Wydatki związane z organizacją spotkań integracyjnych

1. Wydatki na spotkania integracyjne a koszty uzyskania przychodów

Spotkanie integracyjne dla pracowników

Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków pracodawcy na działalność socjalną, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (art. 16 ust. 1 pkt 45 ustawy o PDOP oraz art. 23 ust. 1 pkt 42 ustawy o PDOF). Działalność socjalna to usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, udzielanie pomocy materialnej, itp. Przyznawanie świadczeń z ZFŚS powinno być uzależnione od sytuacji socjalnej pracownika.

Udział w spotkaniach integracyjnych nie jest uzależniony od sytuacji życiowej, rodzinnej czy materialnej pracowników. Dlatego też wydatki na organizację tych spotkań nie mogą być uznane za działalność socjalną. To oznacza, że wydatki takie nie powinny być finansowane ze środków ZFŚS, lecz ze środków obrotowych.

Spotkania integracyjne mają na celu wzmocnienie więzi pomiędzy pracownikami, zintegrowanie ich z pracodawcą, poprawę atmosfery w pracy, a to wszystko przekłada się na zwiększenie efektywności pracy pracowników, która ma wpływ na wysokość przychodów firmy. Dlatego też wydatki ponoszone w związku z organizacją spotkań integracyjnych dla pracowników (np. opłaty za wynajęcie sali, konsumpcja - z wyjątkiem alkoholu, oprawa akustyczna, itp.), mogą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodów. Są to koszty pośrednio związane z przychodami, w związku z tym są potrącalne w dacie ich poniesienia.

Organy podatkowe podkreślają, że zorganizowane dla pracowników spotkanie musi mieć charakter motywacyjny i integracyjny, a nie jedynie rozrywkowy. W ich opinii, jeżeli przebywanie pracowników ze sobą oraz konsumpcja są celem samym w sobie, to nie można uznać, iż wydatki takie mają związek z przychodem, nie stanowią więc kosztu podatkowego. Stanowisko takie zaprezentowała Izba Skarbowa w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 4 czerwca 2009 r., nr IPPB3/423-129/09-4/EŻ:

"(...) jeżeli wydatki poniesione zostały na zorganizowanie imprezy okolicznościowej oraz spotkań integracyjnych mających na celu poprawę komunikacji wewnętrznej i motywacji do pracy poprzez zintegrowanie pracowników, budowanie zespołu, poprawy atmosfery pracy oraz ułatwienie ułożenia wzajemnych relacji między pracownikami i w efekcie poprawę efektywności pracy, a przez to zwiększenie przychodów osiąganych przez podatnika, to wówczas spełniają warunki, o których mowa w art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych i mogą zostać zakwalifikowane do kosztów podatkowych. Jeśli jednak spotkanie nie służy takiemu celowi, a przebywanie pracowników ze sobą czy konsumpcja są celem samym w sobie, to w takim przypadku nie można uznać, iż wydatki takie mają związek z przychodem, wobec czego nie stanowią one kosztu uzyskania przychodów. (...)"

Udział rodzin pracowników oraz kontrahentów w imprezie integracyjnej

Jeżeli w imprezie integracyjnej udział biorą kontrahenci, to przypadającą na nich część wydatków związanych ze spotkaniem integracyjnym należy uznać za wydatki na reprezentację. Jak wynika z art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o PDOP i odpowiednio art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PDOF, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków na reprezentację, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności, w tym napojów alkoholowych. Zatem, wydatki na imprezę integracyjną, w części przypadającej na kontrahentów, nie stanowią kosztów podatkowych.

Nie są również kosztem uzyskania przychodów wydatki w części przypadającej na członków rodzin pracowników. Ich udział w spotkaniu integracyjnym nie przyczynia się bowiem do powstania przychodu ani do zachowania czy zabezpieczenia źródła przychodów. Nie jest zatem spełnione podstawowe kryterium warunkujące zaliczenie wydatku do kosztu podatkowego, o którym mowa w art. 15 ust. 1 ustawy o PDOP oraz art. 22 ust. 1 ustawy o PDOF.

Jeżeli zatem w imprezie integracyjnej biorą udział zarówno pracownicy, jak i ich rodziny oraz kontrahenci, wówczas firma zobowiązana jest wyszczególnić, jaka część wydatków dotyczy pracowników, a jaka pozostałych osób. Gdyby firma nie była w stanie takich kosztów rozdzielić, wówczas musiałaby się liczyć z tym, iż organ podatkowy może zakwestionować zasadność zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów jakichkolwiek wydatków poniesionych na zorganizowanie takiej imprezy. Dla przykładu przytoczmy interpretację indywidualną Izby Skarbowej w Poznaniu z 30 kwietnia 2009 r., nr ILPB3/423-113/09-6/MC:

"(...) wydatki na organizację imprez integracyjnych w części przeznaczonej dla kontrahentów nie mogą być uznane za koszty uzyskania przychodów. Mają one bowiem na celu utrwalenie jak najkorzystniejszego wizerunku Spółki na zewnątrz.

