Wydatki na rzecz kontrahentów a reprezentacja

Definicja wykształcona przez praktykę

W praktyce przyjęło się dla określenia zakresu tego pojęcia używanie wykładni językowej, którą aprobują organy podatkowe. Według słownikowej definicji reprezentacja oznacza "okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związaną ze stanowiskiem, pozycją społeczną". Efektem zaadaptowania jej na potrzeby ustaw o podatku dochodowym jest przyjęcie, że reprezentacja to podejmowanie w imieniu firmy działań, wiążących się z okazałością, które mają na celu stworzenie bądź utrwalenie pozytywnego wizerunku firmy na zewnątrz.

W odniesieniu do relacji pomiędzy partnerami w interesach reprezentacja obejmuje podejmowanie działań dotyczących utrzymywania kontaktów z innymi podmiotami gospodarczymi, m.in. związanych z przyjmowaniem i utrzymywaniem delegacji lub kontrahentów, uczestnictwem w przyjęciach organizowanych dla tych podmiotów, zakupem kwiatów i upominków dla kontrahentów. Nie zawsze jednak wydatki ponoszone na rzecz kontrahentów będą wyłączone z kosztów podatkowych jako reprezentacyjne.

Drobne upominki

Wręczane przy różnych okazjach obecnym lub potencjalnym kontrahentom m.in. długopisy, breloki, smycze, notesy, kubki, kalendarze, przenośne nośniki pamięci (pen-drive), plecaki, czapki albo T-shirty opatrzone logo firmowym, mają na celu rozpowszechnianie marki. Z tego względu spełniają przesłanki do uznania ich za wydatki reklamowe podlegające zaliczeniu do kosztów podatkowych. Takie stanowisko prezentują również organy podatkowe, m.in. Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z dnia 2 marca 2010 r., nr IPPB5/423-857/09-2/AM. Jednocześnie z interpretacji organów podatkowych wynika, że charakteru reklamowego nie mają eleganckie i wartościowe upominki wręczane jedynie wybranym kontrahentom. Wydatki na nie poniesione, jako reprezentacyjne, nie mogą podlegać zaliczeniu w ciężar kosztów podatkowych.

Poczęstunek na spotkaniach

W kwestii poczęstunków dla kontrahentów organy podatkowe od dłuższego czasu konsekwentnie twierdzą, że o możliwości zaliczenia do kosztów wydatków poniesionych na ten cel decyduje miejsce zorganizowania takiego spotkania (m.in. Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji indywidualnej z dnia 19 listopada 2009 r., nr ITPB3/423-521/09/PS). Gdy w związku z organizacją spotkań biznesowych podatnik ponosi wydatki na zakup obiadu, lunchu lub kolacji w restauracji, wydatkom tym trudno - zdaniem organów - przypisać inny cel niż reprezentacja. W ich ocenie wydatki na usługi gastronomiczne w trakcie spotkań z kontrahentami w lokalach zewnętrznych wiążą się z tworzeniem i utrwalaniem pozytywnego wizerunku firmy, co wyklucza zaliczenie ich do kosztów podatkowych. Jednocześnie organy nie mają zastrzeżeń co do zaliczania w koszty wydatków na nabycie produktów spożywczych stawianych do dyspozycji kontrahentów w siedzibie firmy. W tym przypadku uznają, że mają one charakter zwyczajowy, niezwiązany z okazałością i jako należące do powszechnie obowiązujących kanonów kultury nie podlegają wyłączeniu z kosztów podatkowych.

Poglądu organów podatkowych zasadniczo nie podzielają jednak sądy. Wskazują, że o zakwalifikowaniu omawianych wydatków do kosztów reprezentacji nie może decydować miejsce, w którym odbywają się poczęstunki. O tym, czy można nimi obciążyć koszty, powinien decydować jedynie cel ich poniesienia oraz to, czy nie noszą one znamion wystawności (np. WSA w Krakowie w wyroku z dnia 18 maja 2010 r., sygn. akt I SA/Kr 620/10 i WSA w Bydgoszczy w wyroku z dnia 16 marca 2010 r., sygn. akt I SA/Bd 17/10).

W kontekście posiłków serwowanych kontrahentom ciekawe, a wręcz rewolucyjne podejście do kwestii reprezentacji, zaprezentował WSA w Warszawie w wyroku z dnia 15 lipca 2010 r., sygn. akt III SA/Wa 589/10. W orzeczeniu tym stwierdził, że za reprezentację należy uznać wszelkie działania związane z utrzymywaniem dobrych relacji z kontrahentami, a przede wszystkim - z dążeniem do stworzenia skierowanego na zewnątrz, pozytywnego wizerunku przedsiębiorcy. Tym samym uznał, że dla zakwalifikowania konkretnego wydatku jako reprezentacyjnego nie jest konieczne, aby posiadał on cechy wystawności czy też okazałości. Jego zdaniem posiłek spożywany w restauracji, profesjonalnie przyrządzony i podany, jest powszechnym zwyczajem i dlatego też należy go uznać za służący zbudowaniu pozytywnego (wizerunku).

Trudno wyrokować, czy orzeczenie to spowoduje przełom w dotychczasowym podejściu do reprezentacji rozumianej jako wystawność czy okazałość. Warto jednak wiedzieć, że i z tak restrykcyjnym podejściem sądu do omawianego tematu podatnik może się zetknąć.

Szkolenia dla kontrahentów

Wiele firm organizuje dla kontrahentów nieodpłatne szkolenia dotyczące produkowanych lub sprzedawanych przez siebie towarów. Mają one na celu zapoznanie szkolonych osób m.in. z ich właściwościami, obsługą czy konserwacją. Wśród kosztów, jakie ponosi organizator takiego szkolenia, znajdują się m.in. wydatki związane z wynajęciem sali szkoleniowej, materiałami szkoleniowymi, wynagrodzeniem wykładowców oraz serwowanymi w trakcie szkoleń poczęstunkami. Wszystkie tego typu wydatki nie stanowią kosztów reprezentacyjnych. W przypadku szkoleń, kursów czy konferencji usługa gastronomiczna stanowi bowiem część szerszego zlecenia. Zapewnienie uczestnikom szkolenia np. zimnych napojów, herbaty, kawy, ciast w czasie przerw oraz zapewnienie lunchu czy obiadu jest działaniem zwyczajowo przyjętym i nieodłączną częścią usługi szkoleniowej. Stąd wszystkie wydatki poniesione na organizację szkolenia dla kontrahentów, jako związane ze sprzedażą towarów, należy uznać za koszt uzyskania przychodów.

Podstawa prawna:

• ustawa z dnia 26.07.1991 r. o pdof (Dz. U. z 2010 r. nr 51, poz. 307 ze zm.),
   
  
• ustawa z dnia 15.02.1992 r. o pdop (Dz. U. z 2000 r. nr 54, poz. 654 ze zm.).

autor: Agata Cieśla
Gazeta Podatkowa Nr 710 z dnia 2010-10-28

GOFIN podpowiada