Przechowywanie akt osobowych będzie krótsze i tańsze

Zdaniem MR podstawowym celem długookresowego przechowywania dokumentów jest ich wykorzystanie w sporach między pracownikiem a pracodawcą oraz do potwierdzenia w ZUS okresów zatrudnienia i wysokości wynagrodzenia po wystąpieniu z wnioskiem o ustalenie emerytury, renty lub świadczenia przedemerytalnego.

W projekcie chodzi więc przede wszystkim o skrócenie czasu przechowywania dokumentacji pracowniczej poprzez przekazanie do ZUS w deklaracjach i raportach miesięcznych niezbędnych danych do przyznania pracownikowi świadczeń emerytalno-rentowych.

Przekazanie wybranych danych do ZUS ma umożliwić skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych z 50 do 10 lat od dnia zakończenia stosunku pracy. Ponadto, pracodawca po zakończeniu stosunku pracy będzie musiał wydać pracownikowi rozszerzone świadectwo pracy, które zawierać będzie dane niezbędne dla ZUS do przyznania wybranego świadczenia w tym dane o wynagrodzeniu w poszczególnych latach pozostawania pracownika w stosunku pracy. Pozostała dokumentacja będzie przechowywana przez pracodawcę we własnym zakresie lub zostanie przekazana do podmiotu świadczącego usługi przechowywania.

Nowe rozwiązania zawarte w projekcie mają też umożliwić pracodawcom, którzy będą tego chcieli, prowadzenie przechowywanie akt pracowniczych wyłącznie w formie elektronicznej. Obecnie akta muszą być przechowywane w formie papierowej, ewentualne akta elektroniczne mają tylko charakter pomocniczy.

Projekt przewiduje, że elektroniczne akta osobowe będą mogły powstać bezpośrednio poprzez tworzenie dokumentów pracowniczych w systemie teleinformatycznym albo poprzez digitalizację już istniejących akt. Według MR możliwość korzystania z dokumentów elektronicznych uprości obsługę akt osobowych i dokumentów powstających w ramach stosunku pracy. Dokumenty takie będą miały taką samą moc prawną jak dokumenty powstające na papierze.

MR liczy, że skrócenie czasu przechowywania akt pracowniczych zmniejszy koszty związane z pozapłacowymi obowiązkami wobec pracowników. Według szacunków resortu łączne roczne koszty administracyjne w gospodarce z tytułu prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej wynoszą 130 mln zł.

Elektroniczne akta pracownicze tak samo ważne, jak papierowe. Taką zmianę zakłada projekt regulacji, która skraca też okres przechowywania akt osobowych i umożliwia utrzymywanie ich w formie cyfrowej. Nowe przepisy trafiły dziś do konsultacji społecznych.

Wiceminister rozwoju, Mariusz Haładyj powiedział Informacyjnej Agencji Radiowej, że tyle wynosi maksymalny czas przedawnienia w sprawach sądowych między pracownikami oraz pracodawcami. Dokumenty będzie można przechowywać w formie cyfrowej systemie teleinformatycznym. Decyzja w tej sprawie, jak dodaje wiceszef resortu, zależeć będzie od samego pracodawcy. Mariusz Haładyj zastrzega, że projekt czeka jeszcze droga przez parlament, ale jego zdaniem przepisy mogą wejść w życie w pierwszym kwartale przyszłego roku.

Ministerstwo Rozwoju szacuje, że roczne oszczędności około miliona pracodawców z tego tytułu, mogą sięgać nawet 130 milionów złotych. Według szacunków zmiany mogą dotyczyć nawet ponad 12 milionów 700 tysięcy pracowników oraz około miliona pracodawców.

Jak podobne przepisy wyglądają w innych krajach?

W Finlandii dokumentacja pracownicza przechowywana jest przez 10 lat, w Danii o połowę krócej. W Polsce przedsiębiorcy muszą przetrzymywać dokumentacja płacową kadrową przez 50 lat. Wprowadzenie przepisów ma kosztować w pierwszym roku około 46 milionów złotych. Chodzi o stworzenie bazy danych i zakup niezbędnego sprzętu. Łącznie w ciągu 10 lat koszty mogą sięgnąć 66 milionów złotych.

Ekspert konfederacji pracodawców Lewiatan, Jeremi Mordasewicz powiedział, że przedsiębiorcy czekali na te przepisy od sześciu lat. Wyjaśnia on, że obecnie obowiązujące przepisy powodują, że firma musi przechowywać dokumentacje swoich byłych pracowników, nawet po ich śmierci. Rozmówca Informacyjnej Agencji Radiowej dodaje, że dokumenty pracownicze muszą przetrzymywać krewni właściciela firmy, jeżeli ten wcześniej umarł. Jego zdaniem takie rozwiązanie jest absurdalne.

Rozmówca IAR dodał, że na zmianie mogą skorzystać najmniejsi przedsiębiorcy oraz firmy zatrudniające wielu pracowników. Tych pierwszych nie stać bowiem na prowadzenie specjalnych działów zajmujących się aktami lub zlecanie takich prac zewnętrznym firmom. W przypadku wielkich firm najbardziej zyskają te, w których jest duża rotacja pracowników. Chodzi o przedsiębiorstwa z sektora budowlanego, telekomunikacyjnego, finansowego czy handlowego.