Poczęstunek jest reprezentacją?

Formułując tę zasadę ustawodawca nie zdefiniował pojęcia reprezentacji. Podał jedynie przykładowy katalog takich wydatków. Obejmuje on wydatki na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych. W praktyce jednak nie każdy taki zakup podatnik musi wyłączyć z kosztów podatkowych.

Zakupy na potrzeby pracowników i członków rad nadzorczych

Zastrzeżenie, wynikające z art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o pdof i art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o pdop, że wydatki na usługi gastronomiczne, zakup żywności i napojów nie stanowią kosztów uzyskania przychodów należy rozpatrywać w kontekście reprezentacji. Muszą to być zatem świadczenia, które służą kształtowaniu pozytywnego wizerunku firmy. Przy czym celem tych działań musi być kształtowanie opinii o firmie wśród klientów lub potencjalnych klientów.

Tymczasem zakup usług gastronomicznych, napojów i żywności dla pracowników wpływa na opinię firmy, ale w oczach pracowników. Zatem wydatków na ich zakup nie należy rozpatrywać w kontekście wydatków na reprezentację. Ich oceny należy dokonać przez pryzmat ogólnej definicji kosztów uzyskania przychodów. W tym kontekście koszt stanowią wydatki na rzecz pracowników związane z:

- zakupem napojów i posiłków, do zapewnienia których obligują pracodawcę przepisy Kodeksu pracy,

- poczęstunkiem (kawa, herbata, ciastka, owoce itp.) serwowanym w trakcie narad zakładowych i szkoleń,

- usługami gastronomicznymi zapewnianymi w trakcie spotkań integracyjnych.

Koszty uzyskania przychodów, jako wydatki związane z bieżącą działalnością przedsiębiorcy, stanowią również wydatki na zakup produktów spożywczych, typu kawa, herbata, ciastka czy owoce, podawanych podczas spotkań członków organów stanowiących i zarządzających jednostki.

Wyżywienie dla kontrahentów

Narzędziem marketingowym wykorzystywanym przez podatników (przedsiębiorców) jest organizacja różnego rodzaju prezentacji dla stałych lub potencjalnych klientów. W trakcie tych prezentacji istnieje możliwość zapoznania się z towarem i jego właściwościami, a także złożenie zamówienia. Często na koszt organizacji takiej prezentacji składają się wydatki na wyżywienie, takie jak uroczysty obiad czy kolacja. Wydatki na zakup tego rodzaju usług gastronomicznych należy zaliczyć do wydatków poniesionych w celu kształtowania pozytywnego wizerunku i podniesienia prestiżu, spełniających funkcję reprezentacji. Za wydatki takie należy również uznać wydatki konsumpcyjne dla kontrahentów podczas przyjęć.

Czy za działanie wiążące się z okazałością i wystawnością należy również uznać drobny poczęstunek, typu napoje (kawa, herbata, sok, woda mineralna) i ciasteczka, serwowany kontrahentom (klientom) podczas spotkań biznesowych?

W świetle powszechnie przyjmowanego rozumienia reprezentacji należy uznać, że nie stanowią jej poczęstunki mieszczące się w ramach zwykłej uprzejmości i dobrego wychowania. A za takie, zdaniem autora, należy uznać wydatki na wymienione wcześniej drobne poczęstunki. Praktyka ich podawania jest tak powszechna, że ich wpływ na kształtowanie pozytywnego wizerunku firmy jest znikomy. Brak takiego poczęstunku może uchodzić za odstępstwo od zwyczajowo przyjętego postępowania, a nawet brak dobrego wychowania. Mając na uwadze, że podanie drobnego poczęstunku kontrahentowi trudno uznać za okazałość i wytworność, wydatków poniesionych na ich zakup nie należy traktować za wydatki na cele reprezentacji. Należy jednak zaznaczyć, że takie stanowisko nie jest przez wszystkich akceptowane. Organy podatkowe, przyjmując szerokie rozumienie pojęcia reprezentacja, często nie pozwalają podatnikom na zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów wydatków na drobne zakąski w siedzibie firmy serwowane kontrahentom (np. postanowienie Pierwszego Urzędu Skarbowego w Białymstoku z dnia 28 marca 2007 r., nr RO-XV/412/PDOF-92/77/AM/07 oraz Urzędu Skarbowego w Chełmie z dnia 30 marca 2007 r., nr PD/406-8/07).

Od powyższej sytuacji należy odróżnić taką, gdy kontrahent, z którym prowadzone są negocjacje, zostanie zaproszony do restauracji na obiad lub kolację. Takie zachowanie należy już uznać za służące stworzeniu pozytywnego wizerunku firmy. W rezultacie, wydatków poniesionych na ten cel nie można zaliczyć do kosztów podatkowych.

Wydatki na żywność i napoje wydane kontrahentom (klientom) do degustacji, jeżeli są one przedmiotem produkcji lub sprzedaży prowadzonej przez podatnika można uznać za koszt uzyskania przychodu, jako wydatki na reklamę.

Urząd Skarbowy Warszawa-Wawer w postanowieniu z dnia 4 maja 2007 r., nr 1439/DF/I-602/07/AK wyraził opinię na temat przekąsek (pieczywo i smalec własnej produkcji) wydawanych przez restauratora klientom gratisowo przed podaniem właściwego dania. Przekąski stały się wizytówką prowadzonej przez niego działalności, przyciągającą klientów. Jako że miały charakter reklamowy i wpływały na wysokości przychodów, wydatki związane z ich podaniem podatnik mógł rozliczyć w kosztach działalności.

Szkolenie a posiłki

Wśród opinii organów podatkowych można również znaleźć takie, które nie uznają za świadczenie reprezentacyjne posiłków serwowanych w trakcie szkoleń. Urząd Skarbowy w Namysłowie rozpatrywał sprawę podatnika, który organizacją szkoleń zajmuje się w ramach działalności gospodarczej. Na koszt świadczonej przez niego usługi składają się m.in. wydatki polegające na zapewnieniu wyżywienia i napojów uczestnikom szkoleń. W postanowieniu wydanym w dnia 24 kwietnia 2007 r., nr PO/4150-1/07 powołany organ podatkowy uznał, że wymienione wydatki nie stanowią kosztów reprezentacji, lecz koszt sprzedaży usługi organizacji szkolenia będący kosztem uzyskania przychodów.

Za reprezentację nie jest również uznawane działanie podatnika polegające na organizowaniu szkoleń dla klientów firmy (np. przedstawicieli handlowych, serwisantów, dealerów itp.) w celu zapoznania ich z parametrami technicznymi produktu oraz przeprowadzenia instruktażu jego obsługi (instalowania, użytkowania, czyszczenia, konserwacji). W tej sytuacji koszty szkolenia, obejmujące m.in. wydatki na wyżywienie klientów biorących w nim udział, stanowią koszty poniesione w celu uzyskania przychodów. Tak wynika z wyroku NSA z dnia 27 lipca 2006 r., sygn. akt II FSK 1008/05.

Podstawa prawna:

ustawa dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 ze zm.),

ustawa z dnia 15.02.1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000 r. nr 54, poz. 654 ze zm.).

autor: Beata Siwkowska