Z urzędem skarbowym załatwisz sprawę przez telefon
W ramach systemu wsparcia i obsługi podatnika, zmianie mają ulec standardy dotyczące wyjaśnień i wezwań podatnika , co związane jest z aktualnie trwającym procesem modernizacji administracji podatkowej. Jak wynika z proponowanych zmian w tym zakresie, urzędy nie mogą pozostawać obojętne na rozwój nowoczesnych narzędzi telekomunikacyjnych, tym bardziej że klient administracji wyraża częstokroć oczekiwanie, iż jego sprawa zostanie załatwiona przy użyciu telefonicznej formy kontaktu. Sprzyjać ma to również budowie pozytywnego wizerunku administracji, a w dalszej perspektywie nawet zwiększeniu dobrowolności realizacji obowiązków podatkowych.
Podstawę prawną do nawiązania z petentem kontaktu telefonicznego stanowi zarówno Ordynacja Podatkowa, jak i Kodeks Postępowania Administracyjnego. Na gruncie obu tych aktów prawnych możliwe jest komunikowanie się z petentem przy użyciu telefonu, przy czym regulacje te nie są precyzyjny, co przekładało się na niewielką praktykę w tym zakresie. Związane było to również z brakiem jednolitej procedury w kontekście wezwań kierowanych do podatników, np. nie określono katalogu spraw, co do których powinno się podjąć próbę kontaktu telefonicznego.
Celem zapewnienia standaryzacji działań wszystkich jednostek Administracji Podatkowej w zakresie wykorzystania telefonicznej formy kontaktu w relacjach z podatnikiem, a w określonych przypadkach również wezwania pisemnego, każdy Urząd zobligowany jest do wykorzystania wypracowanych standardów, zgodnie z którymi, w sytuacjach, kiedy nie zachodzi bezwzględna konieczność wysłania pisemnego wezwania, pracownicy z obowiązani są do podjęcia próby kontaktu telefonicznego.
Wedle opracowanych wytycznych, wezwania telefoniczne, w tym wezwania do złożenia wyjaśnień, mogą być stosowane obecnie na większą skalę - katalog, jakim się posłużono, ma jedynie charakter przykładowy i zawiera następujące kategorie zdarzeń:
- Podatnik nie złożył deklaracji,
- Złożona deklaracja lub korekta jest niepoprawna,
- Nie załączono wymaganych dokumentów,
- Konieczne jest uściślenie posiadanych przez urząd informacji,
- Wyjaśnienie nie podejmowania przez podatnika korespondencji,
- Wyjaśnienie okoliczności związanych z tak zwana "miękką egzekucją".
Odwołując się do pisma kierowanego do urzędników, zaznaczyć należy, że wybór formy wezwania powinien być pozostawiony pracownikowi. Zgodnie z zaleceniem, w pierwszej kolejności, podejmowane powinny być próby kontaktu telefonicznego. Wezwania telefoniczne stosuje się z kolei wobec podatników:
a) którzy wskazali numer telefonu do kontaktu,
b)co do których niezbędne jest, by szybko udzielili wyjaśnień lub dostarczyli dokumenty.
Na urzędników nałożony został obowiązek ewidencjonowania podjętych prób kontaktu w formie notatek służbowych, adnotacji lub pisma przy wykorzystaniu w urzędach narzędzi informatycznych.
Dokonując oceny proponowanych rozwiązań należy bezsprzecznie wskazać na korzyści płynące z przyjętych wytycznych. Z pewnością wpłynie to bowiem na usprawnienie komunikacji między urzędnikami a petentami, co powinno wpłynąć na skrócenie terminów załatwiania poszczególnych spraw. Proponowany model przyczyni się zapewne również do poprawy wizerunku administracji państwowej, która poprzez ograniczenie formalności stanie się dla przeciętnego podatnika o wiele bardziej przystępna.
Jarosław Włoch
radca prawny, Departament Doradztwa Podatkowego Małopolskiego Instytutu Studiów Podatkowych w Krakowie
Artykuł ma charakter jedynie informacyjny i stanowi publikację zainspirowaną treścią artykułów prasowych, interpretacji organów podatkowych i orzeczeń sądów administracyjnych. Nie stanowi porady ani opinii podatkowej czy prawnej w rozumieniu art. 2 ust. 1 i art. 31 ustawy o doradztwie podatkowym (Dz. U. z 1996 r. Nr 102, poz. 475, ze zm.) i jest odzwierciedleniem poglądów wyrażanych przez autorów publikacji. Małopolski Instytut Studiów Podatkowych Sp. z o.o. nie bierze odpowiedzialności za ewentualne skutki podejmowanych decyzji na ich podstawie.
