"NRK": Długi ściągaj do... 90 dni

Dostosowanie się do potrzeb klienta ma swoje ściśle wyznaczone granice, zakreślone przez próg opłacalności działalności gospodarczej. Śmiało można stwierdzić, że pieniądze dostaje ten, kto się o nie jak najszybciej i najgłośniej upomina. Istnieje wiele sposobów na to by zabezpieczyć się przed niespodziankami, a gdy już daliśmy się oszukać odzyskać należne pieniądze. Nasze działania możemy podzielić na wewnętrzne i zewnętrzne. Zanim zdecydujemy się, które wybrać należy prześledzić ich słabe i mocne strony.

Zabezpieczaj się na wszelkie sposoby

Stara zasada handlowa stanowi, że nikt nie zakłada z góry, że zostanie oszukany. Dlatego do klienta podchodzi się z kredytem zaufania, zakładając że obaj chcemy zarobić. Należy pamiętać, że 95 proc. firm prowadzi transakcje rzetelnie. Uzależnione są one jednak od czynników zewnętrznych, które sprawiają, że nie zawsze regulują terminowo zobowiązania. Co nie oznacza, że nie mają zamiaru płacić w ogóle. Jak jednak uchronić się przed niespodziewanymi kłopotami?

Zawsze możemy podjąć czynności, które pozwolą zminimalizować ryzyko. Największa odpowiedzialność w firmie spoczywa na osobach zajmujących się bezpośrednio sprzedażą. To one odpowiedzialne są za pozyskiwanie klientów, a dzięki stałej współpracy mogą się najwięcej o nich dowiedzieć. Każda firma działająca na rynku, niezależnie od wielkości, powinna opracować listę zasad na jakich opierać będzie handel.

Oto kilka z nich, które uważam za najważniejsze:

- sprawdzaj dokumenty klienta - nawiązując współpracę z nowym kontrahentem należy bezwzględnie pozyskać jego podstawowe dane. Rozumiem przez to wypis z Ewidencji Działalności Gospodarczej, dokumenty KRS oraz możliwe do pozyskania dane finansowe. W przypadku spółek prawa handlowego warto także sprawdzić akta firmy prowadzone przez sąd rejestrowy. Są one jawne i mogą być źródłem wielu ciekawych informacji o firmie. Zebranie powyższych danych pozwoli na dokonanie wstępnej oceny klienta i jego potencjału. Pomoże nam także zweryfikować jak długo utrzymuje się na rynku, jaka jest jego kondycja finansowa i krąg potencjalnych kooperantów,

- ubezpieczaj transakcje - jeżeli istnieje taka możliwość należy ubezpieczyć transakcje handlowe prowadzone z klientem. W przypadku niemożności odzyskania pieniędzy pozwala to zminimalizować powstałe straty,

- dowiedz się jak najwięcej o kliencie - w celu uzyskania dokładniejszych i bardziej przekrojowych informacji można zwrócić się do profesjonalnej wywiadowni gospodarczej,

- wyznacz realny limit do wysokości jakiego możesz handlować z klientem,

- na bieżąco sprawdzaj aktualny stan rozrachunków,

- staraj się regularnie monitować telefonicznie dłużnika w przypadku wystąpienia opóźnień w płatnościach,

- wysyłaj wezwania do zapłaty.

Windykuj efektywnie

W prowadzeniu windykacji należności firmy możemy wybrać dwie drogi. Pierwszą jest posiadanie własnego działu windykacji lub - w przypadku mniejszych firm - samodzielne prowadzenie tego procesu przy wsparciu radcy prawnego. Można też zlecić windykację profesjonalnej firmie. Oba sposoby mają swoje wady i zalety.

Zależnie od tego jaką politykę finansową prowadzi firma problemy z dłużnikami mogą pojawić się na mniejszą lub większą skalę. Klienci delikatnie badają granicę tolerancji firmy na przekraczanie wyznaczonych terminów płatności i sondują jak daleko mogą się posunąć w nie płaceniu. Często starają się przesuwać terminy. Przy braku szybkiej reakcji, stanowczości i konsekwencji ze strony wierzyciela dłużnik staje się coraz mniej skłonny do zapłaty. Niekiedy uległość wobec klienta wiążę się z obawą o jego utratę. Należy jednak pamiętać, że klient który nie płaci przestaje być klientem - staje się dłużnikiem. W takim wypadku warto szybko rozważyć wszelkie za i przeciw.

