Nota korygująca. Jak wystawić i czym się różni od faktury?

Nota korygująca to użyteczny rodzaj dokumentu. Pozwala ona na korektę danych, które zostały umieszczone na fakturze, bez jednoczesnej konieczności wystawiania nowej faktury czy korekty do faktury.

W przeciwieństwie do faktury korygującej, można z jej pomocą poprawić błędy formalne, które nie mają wpływu na odliczenia i obliczenie podatków VAT oraz dochodowego.

Notą korygującą, jak sama nazwa wskazuje, można skorygować pewne błędy - ale tylko i wyłącznie w przypadku, gdy nie są one bardzo poważne i nie mają wpływu dla istoty samej transakcji.

Nota korygująca jest wystawiana przez nabywcę usługi lub towaru. Przy jakich błędach nie można zastosować tego rodzaju noty? Jeśli dotyczą one:

• jednostek ilości i miar sprzedanych towarów albo rodzaju wykonanych usług
• ceny jednostkowej usługi/towaru
• ogólnej wartości sprzedanych usług/towaru
• stawki podatku
• sumy wartości sprzedaży netto z podziałem na poszczególne stawki podatkowe
• kwoty podatku
• kwoty należności ogółem (z podatkiem lub bez)

Stwierdzenie błędów dotyczących powyższych przypadków powinno być poprawione fakturą korygującą.

Najczęstsze przypadki, w których wystawia się notę korygującą to np. literówka w adresie siedziby firmy lub nieodpowiedni numer lokalu, błąd w numerze telefonu czy też niepełna nazwa usługi/towaru.

Nota korygująca powinna zawierać numer i datę wystawienia, dane nabywcy i dane sprzedawcy. Dodatkowo także dane korygowanej faktury, do której nota się odnosi: jej numer, datę sprzedaży i datę wystawienia.

W nocie korygującej zawiera się konkretne wskazania dotyczące treści wymagających poprawy - dotychczasowy zapis i treść prawidłowa.

Tak wystawiony dokument powinien zostać wysłany do wystawcy faktury razem z jej kopią. Nota korygująca wymaga akceptacji wystawcy towaru lub usługi - jednocześnie przepisy nie wskazują, w jakiej formie ma ta akceptacja nastąpić. W praktyce zatem przyjmuje się, że wystarczy podpis lub wiadomość mailowa.

Nota korygująca może być wystawiona przez wiele programów do księgowania, ale nie ma potrzeby ich posiadania, aby to zrobić. Notę tego typu można sporządzić w dowolnym edytorze tekstu: ważne, aby zawierała wyżej wymienione informacje.

KO