Oszczędności przez internet

Rozporządzenie ministra finansów, które pozwala na wystawianie i przesyłanie faktur online, weszło w życie w sierpniu 2005 r. Zakłada ono, że e-faktury wywołują takie same skutki prawne jak faktury papierowe. Podatnicy mogą osiągnąć w ten sposób znaczne oszczędności, zwłaszcza jeśli obracają tysiącami faktur miesięcznie. Oznacza to również wyeliminowanie procedur uciążliwych zarówno dla wystawcy, jak i odbiorcy. E-faktury mogą być np. automatycznie księgowane w systemie finansowym odbiorcy. Nie ma konieczności ich ręcznego wpisywania.

Mimo tych zalet zainteresowanie firm e-fakturami przez długi czas nie było zbyt wielkie. A wszystko z powodu dość restrykcyjnych wymagań, jakie stawiało rozporządzenie. Stanowi ono, że przedsiębiorstwo może wystawiać i przesyłać faktury drogą elektroniczną, pod warunkiem że uzyska wcześniej zgodę każdego z kontrahentów.

To jest ryzykowne

Odbiorca może bowiem w każdej chwili zmienić zdanie, co automatycznie pozbawia wystawcę prawa do wystawiania faktur online. Dlatego warunek ten najłatwiej spełnić firmom, które mają stałych poddostawców. Ten problem rozwiąże także wprowadzenie odpowiednich procedur śledzenia czy odbiorca wciąż akceptuje e-faktury.

Przepisy stanowią też, że e-faktury muszą być opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym, weryfikowanym za pomocą kwalifikowanego certyfikatu. Ich autentyczność gwarantuje także system elektronicznej wymiany danych (EDI). Dla faktur opatrzonych e-podpisem w polskim prawie przyjęto najwyższy poziom zabezpieczenia, który przewiduje Unia Europejska. W Wielkiej Brytanii np. wystarczy przesłać taką fakturę emailem jako załącznik w odpowiednio zabezpieczonym połączeniu. U nas może to stanowić problem, ponieważ wciąż niewiele polskich firm posiada epodpis. Według ostatnich danych Ministerstwa Finansów jest ich tylko ok. 20 tys. Ponadto kwalifikowany podpis kosztuje ok. 300 zł i jest przyporządkowany do jednej osoby, co w większych firmach oznacza konieczność zakupu wielu certyfikatów.

Głównie duże firmy

Według Krzysztofa Szuberta, eksperta Business Centre Club, wdrożeniem efaktur interesuje się wiele małych i średnich firm, jednak decydują się na to głównie duże przedsiębiorstwa. Jego zdaniem, efaktury będą szerzej stosowane, gdy upowszechni się bezpieczny podpis elektroniczny. Przedsiębiorstwa posiadające e-podpis będą poszukiwać wówczas nowych możliwości jego zastosowania.

- Do lipca 2009 r. firmy będą musiały posiadać kwalifikowany podpis elektroniczny w rozliczeniach z ZUS. Może to oznaczać prawdziwy przełom w jego stosowaniu nie tylko w kontaktach z administracją, ale także między przedsiębiorstwami, np. przy przesyłaniu faktur elektronicznych. Już obecnie zwiększa się zainteresowanie e-podpisem. Według naszych danych od marca tego roku sprzedano blisko 50 tys. nowych certyfikatów, czyli ponad dwukrotnie więcej niż w poprzednich latach - powiedział "Rz" Szubert.

Wiadomo też, że rząd pracuje nad zmianą przepisów dotyczących podpisu elektronicznego. Według ekspertów, dobrym rozwiązaniem byłoby przyjęcie zwykłego podpisu elektronicznego jako gwarancji autentyczności i integralności e-faktur.

Kłopotem dla przedsiębiorców mogą też być rozwiązania informatyczne nie w pełni zgodne z przepisami podatkowymi. System nie odróżnia np. oryginału i kopii faktury, co rodziło wcześniej poważne problemy interpretacyjne. Dobrze się stało, że w obecnej praktyce podatkowej jednoznacznie zrezygnowano z konieczności oznaczania efaktur jako "oryginał" i "kopia".

Przepisy stanowią też, że podatnik ma umożliwić organom podatkowym i organom kontroli natychmiastowy, pełny i ciągły dostęp drogą elektroniczną do faktur. W praktyce kontrolerzy proszą zwykle o wydrukowanie e-faktur. Firmy muszą też zapewnić elektroniczny dostęp do archiwum.