Zmiany w procedurze zakładania spółki cywilnej

Zawarcie umowy spółki cywilnej nie ulega ujawnieniu w żadnym centralnym rejestrze lub ewidencji. Informacja o współdziałaniu w ramach spółki podlega natomiast zgłoszeniu do CEIDG lub KRS w odniesieniu do każdego wspólnika z osobna. Informacja o samej spółce jest ujawniana tylko w rejestrze REGON.

Wspólnikiem spółki cywilnej może być osoba fizyczna oraz inny podmiot posiadający tzw. zdolność prawną. Z reguły jednak w roli wspólników spółek cywilnych występują osoby fizyczne.

Procedurę zakładania spółki cywilnej rozpoczyna podpisanie umowy spółki. Przez nią wspólnicy zobowiązują się dążyć do osiągnięcia wspólnego celu gospodarczego poprzez działanie w sposób oznaczony, w szczególności przez wniesienie wkładów (art. 860 § 1 K.c.). Przepisy nie precyzują pozostałych elementów umowy spółki cywilnej. Przyjmuje się jednak, że poprawnie skonstruowana umowa powinna określać co najmniej:

• dane dotyczące wspólników (oraz dodatkowo nazwę spółki),
  
• przedmiot działalności (czyli wspólny cel gospodarczy),
  
• wnoszone wkłady (własność, inne prawa albo świadczenie usług, najlepiej ze wskazaniem ich wartości) bądź też inny sposób dążenia do osiągnięcia celu spółki,
  
• kwestie dotyczące prowadzenia spraw i reprezentacji spółki,
  
• udział wspólników w zyskach i stratach,
  
• możliwość podziału i wypłaty zysków w trakcie trwania spółki oraz
  
• określenie jej roku obrachunkowego.

Charakter obowiązkowy mają jednak tylko pierwsze trzy z wymienionych elementów. W razie braku pozostałych, stosunki między wspólnikami będą regulowane według konstrukcji kodeksowej zawartej w art. 860-875 Kodeksu cywilnego. Umowa spółki cywilnej powinna być zawarta na piśmie.

Aby spółka mogła uzyskać własny NIP, wspólnicy powinni złożyć dla niej we właściwym ze względu na jej siedzibę urzędzie skarbowym zgłoszenie identyfikacyjne NIP-2. Od początku grudnia 2014 r. obowiązuje nowy wzór tego formularza. W jego części D.3. należy wskazać informację o jednym ze wspólników spółki. Ze względu na brak miejsca na wpisanie dalszych informacji trzeba sporządzić listę tych informacji w sposób analogiczny, zgodnie z zakresem danych określonych w części D.3. Obecnie nie obowiązuje już formularz NIP-D, w którym uprzednio ujawniano informacje o wspólnikach.

Spółka cywilna, jako jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej, podlega wpisowi do rejestru podmiotów gospodarki narodowej (REGON). Wniosek o wpis do REGON należy złożyć w urzędzie statystycznym województwa, właściwym dla siedziby spółki. Na wywiązanie się z tej powinności jest 14 dni od powstania spółki. W rejestrze REGON ujawnia się m.in. identyfikatory wspólników, ich nazwiska i imiona (albo firmę) wraz z numerem PESEL osoby fizycznej prowadzącej działalność (o ile taki posiada), a do tego również dane samej spółki (w tym jej NIP). Wniosek o wpis do REGON sporządza się na formularzu RG-OP z załącznikiem RG-SC.

Spółka może również dokonać rejestracji dla potrzeb VAT (na druku VAT-R). W niektórych sytuacjach rejestracja taka jest obowiązkowa. Podatnikiem VAT w tym przypadku jest spółka cywilna.

Osoba fizyczna prowadząca działalność w ramach spółki cywilnej z reguły traktowana jest jako przedsiębiorca podlegający wpisowi do CEIDG. Jeśli spółkę zakłada osoba nieposiadająca wpisu do ewidencji, powinna całą procedurę przed urzędami rozpocząć od złożenia wniosku o wpis do CEIDG, w szczególności przez złożenie formularza CEIDG-1. Gdy jej aktywność gospodarcza będzie się ujawniać tylko poprzez działalność w ramach spółki, powinna to wskazać w rubryce 25 formularza.

W CEIDG wspólników ujawniane są informacje o uzyskanych przez spółkę identyfikatorach NIP i REGON. Dlatego też po ich uzyskaniu przez spółkę wspólnicy powinni uaktualnić wpisy w ewidencji. Wspólnik będący osobą fizyczną składając wniosek na formularzu CEIDG-1 powinien zaznaczyć stosowne informacje w jego części 26. Jeśli przedsiębiorca uczestniczy w więcej niż jednej spółce cywilnej, należy dodatkowo posłużyć się formularzem CEIDG-SC. Gdy przedsiębiorca prowadzi działalność w ramach spółki, a niezależnie od tego indywidualnie, to najpewniej będzie musiał wskazać w formularzu dodatkowe miejsce wykonywania działalności w ramach spółki (rubryka 10.3.12 CEIDG-1).

Uczestnictwo w spółce cywilnej stanowi tytuł do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego. Jeśli spółkę zakłada osoba fizyczna dotychczas prowadząca działalność gospodarczą i zgłoszona z tego tytułu do tych ubezpieczeń, to powinna jedynie ponownie złożyć deklarację ZUS DRA, aby ujawnić powstanie kolejnego tytułu ubezpieczenia zdrowotnego.

Nie dotyczy to wspólników niebędących osobami fizycznymi. Jeśli takim wspólnikiem jest podmiot wpisany do KRS, to fakt wykonywania działalności gospodarczej z innymi podmiotami na podstawie umowy spółki cywilnej powinien zostać zgłoszony do rejestru przedsiębiorców. Ponadto przedsiębiorca, który zgłasza do KRS okoliczność zawarcia umowy spółki cywilnej, składa do akt rejestrowych odpis umowy spółki. W razie zmiany umowy, do akt powinien zostać złożony jej tekst jednolity.

PCC od umowy spółki

Umowa spółki cywilnej podlega podatkowi od czynności cywilnoprawnych. Obowiązek podatkowy powstaje z chwilą zawarcia umowy i ciąży solidarnie na wszystkich wspólnikach. Podatek wynosi 0,5% zasadniczo od wartości wkładów wnoszonych do spółki. Na złożenie deklaracji (PCC-3, PCC-3A) oraz zapłatę podatku w urzędzie skarbowym właściwym ze względu na siedzibę spółki jest 14 dni od dnia podpisania jej umowy.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 23.04.1964 r. - Kodeks cywilny (Dz. U. z 2014 r. poz. 121 ze zm.)

Ustawa z dnia 2.07.2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (Dz. U. z 2013 r. poz. 672 ze zm.)

autor: Paweł Cierkoński
Gazeta Podatkowa nr 6 (1151) z dnia 2015-01-19

GOFIN podpowiada