Wynajem samochodu osobowego
Spółka otrzymała fakturę VAT dotyczącą wynajmu samochodu osobowego dla potrzeb prowadzonej działalności gospodarczej. Spółka z tytułu przedmiotowego wynajmu nie prowadziła ewidencji przebiegu pojazdów. W związku z powyższym Podatnik zapytuje o możliwość zakwalifikowania poniesionego wydatku w ciężar kosztów podatkowych.
W myśl postanowień zawartych w art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (zwanej dalej: PDOP) nie zalicza się, do kosztów podatkowych, wydatków z tytułu kosztów używania samochodów osobowych, niestanowiących składników majątku Podatnika - w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, (określonej w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r.). Podatnik jest obowiązany prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu.
A contrario ww przepisu wynika, iż warunkiem niezbędnym do zakwalifikowania poniesionych wydatków z tytułu wynajmu samochodów osobowych, nie stanowiących własności Podatnika jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu. Faktycznie poniesione wydatki z tytułu korzystania w działalności gospodarczej wynajętego samochodu osobowego mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów w wysokości nieprzekraczającej limitu obliczonego na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu.
Jednocześnie, zgodnie z ogólną zasadą, wyrażoną w art. 15 ust. 1 PDOP, wydatki te muszą pozostawać w związku z przychodami uzyskiwanymi z prowadzonej przez Podatnika działalności gospodarczej. Z literalnego brzmienia art. 16 ust. 1 pkt 51 PDOP, wynika zatem, że określone w tym przepisie ograniczenie zaliczania całości wydatków z tytułu używania samochodu osobowego niestanowiącego majątku Podatnika do kosztów uzyskania przychodów, ma zastosowanie również do umowy najmu.
Oznacza to, że w rozpatrywanej sytuacji, wszelkie udokumentowane wydatki, które Spółka poniosła w związku z korzystaniem dla potrzeb działalności gospodarczej z wynajętego samochodu osobowego (w tym opłatę za wynajem samochodu, zakup paliwa, itp.), mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów jedynie w wysokości nieprzekraczającej limitu, obliczonego na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu (zwanej potocznie "kilometrówką"). Należy przy tym podkreślić, że warunkiem uznania za koszty uzyskania przychodów omawianych wydatków jest prowadzenie przez Spółkę ewidencji przebiegu pojazdu. Tak stanowi art. 16 ust. 5 PDOP.
Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zaś zawierać co najmniej następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd-dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za 1 kilometr przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu oraz podpis Podatnika i jego dane. Natomiast brak ewidencji skutkuje brakiem możliwości zaliczenia poniesionych wydatków z tytułu używania samochodu osobowego niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych do kosztów uzyskania przychodów Spółki.
Patrycja Mikuła
