Nowoczesne technologie wykorzystywane w trakcie eventów biznesowych

Sam sposób prezentowania także ewoluował. Trudna sztuka przyciągania uwagi gości konferencji zależy już nie tylko od treści wykładów, ale w dużej mierze także od narzędzi wykorzystywanych do prezentowania.

Adaptowanie praktycznych rozwiązań technologicznych wzbogaca konferencje biznesowe. Trudno wyliczyć możliwości, jakie dają coraz to nowsze aplikacje i sposoby nietypowej prezentacji materiału. - Mając okazję gościć wiele konferencji zauważamy, że zręczne posługiwanie się nowoczesnymi rozwiązaniami technicznymi, pozytywnie przekłada się na popularność eventu - zarówno w kontekście budowania frekwencji, jak i funkcjonowania wydarzenia w wirtualnej rzeczywistości - mówi Anna Gasińska, dyrektor generalny Hotelu Kossak w Krakowie.

Wdrażanie nowoczesnych technologii nie tylko pozwala na budowanie aktywnej społeczności uczestników wydarzenia biznesowego, ale dodatkowo bezpośrednio przekłada się na wizerunek marki organizatora. Pozycjonuje go jako trzymającego rękę na pulsie, elastycznego i otwartego na potrzeby swoich docelowych odbiorców partnera. Już same eventy, przy których na dużą skalę wykorzystuje się najnowsze rozwiązania technologiczne, postrzegane są jako bardziej wartościowe, budzące wyjątkowe zainteresowanie i wprowadzające element zaskoczenia. Nabierają one także charakteru uniwersalności - od wielu lat bowiem, dzięki zdalnemu przekazywaniu tłumaczeń symultanicznych, w tych samych wykładach mogą uczestniczyć słuchacze posługujący się na co dzień różnymi językami. Dziś aplikacje mobilne pozwalają zastąpić nawet "ludzkiego tłumacza", a narzędzi wspomagających budowanie nowoczesnych konferencji jest znacznie więcej.

Aplikacje eventowe. Na rynku funkcjonuje wiele narzędzi oferujących kompleksowe usługi dla wszystkich uczestników eventu. Aplikacje pełniące rolę swojego rodzaju "przewodnika po konferencji" pozwalają m.in. na bieżące komentowanie wydarzeń, ocenę prelegentów tuż po ich wystąpieniach, aranżację spotkań z innymi uczestnikami w czasie networkingu (wyszukiwanie potencjalnych partnerów biznesowych np. za pomocą słów kluczowych), przeglądanie najważniejszych elementów strony internetowej wydarzenia, itp. W czasie konferencji swoje zastosowanie znajdują także aplikacje będące tzw. wirtualnymi punktami informacyjnymi. Dzięki nim organizator jest w stanie zapewnić swoim gościom stale aktualizowany plan wydarzenia, interaktywną mapę z najważniejszymi punktami (miejscem konferencji, dworcem PKP, lotniskiem), pakiet informacji o atrakcjach okolicy, zbiór najważniejszych numerów telefonów przydatnych na miejscu, czy zestawienie wartych odwiedzenia restauracji.

Beacony. Podczas konferencji biznesowych często wykorzystuje się rodzaj specjalnego oprogramowania, które zbiera informacje o uczestnikach wydarzenia, a następnie dostosowuje wysyłane do nich informacje i pakiety danych, prezentacje z wykładów, w których uczestniczyli oraz ewentualnie oferty handlowe od partnerów i wystawców wydarzenia. Niektóre urządzenia umożliwiają, po zalogowaniu się do odpowiedniej aplikacji, sprawdzanie informacji o innych współuczestnikach konferencji, zarejestrowanie interakcji pomiędzy nimi oraz - w dalszej kolejności - ułatwienie kontaktu, np. poprzez automatyczną wymianę wizytówek.

Transmisje online. Portale społecznościowe gwarantują możliwość udostępniania transmisji online z eventów w zasadzie bez żadnych ograniczeń. Potrzebne jest tylko wydajne łącze internetowe (którego zapewnienie w czasie wydarzeń biznesowych jest absolutnym standardem). Streaming online z wydarzenia pozwala dotrzeć z przekazem z konferencji do znacznie szerszej grupy odbiorców - nieograniczonej w żaden sposób lokalizacyjnie. Funkcja ta przenosi też dyskusję na temat konferencji do sieci oraz skutecznie aktywizuje zainteresowanych tematem.

Prezentacje z efektami specjalnymi. Prelegenci przygotowujący swoje przemówienia również wykorzystują najnowsze możliwości techniki, aby ich wystąpienia były ciekawsze, a tym samym, lepiej zapamiętywane. Coraz częściej do prezentacji włączają elementy tzw. Augmented Reality (łączenia realnego obrazu świata z elementami świata wirtualnego) oraz Virtual Reality (rzeczywistości w pełni wirtualnej). Innym efektownym rozwiązaniem (szczególnie przy nieszablonowych konferencjach) jest wykorzystywanie w prezentacjach np. mappingu - nakładania dwuwymiarowego obrazu na trójwymiarowy obiekt - np. ścianę budynku. Tego typu narzędzia - ze względu na w pełni autorską realizację zawartości przekazu, zawsze robią dobre wrażenie na odbiorcach - a to z kolei rzutuje na obraz całego wydarzenia.

Organizatorzy nowoczesnych konferencji standardowo utrzymują stały kontakt ze wszystkimi docelowymi odbiorcami swoich wydarzeń. Aktywność w różnych serwisach społecznościowych pozwala na bieżącą wymianę informacji, komentarzy i nowości związanych z konferencją. Skutecznym narzędziem jest także wykorzystywanie prywatnej komunikacji za pośrednictwem wybranych portali. Warto być przygotowanym na możliwości dokonywania bieżących zmian w trakcie eventów - przy niezmiennej formule, ingerować w szczegóły toczących punktów programu. Dotyczy to w równym stopniu organizatora i prowadzących poszczególne panele prelegentów. Elastyczne reagowanie na sugestie gości pojawiające się w czasie eventu w odpowiednich kanałach w social mediach albo w komentarzach udzielanych poprzez specjalne aplikacje, zawsze pozytywnie przekłada się na odbiór wydarzenia.

Organizatorzy konferencji, chcąc kreować wydarzenia wyjątkowe i zapamiętywane, szukają coraz to nowszych sposobów na przyciągnięcie uwagi odbiorców. To zadowolenie uczestników z udziału w konferencji, wynikające między innymi z poczucia realnego wpływu na kształt wydarzenia, jest nadrzędnym celem każdego organizatora. Wciąż rosnące możliwości będące rezultatem wykorzystywania nowinek technicznych zachęcają organizatorów do interesowania się tematyką trendów i szybkiego wdrażania kolejnych rozwiązań w czasie swoich wydarzeń biznesowych. Dziś refleks jest miarą sukcesu.