Pięć kroków do oszczędzania na drukowaniu w firmie

Złą praktyką w poszukiwaniu oszczędności w bieżącej i inwestycyjnej działalności firmowej jest nabywanie tanich, ale słabej jakości drukarek oraz urządzeń wielofunkcyjnych. Kupując tanią drukarkę, musimy liczyć się z tym, że cena kompletu materiałów eksploatacyjnych do niej może przewyższać wartość całego sprzętu. Według danych Ceneo.pl z 27 listopada 2015 roku, najtańsze wielofunkcyjne urządzenia atramentowe można kupić już w cenie ok. 125-140 zł.

Są to jednak rozwiązania adresowane do mikrofirm lub użytkowników prywatnych. Sprzęt w tej cenie zapewnia jedynie podstawową funkcjonalność. Szybkość druku czarno-białego i w kolorze pozostawia wiele do życzenia, dlatego korzystanie z niego w firmach, gdzie obieg dokumentów jest bardzo duży, nie będzie dobrym rozwiązaniem.

Urządzenie adresowane do użytkowników firmowych powinno być wysoce funkcjonalne i zapewniać niski koszt drukowania zarówno tekstu, jak i grafik. W rankingu z 2015 roku przygotowanym przez Morele.net, obejmującym najlepsze urządzenia atramentowe, w czołówce znalazły się m.in. drukarka wielofunkcyjna Brother DCP-J105 (DCPJ105YJ1) i urządzenie wielofunkcyjne Hewlett-Packard Deskjet Ink Advantage 3545 (A9T81C).

Oszczędzając przy zakupie urządzenia wielofunkcyjnego dla firmy, narażamy się na wysokie koszty wydruku, możliwe awarie sprzętowe przy intensywnej eksploatacji oraz na wysokie koszty materiałów do drukowania. W tanich drukarkach zapłacimy ponad 20 groszy za wydruk pojedynczej strony A4. W droższych, adresowanych do odbiorców firmowych, będzie to zaledwie kilka groszy za stronę, co przy dużych ilościach drukowanych dokumentów daje niebagatelne oszczędności.

Prowadząc niewielką działalność gospodarczą, przedsiębiorca być może nie będzie potrzebował zaawansowanego urządzenia drukującego ze skanerem czy faksem. Może zadowolić się tanią drukarką wielofunkcyjną, gdzie koszt wydruku jednej strony A4 wyniesie 10-15 groszy. Natomiast przy kilkuset wydrukach dziennie konieczne będzie zainwestowanie w oszczędne w eksploatacji urządzenia wielofunkcyjne, które zlikwidują konieczność zakupu oddzielnego faksu i skanera. Decydując się na takie rozwiązanie, można także wziąć pod uwagę akcje umożliwiające zakup sprzętu, po którym uzyska się zwrot gotówki, jak np. na innowacjadruku.pl.

Przed wyborem sprzętu drukującego warto wykonać audyt druku i określić rzeczywiste potrzeby biura. Przy okazji pokaże on, jakie są najistotniejsze przyczyny dotychczasowych strat na drukowaniu.

Posługując się raportem z audytu druku, można wskazać miejsca i sytuacje, w których najbardziej traci się pieniądze. Raport KPMG podaje, że w firmach zużywa się miesięcznie ponad 5,5 mld arkuszy kartek formatu A4, ale aż 8,2 proc. wydruków - około 464 miliona kartek - to wydruki niepotrzebne. Należy dążyć do ich ograniczenia, na przykład monitorując koszty wydruku przy użyciu specjalnie przeznaczonego do tego oprogramowania. Najlepiej też ograniczyć drukowanie dokumentów, które mogą pozostać w wersji elektronicznej.

Jeśli firma drukuje zwykle czarno-białe dokumenty tekstowe, warto zainwestować w dodatkowy podajnik papieru czy wydajny toner - dzięki nim uniknie się potrzeby częstego uzupełniania, co również zajmuje czas.

Alternatywną możliwością dla zakupu drogich, ale wydajnych urządzeń wielofunkcyjnych dla firmy, może być skorzystanie z usług outsourcingu poligraficznego lub dzierżawy urządzeń drukujących. Takie rozwiązanie nie wymaga dużych nakładów inwestycyjnych. Dodatkowo o serwis i utrzymanie infrastruktury zadba dostawca usługi. W razie awarii szybko i na swój koszt naprawi usterkę.

Dzięki świadomości kosztów, jakie ponosi firma z tytułu drukowania dokumentów, można wypracować najbardziej optymalny model oszczędzania w tym aspekcie działalności.