Jak zapewnić strategii skuteczność?

GP: Jednodniowe seminarium poświęcone Zrównoważonej Karcie Wyników (Balanced Scorecard) prowadzone przez prof. Roberta Kaplana z Harvardu, twórcę tej metody, cieszyło się dużym zainteresowaniem menedżerów. Jak to wytłumaczyć?

KŁ: O atrakcyjności metody Balanced Scorecard decyduje jej przejrzystość. Nie bez znaczenia jest też to, że koszty zastosowania tego narzędzia są raczej konceptualne, a nikt lepiej nie przedstawi jego założeń niż sam autor, który jest znany z prowadzenia swoich wykładów w sposób przystępny i zrozumiały. Szkoda, że nowoczesnymi metodami zarządzania zainteresowany jest w Polsce wyłącznie biznes. Uczestnikami wspomnianego autorskiego seminarium było kilkuset przedstawicieli najwyższej kadry zarządzającej działających w Polsce firm. Jesteśmy jednak zaskoczeni, że wśród uczestników konferencji poświęconej sprawie budowania organizacji skupionej na strategii zabrakło reprezentantów sektora publicznego: instytucji, urzędów, szkół itd. Tymczasem Zrównoważona Karta Wyników jest narzędziem, które dobrze się sprawdza również w instytucjach publicznych.
Balanced Scorecard umieszcza strategię w centrum procesu zarządzania.

GP: Co wynika z dotychczasowych kilkunastu lat doświadczeń stosowania tej metody?

KŁ: Stała się ona szeroko stosowanym w świecie narzędziem. Znaczące korzyści z jej użycia zanotowały przedsiębiorstwa produkcyjne i branża usług, a także sektor instytucji publicznych, włączając w to armię, policję i publiczną służbę zdrowia oraz organizacje non profit. BSC pomaga różnym organizacjom definiować ambitne cele strategiczne i wskazuje sprawdzone w wielu doświadczeniach sposoby ich osiągnięcia. Podczas spotkań z najwyższą kadrą zarządzającą, które prof. Kaplan odbywa na całym świecie, uderzające jest to, że wielu dyrektorów niezwiązanych bezpośrednio z zarządzaniem finansami korzysta z tych doświadczeń. Przystępność metody jest czynnikiem budzącym zainteresowanie u menedżerów, którzy mają do czynienia ze strategią. Podczas pierwszego spotkania polskiej kadry zarządzającej z prof. Kaplanem 75 proc. audytorium to były osoby, które w biznesie nie pełnią funkcji związanych bezpośrednio z finansami - prezesi, dyrektorzy generalni, menedżerowie działów HR i IT, osoby odpowiedzialne za planowanie strategiczne.

GP: Czy Balanced Scorecard jest skutecznym remedium na różnego rodzaju niepowodzenia w realizacji strategii?

KŁ: "Fortune Magazine" w jednym z ostatnich numerów dokonuje podsumowania doświadczeń kilku strategów biznesu. Ich historie dowodzą, że główną przyczyną porażki był brak umiejętności wyegzekwowania i wprowadzenia w życie strategii, którą stworzyli. Im więcej takich bolesnych doświadczeń, tym wyraźniej widać, że strategia prowadząca do sukcesu musi być ciągle testowana i aktualizowana w ciągłym procesie zbierania wyników, ich analizowania, wyciągania wniosków, uczenia się i wprowadzania innowacji. Balanced Scorecard umieszcza strategię w centrum procesu zarządzania. Dzięki takiemu podejściu przedsiębiorstwa osiągają zaskakujące rezultaty.

GP: A jakie czynniki powodują załamanie się strategii i w konsekwencji niepowodzenie?

KŁ: Badania przeprowadzone w ostatnich latach wykazują, że w większości organizacji pracownicy usytuowani dwa szczeble poniżej prezesa i zarządu właściwie nie mają pojęcia na temat strategicznych celów firmy. Mało tego, ci ludzie - co może być zaskakujące - wykazują tendencję do tworzenia własnej strategii. Konsekwencją są poważne problemy określane mianem "suboptymalizacji". Chodzi o pojawienie się poważnej dysharmonii, a nawet sprzeczności w działaniach firmy na różnych jej poziomach.
Brak spójnej koncepcji strategicznej jest główną przyczyną trudności. BSC to właśnie taka koncepcja zarządzania, która umożliwia pomiar efektywności organizacji na wszystkich jej poziomach. Pozwala przełożyć strategiczną wizję działania na mierzalne cele na poszczególnych poziomach. Jej podstawą jest wybór i zastosowanie wskaźników, dzięki którym można uzyskać rzeczową ocenę faktycznego stanu, w jakim przedsiębiorstwo się znajduje w danym momencie.

GP: Jak budować strategię, aby zawczasu eliminować błędy i uniknąć niepowodzeń?

KŁ: Balanced Scorecard jest nie tylko systemem mierzenia wskaźników aktualnej sytuacji biznesu i końcowych wyników. To także kompleksowy system zarządzania, który wyższa kadra menedżerska wykorzystuje do implementacji obranych strategii. Z każdym rokiem BSC wzmacnia swój wizerunek skutecznego narzędzia, za pomocą którego zarząd realizuje zadania strategiczne. Potrzebne jest do tego zastosowanie pięciu podstawowych zasad:
1) zmobilizowania zarządu do stałej gotowości na zmiany,
2) przełożenie misji i strategii firmy na 'mapę strategii (strategy map) i zrównoważoną kartę dokonań,
3) uzgodnienie strategii przedsiębiorstwa z optymalnym wykorzystaniem zasobów ludzkich, zwłaszcza narzędzi komunikacji korporacyjnej (shared corporate services),
4) motywowanie pracowników dzięki odpowiedniej komunikacji oraz
5) stworzenie systemu kompensacji, który ma pomóc w osiąganiu zadań strategicznych i integracji strategii z procesami zarządzania, takimi jak ustalanie celów, raportowanie i komunikacja. Przestrzeganie tych pięciu zasad sprawia, że firma jest zorientowana na realizację strategii i ma dużą szansę osiągnąć sukces.

Rozmawiał Krzysztof Polak