Walczymy sami

Większość dużych firm posiada własne działy odpowiadające za prowadzenie windykacji wierzytelności. Taki dział stanowi domknięcie sprzedaży. Jego zadaniem jest zakończenie procesu rozpoczętego przez handlowców. By działać efektywnie powinien na bieżąco analizować stan przeterminowanych należności w przekroju dniowym i kwotowym. Posiadanie własnego działu windykacji ma przewagę nad zatrudnianiem firmy zewnętrznej. Pozwala śledzić stan finansowy firmy i prewencyjnie reagować gdy wystąpią kłopoty płatnicze. Decyduje o tym możliwość natychmiastowego dostępu do informacji, których nie musimy przesyłać do firmy zewnętrznej. Własny dział windykacji jest lepiej odbierany przez klientów niż działanie zewnętrznej firmy windykacyjnej. Zapobiega to tworzeniu negatywnego wizerunku firmy wśród klientów. Ponieważ działalność firm windykacyjnych postrzegana jest nadal przez pryzmat stereotypów - zlecenie działań tego typu niemal zawsze rozumiane jest przez klienta jako akt wrogi. W przypadku wystąpienia zaległości płatniczych najczęściej wystarczy monitujący telefon by uzyskać pozytywną reakcję. Dział windykacji może zmierzać do polubownego załatwienia sprawy z klientem przez dokonanie odpowiednich zabezpieczeń wierzytelności. Rozwiązywanie kwestii spornych w ramach własnej struktury zapobiega również wyprowadzaniu tajnych informacji firmowych na zewnątrz.

Zatrudniamy profesjonalistów

Polski rynek windykacji jest prawdopodobnie najsilniej rozwinięty w Europie. Istnieje na nim co najmniej kilkaset firm windykacyjnych. Prezentują one rożny stopień profesjonalizmu. Wybierając firmę, która będzie nas obsługiwać powinniśmy zdobyć jak najwięcej informacji na jej temat, dobrze jest też zażądać referencji. Przystępując do współpracy można sprawdzić firmę w działaniu - kierując do niej, na początek, klika spraw o różnym stopniu trudności. Pozwoli to zweryfikować jej możliwości i kompetencje. Należy jednak pamiętać, że firmy windykacyjne nie działają za darmo. Na wysokość pobieranych przez nie prowizji wpływ mają głównie: wartość wierzytelności oraz jej przeterminowanie. Okres przeterminowania wpływa na możliwość odzyskania wierzytelności oraz na długość i pracochłonność działań a w konsekwencji na cenę jakiej zażąda firma windykacyjna.

Jeżeli polityka firmy skierowana jest na bieżące, seryjne przekazywanie wierzytelności do firmy windykacyjnej możemy negocjować niższe prowizje. Jeżeli przekazujemy do windykacji tylko tzw. trudne wierzytelności o dużym przeterminowaniu należy wystrzegać się firm oferujących cudowne rozwiązania. Można z dużą pewnością przyjąć, że profesjonalna firma windykacyjna nie przyjmie takich wierzytelności bez odpowiednio wysokiej prowizji oraz opłaty wstępnej.

Przed wyborem firmy windykacyjnej należy się przyjrzeć profilowi jej działalności, sprawdzić w czym się specjalizuje. Na rynku istnieje kilka dużych firm zajmujących się obsługą wierzytelności masowych tj. nie spłaconych rat kredytów lub wierzytelności telefonicznych.

Windykacja jest tu prosta i odbywa się za pomocą call-center oraz masowego generowania wezwań do zapłaty. Wiąże się to z ich niską ściągalnością. Pomimo tego odzyskiwanie takich długów jest opłacalne ponieważ są to wierzytelności wysokiego ryzyka i odzyskanie nawet niewielkiej ich części jest już sukcesem. Usługi takich firm będą skuteczne gdy dotyczą handlu towarami masowymi przy małych kwotach jednostkowych. Tam gdzie transakcje opiewają na duże lub bardzo duże kwoty standardowa, masowa windykacja da gorsze rezultaty oraz obniży prestiż firmy w oczach klientów.

W takim wypadku lepiej poświęcić trochę czasu na poszukanie mniejszej firmy windykacyjnej, dla której nasze wierzytelności nie znajdą się na odległej pozycji w priorytetach załatwianych spraw. Jeżeli jej pracownicy będą profesjonalistami istnieje duża szansa na odzyskanie należności, jeśli nawet nie w całości, to przynajmniej w części. Należy jednak pamiętać, że niezależnie od tego jaką firmę zdecydujemy się wynająć i jak dobrą będzie się ona cieszyła opinią - zawsze trzeba jej patrzeć na ręce.

Czas na wagę ...długów

Czynnikiem decydującym o powodzeniu windykacji jest czas. Im wcześniej przystąpimy do działania, tym szybciej uda się uzyskać pozytywne efekty. Gdy zaległości osiągną 90 dni po terminie płatności nasze szanse powodzenia spadają do ok. 25 proc. Od tej chwili gwałtownie rosną także koszty usług większości firm windykacyjnych.

Niestety muszę poruszyć jeszcze jedną kwestię - profesjonalizm większości polskich firm windykacyjnych pozostawia wiele do życzenia. Wiąże się to z powszechnym przekonaniem, że niemal każdy, niezależnie od posiadanych kwalifikacji, może zajmować się tego rodzaju działalnością. Większość jednak zapomina, że tzw. "złoty okres" branży windykacyjnej skończył się. Czynnikiem decydującym o powodzeniu staje się specjalizacja. Temu wyzwaniu duża część branży nie potrafi sprostać.

Radosław Wiśniewski