E-kolejka wciąż mało popularna. Czas oczekiwania w urzędach mógłby być krótszy

Zdarzają się przypadki, że ktoś zarezerwuje miejsce przez internet na godzinę 10, ale postanawia przyjść do wydziału już o 8:30 i rezygnuje z wcześniejszej rezerwacji, bo - czekając na bieżące przyjęcie - załatwi sprawę szybciej - informuje radio Tok FM. Urząd Miasta w Katowicach szacuje, że 20-30 proc. umówionych wizyt w Wydziale Komunikacji, które zostały wcześniej zarezerwowane, przepada - mieszkańcy nie przychodzą bowiem na umówiony termin. 

E-kolejka to system informatyczny, który ma "zwiększyć komfort obywateli". Jego główne zadanie to zmniejszenie kolejek w urzędach, na które Polacy często narzekają. Nie przyniosą one jednak oczekiwanego rezultatu, jeżeli będziemy umawiać termin i na niego nie przychodzić - to coraz bardziej popularny problem w miejskich urzędach. 

E-kolejka od ponad dekady działa już w Białymstoku - w 2011 roku uruchomiono ją najpierw w Departemencie Mieszkańców, teraz funkcjonuje już w kolejnych, m.in. w Departamencie Środowiska.

System używany jest przez mieszkańców stolicy województwa podlaskiego przede wszystkich do spraw, które można załatwić "od ręki". - Każdego miesiąca na wizytę przez e-kolejkę umawia się między 10 a 15 proc. wszystkich osób - podkreśla Kamila Bogacewicz z Urzędu Miejskiego w Białymstoku. Na około 157 tys. klientów - 9,5 tys. było umówionych za pośrednictwem systemu e-kolejka. 

15 proc. spraw, których załatwienie zostało umówione online, satysfakcjonuje urzędników, którzy podkreślają, że system cały czas się rozwija, jest udoskonalany i aktualizowany, odpowiadając na coraz to nowe oczekiwania mieszkańców.

System e-kolejek boryka się jednak z poważnymi problemami. 

Prawdziwą plagą jest rezerwowanie terminów wizyt i nieprzychodzenie na nie, bądź stawianie się w urzędzie w innym czasie, np. godzinę wcześniej - nie wpływa to na poprawę wydajności urzędów, nie zmniejsza w nich kolejek i jest totalnym zaprzeczeniem ich idei. 

Z problemem poważnie zmagają jest m.in. Katowice. Miasto również oferuje umawianie wizyt online. - Ze statystyk wynika, że z około 20-30 proc. umówionych wizyt mieszkańcy rezygnują i na nie przychodzą - informuje rzecznika Urzędu Miasta Katowice, Sandra Hajduk.

Mimo problemów, system e-kolejek powoli zyskuje na popularności. Co Polacy najczęściej załatwiają, umawiając wizyty przez e-kolejki? Dużą popularnością cieszy się rejestrowanie samochodów i wyrabianie dowodów rejestracyjnych w departamentach komunikacji.  

E-kolejka to system, który pomaga zmniejszyć czas oczekiwania na załatwienie sprawy w urzędzie. To system stworzony, żeby rozładować kolejki zarówno w miejskich urzędach oraz państwowych placówkach, jak i w przychodniach, a także szpitalach (Ministerstwo Zdrowia zakończyło program pilotażowy rejestracji do lekarzy specjalistów oraz na badania diagnostyczne). Polacy bardzo często narzekają na długi czas oczekiwania na załatwienie wielu spraw.  

Na czym polega e-kolejka? 

• Platforma pozwala na umówienie wizyty do urzędu za pośrednictwem specjalnej strony internetowej.  
• E-kolejka rekomenduje najbliższy wolny termin i wystarczająco dużo czasu, żeby dotrzeć do urzędu - nie mniej niż 2 godz.  

Jakie sprawy można załatwić w urzędzie umawiając wizytę przez internet?  

• Rejestrację samochodu.
• Meldunki, PESEL, sprawy związane z wyborami oraz rejestr danych kontaktowych.
• Dowody osobiste.
• Prawo jazdy.
• Licencje (np. na taksówkę).
• Zezwolenia.
• Rejestr danych kontaktowych. 

Trzeba pamiętać, że zakres usług, których załatwienie można umówić online lub całkowicie załatwić przez internet, może różnić się w zależności od miast, dlatego należy dokładnie sprawdzić na stronie urzędu, co możemy załatwić. Np. w Katowicach sprawy związane z dowodem osobistym trzeba załatwiać bezpośrednio w siedzibie urzędu - nie ma możliwości wcześniejszej rejestracji terminu.