Informatyka w przedsiębiorstwie: BI or not to BI

Business Intelligence jest szerokim pojęciem, które można określić jako przekształcanie danych w informacje, a informacji w wiedzę. Tak otrzymaną wiedzę można wykorzystywać do zarządzania przedsiębiorstwem. Oprogramowanie klasy BI jest ściśle powiązane z hurtownią danych, która integruje informacje płynące z różnych systemów informatycznych.

Tyle teorii, bo tę lekcję wiele polskich firm już przerobiło i korzysta z narzędzi BI.

W praktyce po aplikacje analityczne sięgają podmioty na każdym etapie rozwoju.

W niektórych, specyficznych sytuacjach oprogramowanie może jednak wspomóc bieżące problemy - takie jak wychodzenie spółek z kryzysu, przygotowanie programów naprawczych.

- Dzieje się tak, ponieważ wyspecjalizowane narzędzia pomagają zobaczyć sytuację finansową z nowej, dotychczas nie badanej szczegółowo perspektywy - dostarczają nowych, unikalnych i uwiarygodnionych informacji, których uzyskiwanie w układach dostarczanych przez tradycyjne systemy ERP było niemożliwe lub bardzo utrudnione. Często posługuję się takim przykładem, że BI jest w takiej sytuacji jak zdjęcie budynku wykonane kamerą termiczną, na którym doskonale widać miejsca, gdzie z budynku ucieka ciepło - mówi Jacek Kuciński, dyrektor praktyki zarządzania finansowego SAS Institute.

Informatyką, w tym narzędziami BI, szczególnie interesują się spółki wchodzące na giełdę. Powód - konieczne jest wprowadzenie bardziej restrykcyjnych procedur umożliwiających publikowanie danych w czasie krótszym, niż spółki robiły to dotychczas. Firmy muszą też przygotować aparat narzędziowy umożliwiający im wiarygodne prezentacje danych rzeczywistych, ale jeszcze ważniejsze jest opracowanie wiarygodnych i transparentnych planów działania.

- Przedstawione zamierzenia spółek będą szczegółowo analizowane przez specjalistów przed wydaniem ewentualnych rekomendacji kupna akcji, stąd zakres udostępnionych publicznie informacji powinien być z jednej strony wystarczająco szeroki, aby prezentowane plany były uwiarygodnione, z drugiej na tyle ograniczony, aby nie osłabić pozycji konkurencyjnej na rynku, na którym działają - tłumaczy Kuciński.

Nieomylne narzędzie?

Poza praktycznymi korzyściami, czy też koniecznością przekazywania odpowiednich danych finansowych, samo posiadanie oprogramowania BI zwiększa renomę spółek. Narzędzia BI są mile widziane przez analityków.

- Analitycy wiedzą, że bez BI firma nie podejmuje decyzji w oparciu o twarde, rzetelne dane, tylko kieruje się doświadczeniem i prognozami menedżerów - zauważa Konrad Mokrzański, odpowiedzialny za wsparcie użytkowników narzędzi BI w Oracle Polska. - Czasami właściwymi, czasami błędnymi. Organizacje finansowe i inwestorzy rozpatrujący zakup akcji spółek też to dobrze wiedzą. Są bardziej chętni do zainwestowania w walory podmiotów posiadających kompletne, dokładne dane finansowe, pochodzące m.in. z systemów analitycznych.

Mokrzański dodaje, że w swojej pracy tylko raz spotkał się z przypadkiem spółki, która wchodziła na giełdę i jednocześnie wdrażała aplikacje BI. Ale BI musi być normą.

Zresztą wiele firm posiada pewne narzędzia analityczne, które nie są zaawansowane.

Mają coś, co choćby przypomina hurtownię danych i to im na razie wystarcza.

Według doświadczeń SAS Institute, 60- 70 proc. podstawowych i rzeczywistych informacji o finansach spółek (prawdziwie odzwierciedlają sytuację firmy) pochodzi z systemów ERP. Ale chodzi tylko o spółki, w których faktycznie ERP działa, jest w pełni wdrożony.

- W innych przypadkach skala pozyskiwanych informacji z systemu rejestracji zdarzeń spada znacznie poniżej 50 proc.

Natomiast zupełnie innym zagadnieniem jest to, na ile dostępne w systemie ERP funkcjonalności umożliwiają szybkie, łatwe i elastyczne pozyskiwanie, przetwarzanie, udostępnianie i publikowanie takich informacji w wymaganym kształcie - przekonuje Jacek Kuciński.

O tym, czy aplikacje BI są potrzebne giełdowym debiutantom, decyduje kilka czynników: złożoność procesów gospodarczych, zmienność rynków, na których spółka działa, struktura organizacyjna (czy jest to np. grupa kapitałowa), rynek, na którym upublicznia się akcje.