(...) poniesione przez Spółkę wydatki na organizację spotkań integracyjnych z udziałem kontrahentów, sfinansowanych ze środków obrotowych, skoro Spółka nie jest w stanie wydzielić wydatków odpowiadających udziałowi w imprezach pracowników, nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów. (...)"

2. Jakie skutki niesie za sobą udział w imprezie integracyjnej?

Przychód pracownika

Przychód pracownika powstaje w przypadkach określonych w art. 12 ust. 1 ustawy o PDOF. Zgodnie z nim, za przychody ze stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń. Są to w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Do innych nieodpłatnych świadczeń, o których mowa w powyższym przepisie, zalicza się także nieodpłatne świadczenia z tytułu uczestnictwa w imprezie integracyjnej.

Jeszcze do niedawna organy podatkowe stały na stanowisku, że przychód pracownika powstaje jedynie wówczas, gdy możliwe jest przyporządkowanie świadczenia poszczególnym pracownikom uczestniczącym w imprezie. Przychód nie powstaje natomiast, gdy pracodawca nie jest w stanie ustalić wartości świadczenia przypadającego na konkretnego pracownika. Może być tak w sytuacji, gdy impreza ma charakter otwarty i mogą w niej brać udział wszyscy pracownicy, a pracodawca pokrywa koszty tej imprezy ryczałtowo.

Z ostatnio prezentowanych przez organy podatkowe stanowisk wynika, że spotkanie integracyjne dla pracowników nie ma charakteru otwartego, organizowane jest bowiem dla określonej grupy osób. W związku z tym zakład pracy jest w stanie określić faktyczną liczbę osób uczestniczących w imprezie integracyjnej, chociażby poprzez stworzenie listy osób, które wyrażą chęć uczestnictwa w tym spotkaniu, a następnie poprzez fizyczne potwierdzenie obecności. Dlatego pracodawca może ustalić, którzy pracownicy brali udział w imprezie. Nie ma w tym przypadku znaczenia, na jaką wartość dany pracownik skonsumował posiłki, gdyż koszty zakupu tych usług ponoszone są niezależnie od tego, czy pracownik skorzystał z nich w pełnym zakresie, czy też nie. Wartość świadczenia przypadającego na danego pracownika oblicza się, dzieląc kwotę (wynikającą z wystawionych faktur i rachunków) przez liczbę pracowników biorących udział w spotkaniu integracyjnym. Potwierdza to m.in. Izba Skarbowa w Warszawie w interpretacjach indywidualnych z 20 października 2008 r., nr IPPB2/415-1092/08-2/AK oraz z 7 listopada 2008 r., nr IPPB2/415-1159/08-5/AK.

Innego zdania są sądy. Według nich, w sytuacji, gdy opłata wnoszona jest ryczałtowo, niezależnie od tego, czy pracownik z usług skorzystał czy nie korzystał, brak jest podstaw do ustalenia dla konkretnego pracownika kwoty przychodu uzyskanego z tytułu finansowania przez pracodawcę kosztów organizowanych imprez. Nie sposób bowiem stwierdzić, czy pracownik rzeczywiście otrzymał to świadczenie i jaka jest jego wartość (np. wyrok WSA we Wrocławiu z 7 maja 2009 r., sygn. akt I SA/Wr 1326/08 czy wyrok WSA w Warszawie z 16 czerwca 2009 r., sygn. akt III SA/Wa 412/09).

Podsumowując:

W opinii organów podatkowych, pracownik uzyskuje przychód z tytułu uczestnictwa w imprezie integracyjnej, gdyż pracodawca każdorazowo jest w stanie określić wartość nieodpłatnego świadczenia przypadającego na konkretnego pracownika, także gdy wydatki poniesione zostały ryczałtowo.

Naszym zdaniem, przychód u pracownika powstanie także w sytuacji, gdy w spotkaniu integracyjnym udział biorą członkowie jego rodziny. Gdyby nie stosunek pracy łączący pracownika z pracodawcą, członek rodziny nie mógłby uczestniczyć w imprezie firmowej, dlatego wykazanie przychodu u członka rodziny nie jest zasadne.

