Nieterminowe płatności w kosztach

Nie zawsze zobowiązania te regulowane są terminowo. W jaki sposób zaległości w płatnościach wpływają na koszty podatkowe w firmie?

Zaległości wobec kontrahentów

Dla zaliczenia w ciężar kosztów podatkowych wydatków na zakup towarów, materiałów lub usług związanych bezpośrednio z działalnością prowadzoną przez przedsiębiorcę, nie ma znaczenia moment uregulowania należności za te świadczenia. Tu bowiem moment powstania kosztu nie jest powiązany z momentem zapłaty.

Z przepisów ustawy o pdof wynika bowiem, że w przypadku podatników prowadzących księgi rachunkowe oraz podatkową księgę przychodów i rozchodów, ale metodą memoriałową, koszty bezpośrednie podlegają przyporządkowaniu do lat podatkowych, w których podatnik osiągnął związane z nimi przychody. Natomiast u podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów metodą kasową wydatki stają się kosztem w momencie ich poniesienia, bez względu na rodzaj i okres którego dotyczą. Przy czym za dzień poniesienia kosztu uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania kosztu.

Wobec powyższego fakt uregulowania należności wynikającej np. z faktury za towar, nie ma wpływu na moment powstania kosztu z tego tytułu.

Jednak opóźnienia w płatności za towary i usługi są zazwyczaj powiązane z koniecznością zapłaty - oprócz odsetek za zwłokę - kosztów różnego rodzaju upomnień i monitów. W kwestii zaliczenia ich w ciężar kosztów podatkowych należy przyjąć, że podobnie jak kwota głównej należności do zapłaty, wynikająca z dokumentu zakupu, są one ponoszone w celu osiągnięcia przychodu. Z tego względu koszty upomnienia naliczane przez kontrahentów będą dla przedsiębiorcy kosztem uzyskania przychodu. Jednak moment obciążenia nimi kosztów będzie uzależniony - tak jak w przypadku odsetek za zwłokę w zapłacie - dopiero z chwilą faktycznej zapłaty.

Wynagrodzenia i inne świadczenia pracownicze

Wydatki na wynagrodzenia oraz inne świadczenia pracownicze pracodawca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów w swojej firmie jedynie na zasadzie kasowej. Tym samym, nawet jeśli zostaną naliczone na liście płac za dany miesiąc, a z różnych względów ich wypłata lub postawienie do dyspozycji będzie się opóźniać, pracodawca nie będzie mógł nimi obciążyć kosztów firmowych. Nie mogą tym samym zostać przypisane do kosztów miesiąca, którego dotyczą. Staną się one kosztami dopiero w momencie ich rzeczywistej wypłaty albo postawienia do dyspozycji pracownika. Jest to konsekwencją uregulowań wynikających z art. 23 ust. 1 pkt 55 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 ze zm.). Wynika z nich, że nie stanowią kosztów uzyskania przychodów niewypłacone, niedokonane lub niepostawione do dyspozycji wypłaty, świadczenia oraz inne należności z tytułów określonych m.in. w art. 12 ust. 1 ustawy o pdof.

Do tej kategorii przychodów zaliczyć należy wypłaty pieniężne ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń.

Podobnie będzie ze składkami na ubezpieczenia społeczne w części finansowanej przez pracodawcę, czyli przez płatnika składek. Nieopłacone, a jedynie naliczone składki na ubezpieczenia społeczne pracownika, w części finansowanej przez płatnika składek, nie stanowią kosztów uzyskania przychodu. W ciężar kosztów podatkowych podlegają zaliczeniu dopiero w momencie ich zapłaty (art. 23 ust. 1 pkt 55a ustawy o pdof).

Spóźnione wpłaty na ZFŚS

Zasady funkcjonowania ZFŚS regulują przepisy ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 1996 r. nr 70, poz. 335 ze zm.). Wynika z nich, że pracodawca przekazuje na rachunek funduszu co najmniej 75% odpisu podstawowego w terminie do 31 maja, natomiast pozostałą część odpisu - do dnia 30 września.

Dokonane odpisy na ZFŚS przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, jednak pod pewnym warunkiem. Art. 23 ust. 1 pkt 7 lit. b) ustawy o pdof wskazuje bowiem, że kosztem uzyskania przychodów są odpisy i zwiększenia, które w rozumieniu przepisów o ZFŚS obciążają koszty działalności pracodawcy, ale wyłącznie wtedy, gdy środki pieniężne stanowiące ich równowartość zostały wpłacone na rachunek Funduszu.

Jak z powyższego wynika, ustawodawca możliwość zaliczenia dokonanych odpisów do kosztów podatkowych uzależnił od ich wpłaty na rachunek ZFŚS. W konsekwencji tak długo, jak pieniądze z odpisu lub jego zwiększenia nie wpłyną na konto Funduszu, przedsiębiorca nie będzie mógł zaliczyć go w koszty. Nie oznacza to jednak, że prawo to traci bezpowrotnie. Uchybienie ustawowym terminom nie pozbawia pracodawcy możliwości zaliczenia tego wydatku w ciężar kosztów podatkowych. Jeśli zatem wpłaty należnych środków przedsiębiorca dokona np. dopiero 12 października, to w tym dniu może ich wartość zaliczyć do kosztów podatkowych.

Korzystanie ze środowiska

Wielu przedsiębiorców, z racji specyfiki działalności, wprowadza do środowiska różne zanieczyszczenia. Ustawa Prawo ochrony środowiska (Dz. U. z 2008 r. nr 25, poz. 150), zobowiązuje takie podmioty do ponoszenia opłat za korzystanie ze środowiska, tj. opłat za wprowadzanie gazów lub pyłów do powietrza oraz ścieków do wód lub do ziemi, pobór wód i składowanie odpadów.

Takie opłaty, nawet jeśli zostaną zapłacone po terminie, można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Przy metodzie memoriałowej koszty działalności będą obciążać opłaty naliczone dotyczące danego okresu rozliczeniowego. Natomiast przy metodzie kasowej opłata zostanie zakwalifikowana jako koszt w dacie jej poniesienia.

Jeżeli jednak przedsiębiorca korzysta ze środowiska bez uzyskania wymaganego pozwolenia bądź innej decyzji lub z przekroczeniem bądź naruszeniem warunków w nich określonych, podwyższona opłata naliczona z tego tytułu w ogóle nie stanowi kosztu. Wraz z administracyjną karą pieniężną należności te są sankcjami za nieprzestrzeganie przepisów o ochronie środowiska, które nie podlegają zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów (art. 23 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o pdof).

autor: Agata Cieśla - Gazeta Podatkowa Nr 476 z dnia 2008-07-31