W każdym jednak przypadku rozwiązaniem, które będzie pomocne, są narzędzia do krótko- i długoterminowego budżetowania oraz definiowania strategii poparte aplikacjami planistycznymi (prognostycznymi) oraz systemami do zarządzania ryzykiem wdrażanej strategii.

Jak widać, BI sprawdza się w firmach ratujących swoje finanse i w spółkach giełdowych, ale też w każdej innej sytuacji związanej ze zmianą sposobu zarządzania bądź administrowania spółką. Między innymi w trakcie konsolidacji przedsiębiorstw.

- Przy konsolidacji spółek lub włączania nowej spółki do grupy zachodzi potrzeba skonsolidowania wyników finansowych na własne potrzeby lub zgodnie z wymaganiami regulatora - mówi Bernard Knapik, dyrektor wsparcia sprzedaży Business Objects Polska. - Konsolidację finansów można przeprowadzić jako symulację, jeszcze przed podjęciem decyzji o połączeniu lub podziale przedsiębiorstw. BI pokaże, jakie będą wyniki połączonych firm, co się zmieni i czy konsolidacja lub podział firm jest rzeczywiście opłacalny.

Według Jacka Kucińskiego z SAS Institute, narzędzia BI są szczególnie potrzebne spółkom wchodzącym w procesy restrukturyzacji i przejęć. W nich bowiem zachodzą sytuacje, w których zmiany organizacyjne nie mogą wystarczająco szybko znaleźć odzwierciedlenia w zasadach funkcjonowania systemów ERP, natomiast mogą być szybko i skutecznie zamodelowane w narzędziach BI.

- W takich sytuacjach spółka lub grupa spółek prowadzi stopniową ewolucją w kierunku doskonalenia systemów rejestracji zdarzeń, natomiast BI informuje w środowisku dynamicznych zmian, jak wygląda i jak będzie wyglądać sytuacja ekonomiczna organizacji w wyniku przeprowadzonych lub planowanych do przeprowadzenia zmian - informuje Kuciński. - Najlepszym przykładem takiego wykorzystania BI są wdrożenia w Grupie Kapitałowej Złomrex, w której, w ślad za wykonanymi przejęciami i równolegle z prowadzonymi przekształceniami organizacyjnymi, powstaje system BI usprawniający zarządzanie oraz minimalizujący pracochłonność zadań związanych ze sprawozdawczością. Aktualnie na ukończeniu jest część systemu, która odpowiadać będzie za wspomaganie przygotowywania skonsolidowanych sprawozdań finansowych.

Wykres prawdę ci powie

Oczywiście BI ma zastosowanie w wielu innych przypadkach, np. gdy zaistnieje Z takim przypadkiem spotkał się Konrad Mokrzański z Oracle Polska. Wówczas chodziło nie tylko o zwolnienie części załogi, ale też o przekwalifikowanie pracowników oraz przeniesienie niektórych osób na inne stanowiska. Aby podjąć właściwe decyzje, przedsiębiorstwo dokonało analizy danych kadrowych, w tym kart pracowników.

- Można uporządkować politykę kadrową bez BI, ale wówczas proces ten trwałby długo i byłby obarczony ryzykiem powstania błędów. Oprogramowanie dało dodatkowo możliwość obejrzenie struktury pracowników na wykresach, co bywa dla menedżerów bardziej czytelne niż same liczby - opowiada Mokrzański.

Poza zmianami organizacyjnymi BI pomaga też symulować zmiany operacyjne, np. wprowadzenie nowych produktów na rynek i wpływ tego projektu np. na koszty dystrybucji. Jednym z klientów Business Objects, który korzysta z BI przy konsolidacji operacji 21 spółek w Polsce i raportowania do zagranicznej centrali, jest Telekomunikacja Polska.

- W przypadku spółek, które potrzebują mieć szybki, cykliczny dostęp do kluczowych danych o firmie, BI będzie narzędziem dającym natychmiastowy dostęp do raportów w różnej formie - elektronicznych, na ekranie komputera lub wydrukowanych.

Z tego powodu po BI sięgnęły np. spółki węglowe. Do naszych klientów należą Kompania Węglowa, Jastrzębska Spółka Węglowa i Katowicki Holding Węglowy.

Systemy BI służą im do monitorowania bieżącej działalności firmy i dostarczają aktualne dane do kilkuset osób - opowiada Bernard Knapik.

W Polsce BI nie jest już nowością, ale nadal wiele przedsiębiorstw nie wie, jak właściwie z tego korzystać. Niektóre firmy mają wdrożone jakieś aplikacje BI, jednak nie wprowadziły wcześniej zarządzania w oparciu o dane analityczne ani nie uporządkowały danych. Aby osiągnąć cel wdrożenia, cała firma musi wiedzieć, czemu ma służyć BI i jak się tym narzędziem posługiwać. Jeśli firma nie stworzy polityki wdrożenia BI, system nie da większych korzyści niż popularne arkusze kalkulacyjne.

Adam Brzozowski