Wartość nieodpłatnego świadczenia z tytułu udziału w imprezie integracyjnej, zarówno w części przypadającej na pracownika, jak i na jego rodzinę, stanowi dla pracownika przychód ze stosunku pracy. Przychód ten powstaje w dacie otrzymania świadczenia, tj. w dacie imprezy integracyjnej. Wartość przychodu z tego tytułu dolicza się do łącznej kwoty uzyskanego przez pracownika w danym miesiącu przychodu. Następnie pracodawca oblicza i pobiera zaliczkę na podatek dochodowy, zgodnie z art. 31 i 32 ustawy o PDOF. Wartość świadczenia z tytułu udziału w imprezie integracyjnej, wraz z pozostałymi składnikami wynagrodzenia, wykazywana jest w rocznej informacji PIT-11.

Przychód u kontrahentów

W odniesieniu do kontrahentów, uczestniczących w spotkaniach integracyjnych, przychód podatkowy powstaje na podstawie art. 20 ust. 1 ustawy o PDOF, jako przychód z innych źródeł. W tym przypadku firma organizująca imprezę integracyjną nie jest zobowiązana do poboru podatku, a jedynie do sporządzenia imiennych informacji PIT-8C. Informacje te przekazuje osobom uczestniczącym w imprezie integracyjnej oraz do właściwego urzędu skarbowego do końca lutego następnego roku podatkowego (art. 42a ustawy o PDOF). Uczestnicy imprezy integracyjnej uzyskany z tego tytułu przychód mają obowiązek wykazać w zeznaniu rocznym i opodatkować go łącznie z innymi przychodami.

3. Czy przychód pracownika z tytułu udziału w imprezie integracyjnej podlega oskładkowaniu?

Generalnie, świadczenia związane z organizacją dla pracowników różnego rodzaju imprez, m.in. integracyjnych, zalicza się do przychodów ze stosunku pracy. Jeżeli możliwe jest przyporządkowanie świadczenia poszczególnym uczestnikom imprezy, wówczas stanowi ono dla nich przychód podlegający składkom ZUS.

Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych, osiągany przez pracowników u pracodawcy z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy. Tak wynika z art. 18 ust. 1 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2007 r. nr 11, poz. 74 ze zm.). Natomiast w § 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. nr 161, poz. 1106 ze zm.) określono przychody wyłączone z oskładkowania. W przepisie tym nie wymieniono przychodów pracownika z tytułu udziału w imprezie integracyjnej, sfinansowanej ze środków obrotowych pracodawcy. Oznacza to, że przychód pracownika z tytułu udziału w imprezie integracyjnej stanowi podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne.

Omawiany przychód będzie także stanowił podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne. Jak bowiem zapisano w art. 81 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz. U. z 2008 r. nr 164, poz. 1027 ze zm.), do ustalenia podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne stosuje się przepisy określające podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

4. Impreza integracyjna a VAT

Odliczenie VAT od wydatków związanych z imprezą integracyjną

Zgodnie z ogólną zasadą, określoną w art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego (z zastrzeżeniami nieistotnymi w omawianej sytuacji). Ustawodawca przewidział od tej zasady szereg wyjątków, które wymienione zostały w art. 88 ustawy o VAT. Z przepisów tych wynika m.in., że podatnicy nie mogą odliczać VAT od usług gastronomicznych i noclegowych, za wyjątkiem nabycia gotowych posiłków przeznaczonych dla pasażerów przez podatników świadczących usługi przewozu osób (art. 88 ust. 1 pkt 4 ww. ustawy). Jeżeli wśród wydatków na imprezę integracyjną znalazły się zatem wydatki na usługi gastronomiczne lub noclegowe, to podatnikowi nie przysługuje prawo do odliczenia VAT naliczonego od tych zakupów. Odliczyć będzie mógł natomiast VAT od wydatków na nabycie usług cateringowych, gdyż w stosunku do nich ustawodawca nie wprowadził ograniczeń w kwestii odliczania podatku naliczonego.

Podatnik będzie mógł również odliczyć VAT od pozostałych wydatków związanych z imprezą integracyjną, np. od wydatków na wynajem sali, transport uczestników imprezy, itp. Prawo do odliczenia VAT naliczonego będzie przysługiwało podatnikowi w stosunku do wydatków dotyczących pracowników, członków ich rodzin oraz kontrahentów, pod warunkiem oczywiście, że wydatki te będą wykazywały związek z działalnością opodatkowaną.

