Przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej a koszty uzyskania przychodów
Jeśli dokumenty, otrzymane przez spółkę w formie papierowej, będą przechowywane w formie elektronicznej przy zachowaniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności, to dokumenty te będą mogły nadal stanowić podstawę ujęcia wydatków (których te faktury dotyczą) w kosztach uzyskania przychodów (o ile pozostałe przesłanki warunkujące uznanie wydatku za koszt podatkowy zostaną spełnione).
| Jeśli dokumenty, otrzymane przez spółkę w formie papierowej, będą przechowywane w formie elektronicznej przy zachowaniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności, to dokumenty te będą mogły nadal stanowić podstawę ujęcia wydatków (których te faktury dotyczą) w kosztach uzyskania przychodów (o ile pozostałe przesłanki warunkujące uznanie wydatku za koszt podatkowy zostaną spełnione). |
Jednym z warunków, jaki musi być spełniony, aby dany wydatek mógł zostać uznany za koszt podatkowy, jest jego prawidłowe udokumentowanie. Jednocześnie w ustawie o PDOP nie określono, w jaki sposób należy dokumentować koszty podatkowe (w praktyce przyjmuje się, że jeżeli dokument spełnia wymogi do uznania go za dowód księgowy w myśl przepisów ustawy o rachunkowości, to może być on uznany za dokument stanowiący podstawę do ujęcia wydatku w kosztach podatkowych). Nie określono także, w jaki sposób należy przechowywać dokumenty kosztowe, aby podatnik zachował prawo do zaliczenia wydatku do kosztów podatkowych. Na temat skutków (na gruncie kosztów uzyskania przychodów) przechowywania w formie elektronicznej dokumentów otrzymanych w formie papierowej (lub elektronicznej) wypowiedział się m.in. Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z 18 listopada 2016 r., nr 2461-IBPB-1-3.4510.951.2016.1.KB. W rozstrzyganej sprawie spółka wskazała, że dokumenty miałyby być przechowywane w formie elektronicznej przy zachowaniu autentyczności ich pochodzenia, integralności treści i czytelności. Organ podatkowy stwierdził, że w przypadku otrzymania od kontrahenta faktury lub innego dokumentu księgowego w formie papierowej, to on stanowi podstawę do dokonania zapisu operacji gospodarczej w księgach rachunkowych, a tym samym do zaliczenia wydatku w ciężar kosztów uzyskania przychodu. Jednocześnie, zdaniem organu podatkowego:
"(...) Brak oryginalnego dokumentu źródłowego nie oznacza automatycznie kwalifikowania wydatku udokumentowanego tym dowodem, za niemogący stanowić kosztu uzyskania przychodu. Należy bowiem zwrócić uwagę, że stosownie do art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej, jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Dowodami w postępowaniu podatkowym mogą być takie dowody, które mogą być uzupełnione np. w toku postępowania podatkowego, a fakt dokonania transakcji może być potwierdzony u kontrahenta. (...)"
Reasumując, organ podatkowy przyznał spółce rację, że wydatki udokumentowane zeskanowanymi dokumentami (w tym fakturami) oraz dokumentami otrzymywanymi przez niego w formie elektronicznej, które będą przechowywane w formie elektronicznej, mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.
Uwzględniając powyższe, jeżeli w sytuacji, o której mowa w pytaniu, spółka będzie otrzymywała od kontrahentów dokumenty kosztowe (faktury, rachunki) w formie papierowej i dokumenty te będą przechowywane w formie elektronicznej przy zachowaniu autentyczności ich pochodzenia, integralności treści i czytelności, to dokumenty te będą mogły stanowić podstawę ujęcia tych wydatków w kosztach uzyskania przychodów.
Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych Nr 2 z dnia 2017-01-10