Raporty ZUS za pracownika na urlopie ojcowskim

Jeśli wypłata zasiłku macierzyńskiego ma miejsce w kolejnym miesiącu, wówczas mogą powstać wątpliwości co do prawidłowego sporządzenia za pracownika dokumentów rozliczeniowych.

Kiedy składki nalicza firma?

Pracownik, który przebywa na urlopie ojcowskim i pobiera z tego tytułu zasiłek macierzyński, podlega w tym czasie obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym. Składki na te ubezpieczenia za taką osobę rozlicza podmiot wypłacający zasiłek. Jeśli płatnikiem zasiłku macierzyńskiego jest pracodawca, wtedy to on ma obowiązek naliczyć za pracownika składki ubezpieczeniowe (emerytalną i rentowe) z racji wypłacanego mu zasiłku. Zgłoszenia do ubezpieczeń nie dokonuje się jednak na "standardowym" druku ZUS ZUA, lecz wykazuje w raporcie ZUS RCA z kodem tytułu ubezpieczenia 12 40 X X i naliczonymi składkami emerytalno-rentowymi (patrz tabela). Następnie składki te wykazuje się w deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA w polach przeznaczonych dla finansowania składek z budżetu państwa (tj. w polach nr 10, 11 i 12 bloku IV deklaracji).

Raport świadczeniowy

Oprócz raportu "składkowego", za pracownika pobierającego zasiłek macierzyński, pracodawca sporządza również raport ZUS RSA. Wykazuje w nim kwotę zasiłku macierzyńskiego, jaką wypłacił pracownikowi (podaje ją w polu 06. np. w bloku III.B.), kod świadczenia/przerwy 327 oznaczający zasiłek macierzyński z ubezpieczenia chorobowego za okres ustalony jako okres urlopu ojcowskiego (w polu 02.) oraz okres, za który zasiłek ten został wypłacony (pola 03. i 04.). W tym raporcie jako kod tytułu ubezpieczenia należy podać kod pracowniczy, tj. 01 10 X X.

Pracodawca, który nie jest uprawniony do wypłaty zasiłków, wykazuje pracownika pobierającego (z ZUS) zasiłek macierzyński jedynie w raporcie ZUS RSA, z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 X X, okresem, za który przysługuje zasiłek oraz liczbą dni; pole 06. w tym raporcie pozostawia puste lub wpisuje wartość 0,00.

Wypłata w kolejnym miesiącu

Za pracownika pobierającego zasiłek macierzyński pracodawca nalicza składki emerytalno-rentowe w raporcie ZUS RCA sporządzonym za miesiąc, w którym nastąpiła wypłata tego zasiłku. Jeśli więc pracownik przebywał na urlopie ojcowskim w listopadzie 2017 r. i w tym miesiącu za okres urlopu ojcowskiego otrzymał od pracodawcy zasiłek macierzyński, to składki od dokonanej wypłaty pracodawca powinien mu naliczyć w listopadowych dokumentach rozliczeniowych.

Bardziej złożone jest rozliczenie składek w przypadku, gdy pracownik w jednym miesiącu przebywa na urlopie ojcowskim, a zasiłek macierzyński z tego tytułu pracodawca wypłaci mu dopiero w następnym miesiącu. Wówczas za miesiąc, w którym pracownik przebywał na urlopie ojcowskim, sporządza się zerowy raport ZUS RCA (z kodem tytułu ubezpieczenia 12 40). W tym samym raporcie trzeba też wykazać pracownika z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 X X i składkami na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne rozliczonymi od przychodu uzyskanego przez niego w tym miesiącu.

Składki od wypłaconego zasiłku pracodawca naliczy dopiero w następnym miesiącu. Wtedy też będzie musiał w raporcie ZUS RSA w odpowiedni sposób poinformować organ rentowy, że w miesiącu, w którym nastąpiła wypłata zasiłku macierzyńskiego, pracownik nie podlegał już ubezpieczeniom z tytułu pobierania tego zasiłku (przykład).