Może się zdarzyć, że firma nabywa kompleksową usługę organizacji imprezy integracyjnej, na którą składają się poszczególne świadczenia, w tym usługi gastronomiczne i noclegowe. W takim przypadku, naszym zdaniem, podatnik ma prawo odliczyć VAT naliczony w całości, o ile oczywiście wydatek ma związek z wykonywaniem czynności opodatkowanych. Potwierdza to także Izba Skarbowa w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z 23 lipca 2008 r., nr ILPP1/443-436/08-4/BD oraz Izba Skarbowa w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 15 czerwca 2009 r., nr IPPP3-443-101/09-7/JF.

VAT należny z tytułu imprezy integracyjnej

W art. 8 ust. 2 ustawy o VAT zapisano, że za odpłatne świadczenie usług uważa się również nieodpłatne świadczenie usług niebędące dostawą towarów na cele osobiste podatnika lub jego pracowników, w tym byłych pracowników, wspólników, udziałowców, akcjonariuszy, członków spółdzielni i ich domowników, członków organów stanowiących osób prawnych, członków stowarzyszenia, oraz wszelkie inne nieodpłatne świadczenie usług, jeżeli nie są one związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa, a podatnikowi przysługiwało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przy nabyciu towarów i usług związanych z tymi usługami, w całości lub w części.

Powyższy przepis oznacza, że nieodpłatne świadczenie usług podlega opodatkowaniu wówczas, gdy:

• usługa nie jest związana z prowadzeniem przez podatnika przedsiębiorstwa, oraz
  
  

• podatnikowi przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego od nabytych towarów i usług związanych z tymi czynnościami (w całości lub w części).

Dopiero łączne spełnienie powyższych przesłanek sprawia, że nieodpłatne świadczenie usług podlega VAT.

Przez świadczenie usług niezwiązanych z prowadzeniem przedsiębiorstwa rozumie się takie świadczenie usług, które odbywa się bez związku z potrzebami prowadzonej działalności.

Z uwagi na to, że spotkanie integracyjne dla pracowników na ogół ma na celu ich zintegrowanie, poprawę atmosfery w pracy, a w konsekwencji zwiększenie efektywności pracy pracowników, to naszym zdaniem uznać należy, że spotkanie takie związane jest z prowadzeniem przedsiębiorstwa. Zatem,nieodpłatne świadczenie usług w postaci udziału pracownika w spotkaniu integracyjnym nie podlega opodatkowaniu VAT. Bez znaczenia pozostaje tu, czy odliczono VAT naliczony od nabytych towarów i usług związanych z organizacją tej imprezy.

Stanowisko to potwierdził WSA W Warszawie w wyroku z 17 grudnia 2007 r., sygn. akt III SA/Wa 1287/07:

"(...) W przypadku organizacji imprez integracyjnych dla pracowników istnieje związek świadczenia z przedsiębiorstwem, tego rodzaju imprezy służą bowiem przede wszystkim celom pracodawcy: integrują pracowników i zwiększają efektywność pracy.

A zatem, nawet jeżeli podatnik odliczył VAT naliczony przy nabyciu towarów i usług związanych z organizacją imprezy integracyjnej, to takie nieodpłatne świadczenie imprezy nie podlega VAT. (...)"

Podobnie orzekł WSA we Wrocławiu, w wyroku z 19 maja 2008 r., sygn. akt I SA/Wr 1559/07.

Gdy w imprezie integracyjnej udział biorą także osoby trzecie (tj. członkowie rodzin pracowników, kontrahenci), a ich uczestnictwo ma na celu kreowanie pozytywnego wizerunku firmy na zewnątrz, zapewnienie o dobrej kondycji firmy, itp., to zasadne jest - naszym zdaniem - uznanie, że nieodpłatne świadczenie na rzecz tych osób związane jest z prowadzeniem przedsiębiorstwa. Nie podlega zatem opodatkowaniu VAT.

Odmienny pogląd zaprezentował jednak Opolski Urząd Skarbowy, który w postanowieniu z 25 stycznia 2007 r., nr PP/443-84-2-GK/06/07 stwierdził, że gdy w imprezie integracyjnej uczestniczą osoby trzecie, to brak jest związku z prowadzeniem przedsiębiorstwa i należy świadczenie to opodatkować (o ile przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego od zakupów związanych z organizacją tej imprezy).

5. Ewidencja księgowa wydatków na organizację spotkania integracyjnego

Ewidencję księgową wydatków związanych z organizacją imprezy integracyjnej przedstawiamy na poniższym przykładzie.
 

Wartość uzyskanego przez pracownika przychodu spółka wykazuje w rocznej informacji PIT-11. Natomiast uzyskane przez kontrahenta świadczenie z tytułu udziału w imprezie integracyjnej spółka wykaże w informacji PIT-8C.

Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych Nr 33 z dnia 2009-11-20

GOFIN podpowiada