. Szkolenie z obsługi produktów odbywa się bardzo szybko, ponieważ obsługa pakietu jest porównywalna z obsługą innych aplikacji z rodziny Office. Office 365 daje nam m.in. dostęp do firmowej poczty poprzez dowolną przeglądarkę. Po zalogowaniu się mamy dostęp do najświeższych wiadomości. Zastosowane rozwiązanie pozwala nam na pełną synchronizację (także na urządzeniach mobilnych) wszystkich elementów poczty w tym: elementów wysłanych, kalendarza, kontaktów czy zadań - podpowiada Michał Peksa, prezes firmy Supremo.

Kliknij i pobierz darmowy program PIT 2013

Nadeszły czasy, kiedy przesyłanie danych i dokumentów przeprowadzane za pomocą aplikacji na telefony jest niezwykle bezpieczną operacją. Stąd też coraz większa popularność opisanych rozwiązań. Na ową popularność mobilnych biur wpływają także wszystkie jego zalety, czyli bezpieczeństwo danych, szybka komunikacja między członkami firmy, dzięki dostępowi pracowników do aktualnych informacji i co za tym idzie usprawnienie zarządzania, które nigdy wcześniej nie było tak łatwe.

Wioleta Duda